Teknik- og Miljøudvalgets reviderede mødekalender 2023

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at forslag til revideret mødeplan for Teknik- og Miljøudvalgets ordinære møder i 2023 danner rammen for udvalgets møder i 2023, jf. løsning og bilag 2.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 29. august 2022 udvalgets mødeplan for 2023. Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet forslag til Teknik- og Miljøudvalgets reviderede mødeplan for 2023 for at imødekomme, at udvalget forbereder budget 2024 bl.a. ved udvidede budgetseminarer forud for forhandlingerne, jf. indstilling herom, der behandles på samme møde. Derudover opdateres mødeplanen med datoer for bl.a. temamøder for at tilpasse proces for kommuneplanstrategi og kommuneplan, samt reserverer tid til studietur i 2023.

Planen vil indgå i den samlende politiske mødeplan for 2023 for Borgerrepræsentationen og udvalg.

Løsning

Teknik- og Miljøudvalgets reviderede mødeplan 2023 imødekommer fortsat det grundlag for udvalgets mødeplan som dels Teknik- og Miljøudvalget dels Borgerrepræsentationen har vedtaget om bl.a. antal og planlægning af møder. Der ændres derved ikke i datoer for ordinære udvalgsmøder. Mødeplanen er desuden fortsat koordineret med Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen for at sikre, at der ikke er tidsmæssigt sammenfald med møderne i de to udvalg.

Indenfor denne ramme har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet revideret mødeplan for 2023, der er vedlagt i en kalender i bilag 2. Udvalgsmøderne i kalenderen er farvelagt for at vise sammenhæng til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen (eksempelvis hænger de grønne møder i udvalg og Borgerrepræsentation sammen).

Ændringerne i mødeplanen fremgår nedenfor og med kursiv/fed skrift i oversigten ’Mødedatoer’:

• Budgetseminar udvides fra én til to dage, dvs. både den 27.og 28. februar.
• Temamøde den 12. juni ændres til heldags budgetseminar, og nyt temamøde afholdes den 6. februar.
• Udvalgsmøde og budgetgennemgang den 21. august udvides fra kl. 13-16 til kl. 13-19.

• Bygherreforetræde flyttes fra den 30. januar til den 9. januar.
• Buffermøde den 19. september flyttes til den 19. december.
• Periode for studietur i uge 46 (den 13. - 17. november 2023).

Mødedatoer

Buffermøder

På baggrund af erfaring fra 2022, hvor der ikke var behov for buffermøde i september, flyttes buffermødet om efteråret til december. Der vil derved være mulighed for at håndtere eventuelt mange sager ved årets slutning. Der er ikke sammenfald med andre udvalgsmøder tirsdag den 19. december 2023.

Budgetseminar og budgetgennemgang

Der er i den reviderede mødeplan fastlagt budgetseminar den 27. februar og 28. februar 2023. Budgetseminaret vil omhandle budgetproces og forvaltningens økonomi, som vurderes at tage to dage. I seminaret indgår desuden et udvalgsmøde. Den 28. februar 2023 er der sammenfald med budgetseminar for Børne- og Ungdomsudvalget.

Herudover er der i forbindelse med udvalgsmødet den 21. august 2023 fortsat planlagt en budgetgennemgang. Mødet udvides på den baggrund til at vare frem til kl. 19 i stedet for kl. 16.

Besigtigelsestur
Der er ikke ændringer ift., at mødet den 28. august 2023 fortsat i mødeplanen er fastlagt til udvalgsmøde kl. 12.00-16.00 og besigtigelsestur kl. 16.00-19.00.

Temamøder
Der er fortsat reserveret tid til temamøder to gange i første halvår og to gange i andet halvår i tidsrummet kl. 14.00-15.00 forud for udvalgsmøderne, samt besigtigelsesturen, jf. ovenfor. Dog er dato for temamøde i juni ændret til februar.

• 6. februar: Tema om kommuneplanstrategi og kommuneplan (afholdes den 6. februar i stedet for den 13. marts for at passe temamødet bedre ind i processen for kommuneplanstrategi og kommuneplan.)
• 13. marts: Tema om skybrudssikring i København
• 2. oktober: Tema om fremtidig fjernvarmeplanlægning og forsyning med el
• 20. november: tages i brug ved behov om en større, kompleks eller aktuel sag.

Da temamøderne afholdes forud for udvalgsmøderne, har udvalgsmedlemmerne ikke mødepligt.

Bygherrepræsentationer
Bygherrepræsentation den 30. januar 2023 flyttes til den 9. januar 2023. Årsagen er, at møde i Vejnavnenævnet flyttes fra den 6. februar 2023 til 30. januar 2023 for at skabe mulighed for temamødet den 6. februar 2023.

Studietur
Ved behandlingen af mødeplan 2023 ønskede udvalget, at en studietur blev mulig ultimo 2023 eller primo 2024, og ikke senere i 2024 som der ellers er tradition for i forhold til at afholde studietur hvert andet år. Forvaltningen planlægger på den baggrund udvalgets næste studietur i samarbejde med det forberedende udvalg med udvalgsmedlemmer, der blev nedsat den 29. august 2022 i forbindelse med godkendelse af mødeplanen for 2023.

Der reserveres derfor tid i Teknik- og Miljøudvalgets mødekalender til studietur den 13.–17. november 2023 (uge 46). Det har ikke været muligt at undgå en uges studietur uden, at der er sammenfald med andre udvalgsmøder. I den pågældende uge afholdes møder i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Børne- og Ungdomsudvalget, samt Socialudvalget. Udgangspunktet har været at undgå uger med møder i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Dette forhold vil også være gældende ved en studietur i 2024.

Fællesmøder med Handicapråd, Ældreråd og Ungeråd
Der er ikke ændringer i forhold til fællesmøder, der indgår i udvalgsmøderne med varighed på ca. 45 min. (kl. 15.00-15.45).

Politisk råderum
Udvalget har mulighed for at vedtage en ændret mødeplan:

• Ændre antallet af møder, længden af møderne eller mødetid.
• Ændre mødedage, hvilket vil kræve at indstillingen sendes tilbage til forvaltningen med henblik på at koordinere mødetidspunkterne med øvrige udvalg.
• Antal af studieture, besigtigelsesture, temamøder kan ændres eller turene/møderne kan annulleres. Periode for studietur kan ændres til eksempelvis uge 44 (30. oktober -3. november) eller 48 (27. november-1. december). Der vil dog være sammenfald med møde i Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationen. Eller studieturen kan afholdes primo 2024.
• Budgetseminaret inkl. udvalgsmødet kan fortsat afholdes på én dag i stedet for de foreslåede to dage.
• Det er besluttet i Budget 2019 (BR 4. oktober 2018) (A, B, C, F, I, O og V), at der skal være mulighed for bygherreforetræde, men Teknik- og Miljøudvalget kan ændre på antallet af reserverede tidspunkter til bygherrepræsentationer.
• Udvalget kan beslutte, at der skal være mødepligt til temamøder og bygherrepræsentationer. Det vil betyde, at det vil være muligt at få tabt arbejdsfortjeneste for de medlemmer, der er på den ordning.

Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv for Københavns Kommune.

Udgifter til afholdelse af møder og budgetseminarer afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets egen budgetramme.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt den reviderede mødeplan for 2023, vil den blive opdateret og offentliggjort på kk.dk.

Søren Wille

                                               / Morten Rixen