Implementering af nationale servicemål for miljø- og byggesager

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til implementering af nye nationale servicemål for byggesager og visse miljøgodkendelser, herunder opgørelsesmetode og frister, som KL har aftalt med regeringen.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at de nuværende politisk besluttede servicemål for byggesager og miljøgodkendelser af virksomheder erstattes af de af KL og regeringen aftalte nationale servicemål, herunder ændringerne i målemetoder, jf. bilag 1
2. at Teknik- og Miljøforvaltningen forelægger resultatet af den planlagte landsdækkende evaluering af de nationale servicemål for Teknik- og Miljøudvalget, når denne foreligger sammen med forvaltningens forslag til evt. reviderede servicemål

Problemstilling

De hidtidige rammer og principper for servicemål på miljø- og byggesagsområdet blev aftalt i Budget 2012 (BR 6. oktober 2011) (A, B, C, F, I, O og V). I aftalen om kommunernes økonomi for 2015 indgik nationale servicemål for miljøgodkendelser og byggesager. Efterfølgende har regeringen og KL indgået en aftale om servicemål for kommunal erhvervsrettet sagsbehandling med konkrete mål for opgørelsesmetode og sagsbehandlingstid for byggesager og miljøgodkendelser af virksomheder. Aftalen er således forpligtende for alle kommuner fra og med 2016.

Formålet med de fælles nationale servicemål er at nedsætte den gennemsnitlige sagsbehandlingstid med en tredjedel i 2016 i forhold til 2012. Da der er afvigelser i både opgørelsesmetode og frister i forhold til det hidtil politisk besluttede i Københavns Kommune forelægges de nye nationale servicemål til politisk behandling.

Løsning

Metodegrundlag

Der pågår stadig forhandlinger mellem KL og Finansministeriet om tolkning af elementer i aftalen. Der er således en række forhold i aftalen, der stadig er uafklaret, ligesom der udestår tekniske forhold omkring Byg & Miljø, som er det selvbetjeningssystem, hvor data for sagsbehandlingen skal registreres.

Men de mere principielle forskelle fra hidtidig praksis ligger fast, jf. bilag 2. Ændringerne betyder bl.a.:

• at hver enkelt sag skal så vidt muligt ligge indenfor servicemålene, selv om servicemålene opgøres som gennemsnitlige sagsbehandlingstider
• at der bliver indført krav til visitationsperiodens længde, som er den periode, der må gå inden forvaltningen vurderer om ansøgningen er fyldestgørende
• at lovpligtige høringer og sagsbehandling hos anden myndighed indgår i de opstillede servicemål (frister)

Skemaet viser de konkrete forskelle på målemetoder i København i dag og i de nationale servicemål:

* I lovpligtige høringer er høringsperioden som udgangspunkt 14 dage (kalenderdage)

** Ved nulstilling forstås at optællingen af antal arbejdsdage starter forfra. Man kan altså trække alt medgået tid frem til nulstillingen fra.

Byggesager- og miljøgodkendelser af komplicerede virksomheder

De nye nationale mål er følgende:

De nationale servicemål indeholder ikke mål for meget komplicerede miljøgodkendelser.

Byggesager og miljøgodkendelser efterlever i dag servicemålene efter den hidtidige målemetode. Ca. 70 % af byggesagerne afgøres inden for 20 dage (arbejdsdage), og ca. 90 % af miljøgodkendelserne gives inden for det nuværende mål på 84 dage (arbejdsdage).

Målemetoden i de nationale servicemål medregner flere sagsbehandlingselementer i sagbehandlingsfristen (visitering, høring, behandling hos anden myndighed). For borgere og virksomheder er der således færre ubekendte i den forventede og oplevede sagsbehandlingstid. Frister og sagsbehandlingstid bliver derfor mere gennemsigtige, og efter forvaltningens vurdering vil kunderne opleve større forudsigelighed i sagsbehandlingen. Netop forudsigelighed og gennemsigtighed blev efterspurgt af især virksomheder i kundeundersøgelsen i 2015 – mere end kortere sagsbehandlingstider.

