Godkendelse af takstbilag for 2020

Teknik- og Miljøudvalget skal, som en del af budgetprocessen, godkende forvaltningens takstbilag for 2020.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at taksterne for 2020, jf. bilag 2, godkendes.
2. at oversigt over takster som udgår, jf. bilag 3, godkendes.
3. at Teknik- og Miljøforvaltningen bemyndiges til, i samarbejde med Økonomiforvaltningen, at korrigere pris- og lønfremskrivning samt foretage redaktionelle ændringer i takstbilaget.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

    4.  at taksten for reklameskilte for 2019 ændres, jf. genberegning i bilag 6.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget skal årligt godkende forvaltningens takstoplysninger, som en del af budgetprocessen. Ifølge den normale proces, som følge af ”Indkaldelsescirkulæret for budget 2020” skal takstoplysningerne være afleveret den 3. maj 2020 til Økonomiforvaltningen, men på grund af omfattende genberegninger er der aftalt en særskilt proces for Teknik- og Miljøforvaltningens bidrag for 2020.

I efteråret 2018 gennemførte EY en større analyse af forvaltningens takster, gebyrer og priser. Teknik- og Miljøudvalget tog den 28. januar 2019 analysen til efterretning og godkendte, at Teknik- og Miljøforvaltningen tilpassede beregningsmetoden samt implementerede anbefalinger angående governance og dokumentation for takst- og overheadberegning. Intern Revision har i juli måned gennemført en screening af takstberegningerne og forvaltningen har indarbejdet bemærkningerne herfra i taksterne.

Løsning

På baggrund af takstanalysen besluttede Teknik- og Miljøudvalget på mødet den 28. januar 2019 ”at forvaltningen fastlægger et grundlag for en effektiv forvaltning på baggrund af anbefalinger fra takstanalysen, samt at forslag til at ændre beregningsmetode for takstkataloget for 2019, 2020 og frem gennemføres”.

Teknik- og Miljøforvaltningen har iværksat dette arbejde og udarbejdet:

• En forretningsbestemmelse, der beskriver governance på takstområdet herunder fremadrettede rolle- og ansvarsfordeling.
• En forretningsbestemmelse, der fastsætter principper, krav og kriterier for opgørelse af overhead og takster i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Herudover er der udarbejdet vejledning til metode, beregningsskabeloner til opgørelse af overhead og takster, dokumentationskrav, arkiveringsstruktur med videre.

Forvaltningen har udarbejdet en ny overheadberegning og genberegnet samtlige takster på baggrund af anbefalinger fra takstanalysen (bilag 4) og efterfølgende drøftelser med Intern Revision.

Ved behandlingen af rapporten på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 28. januar 2019 blev det besluttet, at 69 takster skulle udgå, hvorfor disse er fjernet fra takstbilaget og ikke genberegnet. Hertil kommer yderligere takster, som Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår udgår fremadrettet, jf. nedenfor.

Der er tale om en stor og ressourcekrævende omlægning af takstarbejdet i forvaltningen, og der pågår et fortsat arbejde med at implementere principperne og udvikle metoder og dokumentation. Som beskrevet i indstillingen fra udvalgsmødet den 28. januar 2019 tager implementering af tidsregistrering betydelig tid før et fuldt datagrundlag foreligger, som kan sikre endnu mere præcise takster og dokumentation. Effekten af dette arbejde forventes først at slå fuldt igennem i taksterne for 2022.

Takster som udgår

Teknik- og Miljøudvalget besluttede på mødet den 28. januar 2019, at 69 takster ud af 230 takster skulle udgå af takstkataloget for 2020. Det drejede sig om 51 afgiftsfrie takster vedrørende tidligere opkrævede afgifter på mobilt gadesalg, filmoptagelser, vareudstillinger, udeservering og fast stadepladser, samt yderligere 18 takster med mindre eller ubetydelige indtægter.

Blandt de ophævede takster er taksterne for stilladsreklamer og billboards, som efter genberegning kun vil give ubetydelige indtægter. Den 17. juni 2019 tog Teknik- og Miljøudvalget forvaltningens redegørelse vedrørende medlemsforslag om stilladsreklamer stillet af Radikale Venstre til efterretning. Forvaltningen vil på baggrund af drøftelserne på udvalgsmødet udarbejde forslag til retningslinjer for størrelse og tidsbegrænsning af stilladsreklamer og forelægge dem for udvalget i efteråret 2019.

