Opfølgning på revisionsbemærkninger for regnskab 2018
Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til forvaltningens handleplaner som opfølgning på revisionsberetningen for regnskab 2018.
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
-
at forvaltningens handleplaner vedrørende revisionsberetning 2018, jf. bilag 2, godkendes.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen modtog 29. maj 2019 revisionsberetningen for regnskab 2018. Teknik- og Miljøforvaltningen har i revisionsberetningen fire røde bemærkninger, som forvaltningen har udarbejdet handleplaner til. To af bemærkningerne er videreført fra regnskab 2017. De videreførte bemærkninger er tværgående bemærkninger, som er fælles for alle forvaltningerne (”KK fælles”). Ved revisionsberetningen for 2017 skulle forvaltningen levere handleplaner til fem bemærkninger.
Den samlede revionsberetning inkl. handleplaner behandles af Økonomiudvalget den 27. august 2019.
Løsning
Som opfølgning på revisionsberetningen for 2018 har Teknik- og Miljøforvaltningen beskrevet handleplaner for fire bemærkninger:
Regnskabsafslutningsprocessen (KK fælles bemærkning)
Bemærkningen er en KK fælles bemærkning, som er videreført fra regnskab 2017.
En stor del af bemærkningen er forankret i Økonomiforvaltningen og Koncernservice. Bemærkningen omfatter flere områder, men den del, som er adresseret til fagforvaltningerne, vedrører, at procedurerne for afstemning af fagsystemer til både driftsregnskab og balance skal forbedres, og ansvarsplacering og ledelsestilsyn skærpes.
Forvaltningens handleplan indebærer blandt andet månedlige opfølgningsmøder med systemejere og løbende kvalitetskontrol og sikring af dataoverførsler.
Kommunens regler for indkøb (KK fælles bemærkning)
Bemærkningen er en KK fælles bemærkning, som er videreført fra regnskab 2017.
Det er Økonomiforvaltningen og Indkøbskredsen (fælles forum for forvaltningernes indkøbschefer), der har det overordnede ansvar for kommunens fælles mål på indkøbsområdet samt implementeringen af Kvantum på indkøbsområdet. I bemærkningen henstiller revisionen til, at forvaltningerne sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger for indkøbsområdet realiseres.
Teknik- og Miljøforvaltningen vil fortsat deltage aktivt i, og støtte op om, de fælles beslutninger og delmål, som forvaltningerne i fællesskab vedtager i indkøbskredsen. Forvaltningen har fokus på at sikre øget compliance på indkøbsområdet og konkurrenceudsættelse. På tværs af forvaltningen bliver der hver måned fulgt op på handleplaner i serviceområderne. Der er blandt andet fokus på indlæsning af aftaler. Forvaltningen har herudover et øget fokus på kompetenceudvikling af medarbejdere i forhold til indkøbsløsningen i Kvantum i samarbejde med Økonomiforvaltningen.
Takster TMF (forvaltningsspecifik bemærkning)
Bemærkningen er en forvaltningsspecifik opfølgning på Borgerrepræsentations beslutning den 21. juni 2018 om genberegning af alle forvaltningens takster. I bemærkningen henstiller revisionen, at det sikres, at forvaltningens eksterne og interne takster er lovlige, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag.
Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. januar 2019 EY’s eksterne analyserapport af forvaltningens takster, gebyrer og priser og godkendte forvaltningens handleplan for det videre arbejde.
Forvaltningen har foretaget en genberegning af forvaltningens takster for budget 2020. Takstkataloget forelægges for Teknik- og Miljøudvalget den 19. august 2019, og forvaltningen arbejder derudover videre med den nye governance på takstområdet, som Teknik- og Miljøudvalget besluttede på mødet den 28. januar 2019.
Smarte investeringer i kernevelfærden (KK fælles bemærkning)
Bemærkningen er en tværgående bemærkning for Økonomiforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen som opfølgning på Intern Revisions tværgående undersøgelse af forvaltningernes administration af puljen til smarte investeringer. I bemærkningen henstiller revisionen, at kommunens bevillingsregler overholdes, og at det sikres, at beregningsforudsætninger og økonomiske opfølgningsmål er tilstrækkeligt beskrevet.
Forvaltningens handleplan indebærer en opdatering af forvaltningens håndbog for arbejdet med investeringsforslag, samt en skærpet opfølgning på at retningslinjerne heri overholdes. Håndbogen vil blive opdateret med skærpede krav til styring og opfølgning for alle investeringsforslag i forvaltningen. For at sikre implementering af de skærpede krav vil forvaltningen indføre et opfølgningskoncept, der sikrer, at der hvert kvartal følges systematisk op på, om bevillingen anvendes til formålet, og om projektet følger den planlagte tidsplan samt om effektiviseringen realiseres.
For at sikre, at forvaltningen kan etablere en betryggende styring og opfølgning på investeringscases vil forvaltningen opbygge de nødvendige kompetencer til en øget indsats på området.
De fulde revisionsbemærkninger og handleplaner fremgår af bilag 2.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Revisionsberetningen inklusive handleplanerne vil blive forelagt Økonomiudvalget den 27. august 2019 og forventes endeligt behandlet af Borgerrepræsentationen den 10. november 2019, som en del af regnskabsaflæggelsen for 2018.
Forvaltningen vil implementere handleplanerne, som Økonomiudvalget forelægges en opfølgning på den 4. december 2019 og i marts 2020.
Søren Wille
/Anna Schou Johansen
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 19. august 2019
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.