De nationale servicemål kan umiddelbart virke som om at sagsbehandlingstiden bliver længere, men som eksemplerne i bilaget viser, vil den oplevede sagsbehandlingstid for mange sager være af samme størrelsesorden som i dag, hvor forvaltningen i sagsbehandlingstiden ikke medregner den pågåede tid til høringer og anden myndighedsbehandling.

Høringer og sagsbehandling hos andre myndigheder indgår fremover i de nationale servicemål. Derfor vil det være en meget stor udfordring for overholdelse af servicemålene, hvis høringer og høringsfrister udvides i forhold til hidtidig praksis, herunder også forlængelser i ferieperiode, jf. bilag 1 og 3.

I byggesager indhentes i dag ofte supplerende oplysninger i flere omgange for at få sagen fuldt belyst. Det vil fremover være en udfordring at vurdere i første omgang, om en byggeansøgning fra starten er fuldt oplyst, da sagshandlingsfristen ellers nemt overskrides, hvis der skal indhentes supplerende oplysninger senere. Forvaltningen er derfor i gang med at optimere visiteringen af indkomne byggesager og de interne sagsflow.

Evaluering af fastlagte nationale servicemål

KL planlægger en national evaluering af de nationale servicemålene i første halvår af 2017, under forudsætning af relevant IT-understøttelsen (Byg og Miljø)er på plads, hvilket ikke er tilfældet endnu. Evalueringen gennemføres og betales af KL.

Evalueringen skal vise, om målsætningen om reduktion af sagsbehandlingstiden nås. Det er hensigten at evalueringen skal basere sig på oplysningerne i ansøgningsportalen Byg og Miljø.

Forventningsafstemning

I Kundeundersøgelsen af byggesager fra august 2015 efterspurgte ansøgerne mere forudsigelighed og gennemsigtighed i forvaltningens sagsbehandling, herunder frister. Det fremgår i dag af kommunens hjemmeside, at servicemålene er gennemsnitlige, men erfaringsmæssigt oplever mange dem som gældende i hver enkelt sag. For at skabe en bedre forventningsafstemning vil forvaltningen på hjemmesiden give et mere løbende og aktuelt billede på overholdelsen af servicemålene på de enkelte sagstyper.

Økonomi

På finansloven for 2015 er der afsat i alt 154 mio. kr. til reduktion af sagsbehandlingstiden, herunder midler til udvikling af ansøgningsportalen Byg og Miljø, som KL administrerer.

DUT-midlerne tilfalder KL, men ved indgåelsen af implementeringsaftalen er det forudsat, at midlerne til kommunerne udmøntes i årene 2016-2018. KL kan fordele udmøntningen over årene, men det forventes, at Københavns Kommune modtager ca. 6 mio. kr. i 2016 og ca. 4 mio. kr. i hhv. 2017 og 2018 via bloktilskuddet. Midlerne er endnu ikke frigjort, men forventes primært anvendt til ekstra medarbejdere for at kunne understøtte omstillingen til nye arbejdsrutiner med brug af Byg og Miljø, der bliver grundlaget for tidsregistrering og måling af efterlevelsen af de nye nationale servicemål. Uden tilførsel af de ekstra ressourcer til forvaltningen må implementering og overholdelse af de nationale servicemål forventes at tage en længere periode.

Videre proces

De nye servicemål træder kraft ved den endelige politiske godkendelse. Derefter vil forvaltningen aktivt informere erhverv og private om de reviderede servicemål og oplyse for sagsbehandlingstiden for forskellige sagsgrupper på hjemmesiden som led i at understøtte en god løbende forventningsafstemning.

Når evalueringen af de nationale servicemål er gennemført, vil evalueringen blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget sammen med forvaltningens forslag til evt. reviderede servicemål.

Pernille Andersen

                                                 / Anne-Sofie Degn     Jakob Møller Nielsen

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 20. juni 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.