I indstillingen fra 28. januar 2019 var forventningen, at annullering af de 69 takster ville medføre et samlet indtægtstab på 0,7 mio. kr. Dette er efter den seneste gennemgang reduceret til 0,5 mio. kr. (bilag 3).

Foruden de 69 allerede besluttede takster indstiller forvaltningen at yderligere 21 takster udgår:

Tabel 1 – Oversigt over udgåede takster, som ikke tidligere er besluttet

Med fjernelsen af taksterne opnås en afbureaukratisering og samtidig sikres en fornuftig balance mellem taksternes indtægter og administrationsomkostninger. Bortfaldet af indtægter for salg af tegninger forventes håndteret indenfor det eksisterende budget ved en kombination af bortfald og omlægning af tilknyttede arbejdsopgaver. Ophævelsen af de 21 yderligere takster giver ikke budgetmæssige udfordringer.

Endelig  fjernes der yderligere 14 takster fra takstbilaget som konsekvensretning af tidligere beslutninger. De væsentligste er byggesagsgebyret, som blev ophævet med budgetaftalen for 2019, samt det lovpligtige erhvervsaffaldsgebyr, som udgår som følge af ændret lovgivning.

I alt fjernes der 104 takster fra takstkataloget som nu omfatter 125 takster.

I bilag 3 gives en samlet oversigt over de udgåede takster.

Genberegning af takster

Teknik- og Miljøforvaltningen har som en integreret del af opgaveløsningen brug for at kunne prissætte sin opgaveløsning, herunder takstrelaterede ydelser. Omkostningerne i prissætningen indeholder både de direkte udgifter i den udførende enhed, men også de indirekte udgifter – overheadet – som afholdes andre steder i organisationen, og som er en forudsætning for at opgaverne kan løses. Hvilke udgifter, som er indirekte og som kan indregnes afhænger dels af sektorlovgivning samt af den konkrete organisering. I Teknik- og Miljøforvaltningen indeholder overheadet bl.a. ejendomsudgifter, IT-udgifter, udgifter til koncernfælles enheder og løn til centralforvaltningens jurister, økonomer, HR-medarbejdere med mere.

Det første trin i genberegningen af takster har derfor været en opdatering af forvaltningens fælles overheadberegning, som samler omkostningerne fra:

• Stab, rådhus og direktion i Teknik- og Miljøforvaltningen (løn, IT og øvrige driftsudgifter).
• Ejendomsudgifter i Teknik- og Miljøforvaltningen.
• Rådhusbidrag, som vedrører koncernfælles udgifter i Økonomiforvaltningen.

Overheadet i den tidligere beregning var på gennemsnitligt 116.476 kr. pr. årsværk fremskrevet til 2018 priser. På baggrund af de opdaterede beregningsmodeller og de reviderede principper for indirekte udgifter, reduceres det fælles overhead til gennemsnitligt 111.178 kr. pr. decentralt årsværk.

Teknik- og Miljøforvaltningen har til fremlæggelsen af takstbilaget for 2020 genberegnet samtlige takster ud fra nye beregningsmodeller. Forvaltningen har dog en række takster, som enten er fastsat politisk eller af andre myndigheder, hvorfor der ikke indgår omkostningsberegninger i disse takster. Dette gælder særligt på parkeringsområdet.

Der er tale om en stor omlægning af takstarbejdet i forvaltningen og der er behov for fortsat udvikling af modellerne, det bagvedliggende datagrundlag og dokumentationen. På nuværende tidspunkt er en del af kontrollerne manuelle, da der endnu ikke er fuld integration imellem overheadmodellerne og de konkrete takstberegninger. Det konkrete tidsforbrug på opgaverne og det forventede antal sager på området er overvejende baseret på kvalificerede skøn fra enhedscheferne. Der arbejdes forsat på bedre understøttelse af dette med blandt andet tidsregistreringsdata.

Sammenlignet med taksterne for 2019 øges 41 takster, 44 takster er uændrede og 40 takster reduceres. Det er især taksterne indenfor miljø og affald som øges og taksterne indenfor kirkegårde og trafik og byliv (containere og reklameskilte) som reduceres. Det er særligt de politisk fastsatte (parkering) og markedslejevurderede takster (trafik og byliv), som er uændrede.

Det har vist sig, at der var fejl i de genberegnede takster for reklameskilte, som Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 18. marts 2019, hvor det forventede ressourceforbrug til opgaven hos medarbejderne har været for højt. Dette betyder, at taksten reduceres fra 3.051 kr. til 1.207 kr. i 2019 og til 1.085 kr. i 2020 (faldet skyldes forventede reducerede personaleudgifter). Da opkrævningen for 2019 endnu ikke er gennemført, indstiller forvaltningen, at taksterne for 2019 tilrettes den nye beregning. Dermed vil indtægterne fra 2020 og frem blive 1,5 mio. kr. mindre end budgetteret.

