Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns Kommunes offentlige arealer
Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns Kommunes offentlige arealer
Teknik- og Miljøudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 20. juni 2007
Sager til beslutning
2. Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns Kommunes offentlige arealer
TMU 378/2007 J.nr. 2007-33796
Renholdelsen og vedligeholdelsen af byens offentlige
arealer skal løbende effektiviseres med forbedret service og ydelser til følge.
KTK forventes i 2007 at være tæt på det produktivitetsniveau, der er forudsat i
effektiviseringsplanen. En fornyelse af den traditionelle bestiller/udfører-model
(BUM) vil give de bedste muligheder for at fortsætte produktivitetsudviklingen
- og dermed borgertilfredsheden - i det samlede driftsområde.
BESLUTNING
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at
Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen
anbefaler,
1. at gennemføre nedennævnte forslag til ny strategi for udvikling af
service og effektivitet ved driften af byens offentlige vej- og parkarealer
PROBLEMSTILLING
Opdelingen af
driften af kommunens offentlige vej- og parkarealer i en bestillerenhed og en
udførerenhed (BUM-model) har været anvendt siden 1997. BUM-modellen er i dag
veludviklet og kan fortsat anvendes med et godt resultat, jf. indstillingens
punkt om økonomi. Denne indstillings forslag er alene et ønske om at anvise
veje til at gøre noget, der er endnu bedre.
BUM-modellen har den
fordel, at den udtrykker årets resultat i ét bundlinietal for udføreren (KTK),
som en indikator for virksomhedens effektivitet. Det er en mulighed at bevare
BUM-modellen og samtidig gennemføre en række forbedringer omkring systematiske
målinger af kundetilfredshed, faglig kvalitet og medarbejdertilfredshed, som
der lægges op til i denne indstilling.
Tilbage er der
imidlertid følgende problemer, som ikke kan løses inden for BUM-modellen:
·
Udgifter
til nødvendige dobbeltfunktioner.
Her tænkes på
regningshåndtering, tilsyn samt andre administrative nødvendigheder af
opdelingen i 2 organisationer.
·
Begrænsning
af videndeling mellem bestiller og udfører og mellem udførerne indbyrdes
Hensynet til private
entreprenører gør, at kommunens bestillere ikke optimalt kan udnytte KTK´s
store viden om de aktuelle forhold i "marken" ved fastlæggelse af serviceniveau
i forbindelse med udbud. Eksempelvis er
det udføreren, der har den største viden om, hvor der er behov for rengøring,
men hensynet til private og KTK´s indtjeningskrav begrænser muligheden for, at
bestilleren kan udnytte denne viden til at tilrettelægge en mere effektiv
opgaveløsning ved udbudene.
·
Borgerservicen
har ikke fælles fokus
Driftens opdeling i
en bestillerenhed og en udførerenhed har skabt to forskellige kulturer i
forvaltningen, der efter KTK´s slankning og fokusering på kerneopgaver i de seneste
år grundlæggende har den samme opgave: At sikre borgerne den bedste service og
de bedste ydelser for de penge, der stilles til rådighed. Dette er blevet endnu
tydeligere efter håndværksområdet lukning i 2005. Nu arbejder KTK overvejende
for Teknik- og Miljøforvaltningen. I 2003 hentede KTK 63 % af sin omsætning
fra forvaltningen. I 2006 var tallet 85 %.
Udførerkulturen er -
med udgangspunkt i den af BR vedtagne effektiviseringsplan - stærkt fokuseret
på bundlinien, og bestillerenheden er - med dens direkte ophæng på det
politiske system - primært fokuseret på kundetilfredshed. Det er en barriere
for effektiv udnyttelse af ressourcerne, at to organisationer, der
grundlæggende skal arbejde sammen om et fælles mål i forhold til kunderne, har
forskellige fokus.
LØSNING
Forvaltningen foreslår følgende nye strategi for at
fortsætte den udvikling af service og effektivitet af renholdelsen og
vedligeholdelsen af Københavns offentlige vej- og parkarealer, som er godt
igangsat med BUM-modellen.
