Gebyroprydning i gamle byggesager
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,
- at forvaltningens forslag og plan for oprydning af gebyrudeståender i gamle byggesager godkendes, herunder forslagene til anvendelse af inddrevne midler. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af Økonomiafsnittet.
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, - at der budgetteres med 91,05 mio. kr. i netto merindtægter fra gebyrudeståender i gamle byggesager. Med udgangspunkt i ØU’s principper for tværgående omdisponeringer lægges 45,52 mio. kr. i kassen og de resterende 45,52 mio. kr. afsættes som finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Økonomiudvalgets bevilling Finansposter (Kommunekassen) og Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg skal på den baggrund opskrives med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.
- at der frigives en anlægsbevilling på 45,52 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet. De 45,52 mio. kr. til skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg fordelt med 6,60 mio. kr. i 2016, 14,52 mio. kr. i 2017, 13,00 mio. kr. i 2018 og 11,40 mio. kr. i 2019, jf. Økonomiafsnittet.
Problemstilling
Deloitte har på forvaltningens foranledning foretaget en gennemgang, der viser, at der er ca. 5.000 uafsluttede sager med udeståender i størrelsesordenen 100-200 mio. Heraf stammer 90 % af sagerne fra perioden 2005-2012.
Derudover behandlede Teknik- og Miljøudvalget den 2. maj 2016 Intern Revisions revisionsrapport om byggesagsgebyrer. Revisionsrapporten påpeger behov for skærpet ledelsestilsyn med kommunens tilgodehavender fremover samt at der er udeståender på gamle byggesager fra før 2013.
Teknik- og Miljøforvaltningen har taget disse udfordringer til efterretning, og vil agere på dem. I forhold til den manglende opfølgning og opkrævning vedrørende ikke afsluttede sager fremlægges hermed en plan for genopretning, der lukker disse gamle byggesager med inddrivelse af gebyrerne i videst muligt omfang.
Løsning
Sagsoprydning
Hver enkelt sag skal gennemgås manuelt, og der skal indhentes materiale fra bygherren til sagens afslutning og gebyrinddragelsen, da byggesagsgebyrerne før 2013 beregnes efter byggeomkostningerne. Det er derfor en forholdsvis tidskrævende proces. Forvaltningen ønsker inden for en periode på tre år at afslutte og lukke alle åbne byggesager fra før 2013 og har derfor projektorganiseret arbejdet. Der er nedsat et team til at få afsluttet de gamle byggesager.
Den overordnede målsætning med projektet er at arbejde systematisk og opsøgende i forhold til de gamle byggesager, så alle sager gennemgås, afsluttes og afregnes. Rækkefølgen af sagerne prioriteres ud fra en vurdering af størrelse og alder for at minimere risikoen for eventuelle tab. Målet er endvidere at den daglige drift ikke forstyrres af dette oprydningsarbejde.
Økonomi
Nogle sager vil være forældede, og bygherrer kan være gået konkurs, men Teknik- og Miljøforvaltningens foreløbige vurdering er, at der vil kunne hentes indtægter for 140 mio. kr. fra gamle byggesager. En del af disse indtægter vil gå til indkrævning og andre nødvendige aktiviteter i forbindelse med byggesagsbehandlingen samt investeringer i den nødvendige systemunderstøttelse og midler til den forventede erstatning i forhold til Provstevej. Se bilag 1 for uddybning. Det drejer sig om i alt 48,95 mio. kr. over tre år. jf. tabel 1.
Tabel 1. Samlet overblik (alle beløb i mio. kr. i 2016 p/l)
|
Aktivitet |
Beløb |
|
Indtægter |
-140,00 |
|
Oprydning og nødvendige aktiviteter samt investeringer i systemunderstøttelse og erstatning i forhold til Provstevej |
48,95 |
|
Midler, der foreslås disponeret til scanning af byggesagsarkivet |
-45,52 |
|
Midler, der foreslås tilbageført til kommunekassen |
-45,52 |
De resterende 91,05 mio. kr. disponeres med udgangspunkt i ØU’s principper for tværgående omdisponeringer. Det betyder, at 50 pct. (45,52 mio. kr.) lægges i kassen. Disse kan disponeres så der kan opnås fuld finansiering til scanning af byggesagsarkivet i forbindelse med budgetforhandlinger til Budget 2017. De resterende 45,52 mio. kr. afsættes som delvis finansiering til scanning af byggesagsarkivet. Hvis det samlede beløb på 91,05 mio. kr. udmøntes til indscanning af byggesagsarkivet kan opgaven afsluttes om ca. 5 år, ved delvis finansiering kan opgaven afsluttes om ca. 7 år og ellers ved de forventede 10 år. Såvel medarbejdere, borgere og bygherrer får med indscanningen en væsentlig hurtigere adgang til arkivet
Med denne indstilling skal der budgetteres med de 91,05 mio. kr. Periodiseringen af de 91,05 mio. kr. fremgår af nedenstående tabel. Det budgetterede indtægtsniveau på 91,05 mio. kr. er udtryk for forvaltningens nuværende vurdering. Såfremt der sker i væsentlige ændringer til det budgetterede indtægtsniveau vil Teknik- og Miljøforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen indarbejde de nødvendige korrektioner til det budgetterede indtægtsniveau i forbindelse med udmøntningen af det enkelte års budget.
i forbindelse med udmøntningen af det enkelte års budget.
Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser
|
At-punkt |
Udvalg |
Bevilling (nr. og navn) |
Funktion |
Indtægt (I) / |
Beløb i 1.000 kr.*
|
Varig? |
|||
|
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
||||||
|
1. |
TMU |
1400 - Ordinær drift |
6.45.56.1 |
I |
-13.200 |
-29.050 |
-26.000 |
-22.800 |
Nej |
|
1. |
TMU |
3400 - Ordinær anlæg |
6.45.56.3 |
U |
6.600 |
14.525 |
13.000 |
11.400 |
Nej |
|
1. |
ØU |
Finansposter |
8.22.05.5 |
U |
6.600 |
14.525 |
13.000 |
11.400 |
Nej |
|
I alt |
|
|
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
- |
*Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.
De 45,52 mio. kr. til scanning af byggesagsarkivet skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg jf. nedenstående tabel:
Tabel 3 Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler
|
Udvalg |
Aktivitet/projekt |
Bevilling (nr. og navn) |
Funktion |
Beløb i 1.000 kr. (2016 p/l) |
|||
|
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
||||
|
TMU |
Scanning af byggesagsarkivet |
3400 – Ordinær anlæg |
6.45.56.3 |
6.600 |
14.525 |
13.000 |
11.400 |
|
I alt |
|
|
|
6.600 |
14.520 |
13.000 |
11.400 |
Videre proces
Når indstillingen er godkendt iværksætter forvaltningen de beskrevne aktiviteter.
Pernille Andersen
/ Anne-Sofie Degn
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 20. juni 2016
Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag:
”at provenuet fra byggesagsgebyret anvendes til at nedsætte gebyret.”
Ændringsforslaget blev ikke tiltrådt med 3 stemmer mod 8. Ingen undlod at stemme.
For stemte: C og V.
Imod stemte: A, B, F og Ø.
Enhedslisten fremsatte ændringsforslag om, at der til 1. at-punkt tilføjes:
”dog således, at færdiggørelsesperioden fastsættes til to år, herunder forslagene til anvendelse af inddrevne midler."
Ændringsforslaget blev godkendt uden afstemning.
Den således ændrede indstilling blev anbefalet overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.