Genberegningen og ophævelsen af stilladsreklamer og billboards er tidligere blevet behandlet af Teknik- og Miljøudvalget den 28. januar og 18. marts 2019. Taksterne har tidligere været fastsat med et delvist adfærdsregulerende sigte, men siden ændringen af vejloven har taksterne skulle fastsættes, så de udelukkende dækker de faktiske direkte og indirekte udgifter, som kommunen har i forbindelse med selve udstedelsen af tilladelsen. Efter denne metode vil gebyret være marginalt, hvorfor taksterne udgår. Dermed reduceres forvaltningens indtægter med ca. 2,0 mio. kr. Herudover betyder opdateringen af beregningerne og overheadmodellen, at containertaksten reduceres fra 22 kr. til 11,4 kr., hvilket reducerer indtægten med 3,2 mio. kr. i 2020 i forhold til 2019 budgettet, hvilket primært skyldes en ændret metode for opgørelse af overhead til området.

På kirkegårdsområdet giver genberegningen en række forskydninger imellem takster, men samlet set reduceres de forventede takstindtægter med 4,4 mio. kr. Heraf skyldes 1,9 mio.kr. ændrede beregningsforudsætninger vedrørende krematorietaksten og 2,5 mio.kr. skyldes ændrede forhold vedrørende overhead, rådhusbidrag og opgørelsen af ressourceforbrug på de forskellige opgaver. Kirkegårdsområdet har en række ydelser, som historisk ikke har indgået i takstbilaget, vedrørende renholdelse af gravsteder, blomsterpålæggelse, beplantning med videre. Ydelserne har ikke været medtaget i takstbilaget, da borgerne selv kan vælge om de ønsker kirkegården, som leverandør af disse ydelser. Forvaltningen har som en del af takstarbejdet besluttet at se nærmere på disse ydelser og vil i efteråret 2019 fremlægge en særskilt sag hvor ydelserne, som en del af den nye governance, forventes tilføjet takstbilaget.

Administrationsbidraget, som indgår som overhead i takster på affaldsområdet, forurenet jord og skadedyrsområdet, reduceres med 1,1 mio. kr. som følge af reduceret overhead.

Der sker også en række ændringer i takster, som ikke påvirker forvaltningens driftsregnskab. Beboerlicenserne på parkering stiger, da den midlertidige skattefinansierede reduktion bortfalder. Taksterne for affald stiger i tråd med den forventede stigning som følge af Ressource- og Affaldsplan 2024 (RAP24), der blev godkendt af Borgerrepræsentationen den 13. december 2018. Taksten for modtagelse af forurenet jord stiger som følge af forventede øgede udgifter, da deponeringskapaciteten på Nordhavnsdepotet slipper op.

Alle de genberegnede takster fremgår af takstbilaget i bilag 2 og de væsentligste ændringer er beskrevet nærmere i bilag 5.

I forhold til eventuelle spørgsmål om tilbagebetaling på takstområderne har forvaltningen igangsat et samarbejde med Horten med henblik på at få en juridisk afklaring. Udvalget vil blive orienteret om status på mødet den 19. august 2019.

Indstillingens tredje at punkt angående korrektion af pris- og lønfremskrivning samt redaktionelle ændringer er en videreførelse af tidligere års praksis. Det skyldes dels at en række takster på parkeringsområdet pris- og lønfremskrives efter godkendelse af takstbilaget, så der sikres overensstemmelse imellem indtægtsbudget og takster, og dels at der i den videre proces med Økonomiforvaltningen kan være ønsker om præcisering af for eksempel beskrivelsen af kalkulationsprincipper.

Bemærkninger fra Intern Revision

Intern Revision har efter aftale med revisionsudvalget i juli måned foretaget en screening af forvaltningens beregninger af takster (bilag 7). Intern revisions bemærker i deres notat, at flere takster vurderes at være for høje grundet rådhusbidrag (fællesomkostninger afholdt i Økonomiforvaltningen) og konkrete forhold vedrørende krematorier. Forvaltningen har efterfølgende korrigeret beregningerne, så de fremlagte takster er i overensstemmelse med Intern Revisions anbefalinger.

