SMS-ordning til borgere om aktiviteter i deres nærområde

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til en analyse om de økonomiske konsekvenser ved udvikling og implementering af en SMS-ordning, hvor borgere kan modtage information pr. SMS, når der fx foregår arrangementer og anlægsarbejde i deres nærområde samt godkende, at Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder videre med at afdække behovet for en SMS-ordning.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at denne indstilling om analysens resultater tages til efterretning
2. at Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder videre med at afdække behovet for en SMS-ordning via KK’s Borgerpanel

Problemstilling

Borgerrepræsentationen pålagde den 12. november 2015 Teknik- og Miljøforvaltningen at udarbejde en analyse af de økonomiske konsekvenser i forbindelse med udarbejdelse og ibrugtagning af en SMS-ordning, der kan informere borgere om anlægsarbejde eller arrangementer i borgernes nærområde samt at udarbejde forslag til en SMS-ordning.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen har efterfølgende udarbejdet en analyse, der har givet afklaring af følgende problemstillinger, hvoraf forvaltningen anbefaler, at andet punkt kvalitetssikres af KK’s borgerpanel:

1. hvordan en SMS-ordning kan etableres IT-teknisk,
2. hvilke forhold der er relevante for borgerne at abonnere på, hvor hyppigt borgerne skal informeres, samt hvor stor interesse, der er for at abonnere på en SMS-ordning
3. de økonomiske omkostninger for at etablere og drive en SMS-ordning.

Teknik- og Miljøforvaltningen har undersøgt eksisterende løsninger, som en SMS-ordning kan koble sig op på, herunder NemSMS, samt hvilke informationer borgerne i dag selv kan skaffe sig på Københavnerkortet om aktiviteter i deres nærområde, som løsningen kan bygge på.

Eksisterende ordning i Teknik- og Miljøforvaltningen

Teknik- og Miljøforvaltningen har allerede adgang til en løsning, der gør forvaltningen i stand til at sende enslydende SMS’er ud til beboeres mobilnumre i et valgt geografisk område. Den løsning kan bruges i beredskabssituationer, men den benyttes primært til at advare om asfaltarbejde, så beboere kan flytte deres biler forinden eller i forbindelse med eksempelvis Distortion.

Forvaltningen bestemmer, hvad der informeres om, hvornår der informeres og udsendelse af SMS’er foregår ad hoc og manuelt, hvilket gør løsningen god i beredskabssituationer.

Ved denne løsning er det forvaltningen, der vælger, hvem der skal udsendes SMS’er til og hvornår, samt om hvilke aktiviteter. Dette betyder også, at løsningen ikke er abonnementsbaseret. Denne løsning fungerer således ikke på den vis, som Borgerrepræsentationen den 12. november 2015 efterspurgte, da borgeren ikke selv tilmelder sig ordningen, og Teknik- og Miljøforvaltningen bestemmer, hvad borgeren skal informeres om.

På den baggrund er det Teknik- og Miljøforvaltningens anbefaling, at hvis der i fremtiden afsættes midler til en SMS-ordning, bør den koble sig op på den allerede eksisterende ordning, som Kultur- og Fritidsforvaltningen anvender på biblioteksområdet. Hovedårsagerne til, at forvaltningen anbefaler, at en SMS-ordning bør baseres på denne løsning, er, at den i forvejen er dokumenteret som billig og driftsstabil og har den funktionalitet, der skal til for, at en borger kan oprette sig som abonnent, klikke relevante valgmuligheder af og efterfølgende få tilsendt de valgte informationer på SMS. SMS’er på denne ordning udsendes også automatisk og indgår i den pulje af SMS’er, som kommunen i forvejen udsender til eksempelvis biblioteksbrugere, hvilket også betyder, at prisen for den enkelte SMS kan holdes lavest muligt.

Desuden er det forvaltningens anbefaling, at data om aktiviteter i nærområdet bør trækkes fra forvaltningens Erhvervsportal, som er det system, der håndterer tilladelser til brug af offentlige arealer. Erhvervsportalen udvides i forvejen løbende, og den vil ende med at rumme alle nødvendige data om aktiviteter på kommunens offentlige arealer. Senest kom tilladelser til filmoptagelser på, og arrangementstilladelser bliver tilføjet primo november.

Funktionalitet

En SMS-ordning vil kunne fungere således, at en borger melder sig til på kk.dk, indtaster sit mobilnummer og udpeger geografisk på et kort, hvor borgeren vil informeres om fx anlægsarbejder og afholdelse af arrangementer, og hvor tit borgeren vil informeres. Borgeren vil herefter kunne blive informeret om aktiviteter i en 100 meters radius fra det udpegede område, og der vil blive udløst en SMS pr. aktivitet i det tilmeldte område.

Den information, som borgeren kan modtage varslinger om, samt frekvensen for modtagelsen af selve varslingen, vil være udgangspunkt for en undersøgelse hos KK’s Borgerpanel hen over sommeren, hvis Teknik- og Miljøudvalget godkender denne indstilling. Undersøgelsen hos borgerpanelet vil hjælpe til, at en SMS-ordning kan afspejle de muligheder, som borgerne efterspørger. Forvaltningen forventer, at en sådan undersøgelse kan give en indikation af interessen for at abonnere på en SMS-ordning.

Borgeren vil altid kunne afmelde sig SMS-ordningen via mobiltelefonen, og første gang, borgeren vil benytte ordningen, vil det blive kontrolleret, om borgeren har bedt om at få tilsendt informationen. Løsningen vil også kunne anvendes af forretningsdrivende, skoleledere m.fl.

Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser for Teknik- og Miljøudvalget forbundet med indstillingen. Teknik- og Miljøudvalget godkender med denne indstilling, at Teknik- og Miljøforvaltningen går videre med undersøgelsen af interessen for en SMS-ordning, men en SMS-ordning vil først kunne besluttes, når et oplyst beslutningsgrundlag og finansiering er tilvejebragt.

For at kunne igangsætte et projekt om etablering af en SMS-ordning vil det kræve en anlægsinvestering på 450.000 kr. Herudover vil der komme afledte driftsudgifter i forbindelse med SMS-ordningen. Driftsudgifterne vil løbe op i 1.020.000 kr. årligt, hvis 50.000 borgere tilmelder sig som abonnenter på SMS-ordningen og i alt modtager otte SMS’er på en måned. De beregnede driftsudgifterne beror på, hvor mange borgere der ønsker at tilmelde sig en sådan SMS-ordning. Det er dette, undersøgelsen hos KK’s Borgerpanel skal afklare nærmere.

Videre proces

Når indstillingen er godkendt, igangsætter Teknik- og Miljøforvaltningen en høring hos KK’s Borgerpanel, som vil løbe over sommeren. Teknik- og Miljøforvaltningen forventer at have resultater fra høringen primo september. Høringens resultater vil give en indikation på antal abonnenter og kan påvirke de typer af forhold, der kan abonneres på, samt varslingsmønster og evt. det tekniske set-up. Teknik- og Miljøudvalget vil blive orienteret om undersøgelsens resultater i andet halvår af 2016.

 

Pernille Andersen

/Anna Schou Johansen

 

 

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 20. juni 2016

Indstillingen blev godkendt.