Revision af parkeringsindtægter
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at revisionsrapporten vedrørende revision af parkeringsindtægterne og forvaltningens tiltag tages til efterretning (bilag 1).
Problemstilling
Københavns Kommunes eksterne revision, Deloitte har udarbejdet en rapport om Teknik- og Miljøforvaltningens forretningsgange og interne kontroller vedrørende parkeringsindtægter, som er sendt til Teknik- og Miljøforvaltningen den 25. maj 2016.
Revisionsrapporten er omfattet af Borgerrepræsentationens beslutning fra den 27. november 2014 om revisionsorientering, herunder fasttrack behandling, der indebærer, at revisionsrapporter fra ekstern og intern revision forelægges for fagudvalget inden for tre uger med direktionens bemærkninger. Revisionsrapporter, der indeholder prioritet 1 markeringer (rød markering), skal forelægges fagudvalgene på dagsordenen. Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til forvaltningens opfølgende tiltag på området.
Revisionsrapporten indeholder fem observationer, hvor to observationer er blevet vurderet i prioritet 1 (rød markering), en i prioritet 2 (gul markering) og to i prioritet 3 (grøn markering):
- Kortbetaling (rød markering)
- Mobilbetaling (rød markering)
- P-afgifter (gul markering)
- Parkeringslicenser (grøn markering)
- Møntbetaling (grøn markering).
Løsning
Teknik- og Miljøforvaltningen tager revisionens observationer til efterretning og har på baggrund af rapporten igangsat en række tiltag, der imødegår observerede risici og anbefalinger fra revisionen.
Kortbetaling
Ekstern revision har i forhold til kortbetalinger i 2015 observeret, at der ikke har været tilrettelagt en kortafstemning, dvs. om alle data fra korttransaktioner er modtaget fra p-billetautomaterne eller en bankafstemning, dvs. en kontrol af om betalinger på p-automaterne stemmer med afregnet beløb fra bank og kortudbyder.
Forvaltningens håndtering
Teknik- og Miljøforvaltningen kan oplyse, at der som led i ’Projekt God Økonomistyring’, der kørte i 2008-10, er blevet udarbejdet en række centerspecifikke forretningsgange i forhold til håndtering og administration af parkeringsindtægter, herunder afstemning af kortbetalinger. Pga. manglende datavaliditet i det IT-system, der blev anskaffet, som en konsekvens af ovenstående projekt, til at foretage afstemning af kortbetalingerne mellem billetautomaterne og data fra kortindløserne, har det ikke været teknisk muligt at afstemme 100 % korrekt. Det har heller ikke været teknisk muligt at lave et system, som kan afstemme 1:1 i Navision, mellem Nets/Teller og banken. De forskellige korttyper har forskellige kreditregler og afregnes derfor forskelligt, hvilket gør afstemningen vanskelig. Dette gør sig også gældende i andre virksomheder, med meget store daglige transaktioner, som f.eks. Københavns Lufthavn. Intensionen var desuden, at IT-systemet tillige skulle foretage afstemning over til kreditkortafregningerne mellem kortindløserne og banken, men funktionaliteten virker ikke.
I forbindelse med den nyligt implementerede digitalisering af parkeringsområdet (1. maj 2016) er der opstået nye muligheder. Forvaltningen er p.t. i dialog med den nye leverandør af systemet af parkeringsautomater og leverandøren af kommunens nye økonomisystem for at afklare, om de kan tilbyde den efterspurgte funktionalitet, der kan sikre en fyldestgørende afstemning. Det forventes afklaret i løbet af efteråret/vinter 2016. Hvis det ikke er muligt for de to udbydere at understøtte det efterspurgte, vil forvaltningen igangsætte en proces for afklaring af muligheden for fremtidig afstemning.
Mobilbetaling
Ekstern revision har to observationer. Den ene drejer sig om, at et af mobilindbetalingsselskaberne ikke har afregnet systematisk. Den anden observation er, at betalingsformidlerne en gang om året skal fremsende en redegørelse, der godtgør, at de afregnende beløb modsvarer det faktiske salg. Redegørelsen skal underskrives af en statsautoriseret revisor. Ekstern revision har tidligere vurderet, at revisorerklæringerne er en nøglekontrol, der giver sikkerhed for, at de afregnede mobilbetalinger er fuldstændige og nøjagtige i forhold til solgt parkeringstid. På baggrund af nyligt tilsendte revisorerklæringer har ekstern revision ikke opnået tilstrækkeligt bevis for, at denne sikkerhed for mobilbetalingerne er opnået.
Forvaltningens håndtering
Teknik- og Miljøforvaltningens mobilbetalinger vedrører EasyPark, ParkMan og ParkPark. Forvaltningen er i dialog med mobilparkeringsselskaberne med henblik på at få de seneste revisorerklæringer samt at sikre, at revisorerklæringerne dækker relevante forhold vedrørende afregning af fuldstændige og nøjagtige indtægter.
Fremadrettet vil forvaltningen selv ligge inde med al information om mobilselskabernes transaktioner pga. den nyligt implementerede digitalisering, og kan dermed afstemme det faktiske salg med mobilselskabernes afregninger automatisk ved at foretage afstemning mellem data genereret af mobilselskaberne og egne data.
P-afgifter
Ekstern revision har observeret, at problemer med KMD OPUS-debitor og KØR ikke gør det muligt at foretage afstemning mellem debitormodulet og KØR. Ekstern revision har vurderet, at det øger risikoen for, at parkeringsindtægter ikke registreres nøjagtigt og fuldstændigt i KØR og anbefaler, at ledelsen fastholder fokus på løsning af afstemningsproblemet.
Forvaltningens håndtering
Teknik- og Miljøforvaltningen er i løbende kontakt med Kultur- og Fritidsforvaltningen, der varetager systemejerskabet på KMD Opus Debitor og har kontakten med leverandøren på systemet, KMD. Så snart afstemningsproblemet med KMD Opus Debitor er løst, genoptages afstemningerne fra og med sidste gang, der blev foretaget en afstemning af P-afgifterne.
Økonomi
Indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Revisionsrapporten forelægges Revisionsudvalget og er ligeledes sendt til Økonomiforvaltningen, som følge af Økonomiudvalgets lovpligtige indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder.
Teknik- og Miljøforvaltningen forventer, at alle tiltag er implementeret ved udgangen af 2016.
Pernille Andersen
/Anne-Sofie Degn
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 20. juni 2016
Indstillingen blev taget til efterretning.