Intern Revision kommenterer i deres screening også, at der fortsat er behov for bedre og mere gennemsigtig anvendelse af beregningsmodeller, og at der er yderligere behov for afklaring af regler og principper på forskellige områder, som ikke direkte påvirker takstbilaget. Forvaltningen tager disse bemærkninger med i det videre arbejde, som vil foregå i løbende dialog med Intern Revision og Økonomiforvaltningen.

Endelig ønsker Intern Revision en ændring af den nuværende bevillingspraksis, så takstindtægter, som angår afregning af udgifter, som ikke afholdes i forvaltningen (fx rådhusbidrag og afskrivninger på krematorier), ikke længere skal indgå i nettobevillingerne på takstområdet, men i stedet skal overføres til kommunekassen. Teknik- og Miljøforvaltningen vil indgå i nærmere dialog med Økonomiforvaltningen om regnskabspraksis og bevillingsmæssige ændringer foranlediget af denne ændring af praksis, så forvaltningens nettobudget til opgaveløsningen ikke ændres.

Forvaltningens samlede svar til Intern Revisions bemærkninger fremgår i bilag 8.

Økonomi

En del af de reducerede indtægter afspejler reducerede udgifter eller ændret opgaveløsning, og håndteres derfor indenfor de eksisterende rammer.

Den reducerede indtægt i 2019, som følge af genberegning af reklameskilte på 1,2 mio.kr. er allerede håndteret med forvaltningens budgetstyring for 2019.

I 2020 reduceres forvaltningens indtægter med 0,5 mio. kr. som følge af ophør af takster og 12,3 mio. kr. som konsekvens af genberegninger set i forhold til indtægtsbudgettet i 2019. Den samlede budgetudfordring på i alt 12,8 mio.kr. i 2020 vil forvaltningen søge at håndtere indenfor egen ramme blandt andet via realisering af EY’s identificerede effektiviseringspotentialer på forvaltningens klassiske driftsområder og administrations- og myndighedsområdet. Teknik- og Miljøudvalget skal behandle sagen ”Teknik- og Miljøforvaltningens forslag til omkostningseffektiv drift” den 19. august 2019 med henblik på at forvaltningens investeringscases, der skal indfri effektiviseringspotentialerne, kan indgå i forhandlingerne om Budget 2020. Forvaltningen vil således på seminaret den 19. august 2019 forelægge udvalget et samlet oplæg om forvaltningens økonomiske situation, samt forvaltningens indspil til Budget 2020, der skal sikre et budget i balance. De reducerede indtægter vil føre til en tilsvarende udfordring med kommunens servicemåltal, som reduceres sammen med indtægterne.

Tabel 2. Oversigt over ufinansierede indtægtsændringer i 2020

Folketingets beslutning om at kommunerne ikke længere må opkræve et erhvervsaffaldsgebyr betyder, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal udføre en række lovpligtige myndighedsopgaver, som ikke længere er finansieret. Dette område behandles særskilt i budgetprocessen, hvor Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet et budgetnotat.

Den ændrede bevillingspraksis vedrørende takstindtægter, som angår afregning af udgifter, som ikke afholdes i forvaltningen, vedrører ca. 6,6 mio.kr. årligt fra forrentning og afskrivning i krematorietaksten, samt ca. 2,0 mio.kr. fra rådhusbidrag på forsyningsområdet. Hertil kommer mindre indtægter vedrørende rådhusbidrag og tjenestemandspensioner på øvrige områder. Det samlede beløb, som skal bevillingskorrigeres, vil således være ca. 9 mio. kr. De nærmere regnskabsmæssige og bevillingsmæssige principper og bestemmelser skal afklares nærmere med Økonomiforvaltningen, men forventes at være udgiftsneutralt for forvaltningen.

Videre proces

Takstbilaget indgår i den samlede proces for Budget 2020. Tidsplanen for denne proces skal justeres, da KL og regeringens forhandlinger om kommunernes økonomi er udskudt. Den justerede tidsplan for budgetprocessen behandles på Økonomiudvalgets møde den 13. august 2019.

Ændringen af taksten for reklameskilte i 2019 videresendes til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen for endelig godkendelse.

Intern Revision vil efter aftale med revisionsudvalget gennemføre yderligere revision af takstberegningerne i efteråret 2019.

Teknik- og miljøudvalget vil i efteråret 2019 få forelagt sag vedrørende behandling af kirkegårdsydelser, hvor forvaltningen ikke har monopol.

Søren Wille

                                            /Anna Schou Johansen

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 19. august 2019 

Indstillingens 1., 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 4. at-punkt blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi er imod prisstigningerne på beboerparkeringslicenser, og de stigende takster til affaldsindsamling.”