Forbedringen
af effektiviteten og kvaliteten af driften af kommunens offentlige arealer
fortsætter ved:
1.
at
etablere tre centre i Teknik- og Miljøforvaltningen: Center for Renhold, Center
for Veje og Center for Park og Natur i Teknik- og Miljøforvaltningen. Centrene
rummer hver især både myndighed, opgavebestilling og opgaveudførelse, og den
samlede kultur bæres af fokus på effektivitet og kvalitet målt som kundetilfredshed,
faglig kvalitet og medarbejdertilfredshed
2.
at
renholdelse og vedligeholdelse af offentlige park- og vejarealer i fremtiden
organiseres således, at der altid er opgaver - af omfang og karakter - nok på
private hænder (ca. 20 % af driftsbudgettet på kerneområderne mod ca. 8 % i
2006) til, at den kommunale indsats kan benchmarkes troværdigt i forhold til de
private entreprenører.
3.
at
kommunen udarbejder "bygherreoverslag" ved udbuddene, men ikke
deltager i "konkurrencen" om opgaverne
Udviklingen
i effektivitet, faglig kvalitet, borgertilfredshed og medarbejdertilfredshed
dokumenteres ved
4.
at både
den kommunale og private effektivitet, faglige kvalitet, borgertilfredshed og
medarbejdertilfredshed målsættes, og løbende måles for at sikre den ønskede
udvikling
5.
at
omstillingen så vidt muligt gennemføres uden at medarbejdere fra KTK eller
andre dele af forvaltningen skal virksomhedsoverdrages/afskediges. Eventuelle
personalereduktioner som følge af omlægningen sker så vidt muligt ved naturlig
afgang
Virksomhedsoverdragelse/afskedigelser
så vidt muligt undgås bl.a. ved
6.
at TMF
fraviger kommunens udbudspolitik således at anlægsarbejder, der matcher KTK´s
ekspertise i karakter og størrelse, i fremtiden kan løses af kommunen uden
udbud for at sikre både den fornødne beskæftigelse, anlægsfleksibilitet og benchmark
med den private sektor
Budgetsikkerhed
opnås ved
7.
at
effektiviseringsplanen for KTK vedtaget i BR i 2004 (BR 152/04) i konsekvens af
ovenstående afløses af "Ny Strategi"
8.
at der i
perioden 2008 - 12 anvendes ca. 10 mio. kr. mindre pr. år til at opnå det samme
serviceniveau, end det kunne forventes ved en fortsættelse af den eksisterende
effektivitetsplan og BUM-modellen. Besparelsen opnås ved effektiviseringer
bl.a. ved bortfald af regningshåndtering mellem bestiller og udfører samt
øvrige dobbeltfunktioner, som i dag er nødvendige for at administrere den eksisterende
bestiller udfører model.
9. at besparelsen i perioden 2008 til 2012 på
ca. 98 mio. kr. anvendes til tilbagebetaling
af KTK´s gæld på ca. 40 mio. kr. pr. 1. januar 2008 med 10 mio. kr. om året,
bidrag til den årlige omstillingspulje og serviceforbedringer på driftsområdet.
Der
søges skabt ro i organisationen i omstillingsfasen ved
10.
at der
ikke gennemføres nye udbud i det eksisterende bestiller/udfører-setup,
medmindre både bestilleren og udføreren er enige om, at det er nødvendigt for
at løse den pågældende opgave
11.
at den
nye organisering iværksættes hurtigst muligt, hvilket vurderes at være pr. den
1
.1. 2008
12.
at det
fulde interne benchmarkniveau (overdragelse af opgaver til private) implementeres
over to år, såfremt det kan ske uden virksomhedsoverdragelse. En evt. længere
periode besluttes af TMU.
Udviklingen
evalueres ved
13.
at
gennemføre en årlig intern evaluering af den nye organisationsform, som forelægges
TMU og ØU til efterretning
14. at der i efteråret 2007 udarbejdes et
evalueringskoncept for de kommende år med udgangstal for 2006/2007
TIDSPLAN
·
Sagen blev drøftet i TMU den 23. maj 2007.
·
Beslutningsforslag i TMU den 20. juni 2007.
·
Beslutning i Økonomiudvalget i august og beslutning i BR i
september.
·
Ansættelse af centerchefer hurtigst muligt efter
BR-beslutningen.
·
Den nye organisering påbegyndes den 1. januar 2008.
ØKONOMI
KTK`s budget og resultater siden 2003 er vist
nedenfor sammen med vurderingen af besparelserne ved den nye strategi.
År |
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
2007 |
2008 |
2009 |
2010 |
2011 |
2012 |
Ialt
2004 - 12 |
Budget,
KTK´s effektiviseringsplan |
-41 Akku-muleret |
-31 (-31) |
-8 (-39) |
+6 (-33) |
+10 (-23) |
+16 (-7) |
+20 (+13) |
+20 (+33) |
+20 (+53) |
+20 (+73) |
+73 |
KTK´s
resultater og forventede resultater |
Akku-muleret |
-19 (-19) |
-12 (-31) |
-13 (-44) |
0 (-44) |
+4 (-40) |
+8 (-32) |
+12 (-20) |
+12 (- 8) |
+12 (+ 4) |
+ 4 |
Budget,
ny strategi |
Akku-muleret |
-19 (-19) |
-12 (-31) |
-13 (-44) |
0 (-44) |
+14 (-30) |
+18 (-12) |
+22 (+10) |
+22 (+32) |
+22 (+54) |
+54 |
Budget i mio.
kr. i KTK´s effektiviseringsplan, KTK´s resultat frem til 2006 samt skønnet muligt
resultat i de kommende år under eksisterende organisering samt budget i ny
organisering. I parentes er vist det akkumulerede resultat i perioden 2004 -
12. Alle beløb er i løbende priser. For god ordens skyld skal oplyses at
regnskabsresultatet i 2003 endte med at blive på minus 46 mio. kr.
Det skal understreges, at tallene i nederste
kolonne ud for "Budget, ny strategi" fra 2008 ikke fremkommer som en årlig
indtjening i KTK, men ved at fastsætte et budget, der giver en samlet reduktion
i budgettet til driftsområdet. I "Ny Strategi" fastlåses budgettet på hhv. 14
mio. kr., 18 mio. kr., 22 mio. kr. og 22 mio. kr. lavere i årene 2008-11 end
det resultat, der forventes opnået i 2007.
Overgang til ny driftsstrategi vurderes
således at give en årlig besparelse på 10 mio. kr. i forhold til at fortsætte
med BUM-modellen. Besparelsen i 2008 og fremover fremkommer ved en samlet
reduktion i administrations- og tilsynsomkostningerne samt ved en fælles
tilrettelæggelse af en hensigtsmæssig anvendelse af ressourcerne. Der vil i
løbet af de kommende måneder blive udarbejdet en mere konkret
implementeringsplan, der fastlægger de konkrete aktiviteter og besparelser.
Besparelserne foreslås anvendt til
tilbagebetaling af KTK's gæld, serviceniveauforbedringer og forvaltningens
bidrag til omstillingspuljen.
Effektivitet, kundeservice, faglig kvalitet
og medarbejdertilfredshed måles i fremtiden systematisk og giver dermed
kontrollen på, at budgetmidlerne anvendes effektivt.
I 2007 forventes anvendt ca. 1,5 mio. kr. til
implementering af den nye strategi. Disse midler dækkes af forvaltningens
driftsbudget.
VIDERE PROCES
Se tidsplan ovenfor.
BILAG
Bilag 1:
Ny strategi for udvikling af service og effektivitet ved drift af Københavns
Kommunes offentlige vej- og parkarealer - uddybende notat.
Bilag 2:
Besvarelse af spørgsmål stillet ved drøftelsen af sagen i TMU den 23. maj 2007
Bilag 3.
Eksempler på opgaver, der kan lægges på private hænder.
Bilag 4.
KTK´s effektiviseringsplan - skrevet af Capacent
Bilag 5. Performancemåling og benchmark -
hovedrammen
Hjalte Aaberg