Udviklingsplan for styrket brugerdemokrati og selvforvaltning på Teknik- og Miljøudvalgets område
Udviklingsplan for styrket brugerdemokrati og selvforvaltning på Teknik- og Miljøudvalgets område
Teknik- og Miljøudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 19. april 2006
Sager til beslutning
1. Udviklingsplan for styrket brugerdemokrati og selvforvaltning på Teknik- og Miljøudvalgets område
TMU 222/2006 J.nr. 0419.0001/03
INDSTILLING
Teknik-
og Miljøforvaltningen indstiller til Teknik- og Miljøudvalget,
at udviklingsplanen
for Teknik- og Miljøudvalgets område godkendes
at høringen af udviklingsplanen for Teknik- og
Miljøudvalgets område afholdes som tre fokusgruppemøder
at der afholdes af et temamøde i efteråret 2006 i
Teknik- og Miljøudvalget med diskussion af målsætning for borgerdialog.
RESUME
Teknik- og Miljøforvaltningen
skal aflevere en udviklingsplan for brugerdemokrati og selvforvaltning til
Økonomiforvaltningen inden den 15. maj 2006.
For store dele af Teknik- og
Miljøudvalgets område er brugerne ikke en veldefineret og afgrænset, kendt
målgruppe. I udviklingsplanen er begrebet brugerdemokrati derfor tænkt mere
bredt.
Kommunikationen med borgerne
og borgernes indflydelse på Teknik- og Miljøudvalgets område defineres indenfor
tre områder:
- Brugerundersøgelser
- Borgerinddragelse
- Information til brugere og borgere
For hvert område udvikles et koncept, der er fælles for alle forvaltningens enheder, og som bygger på igangværende aktiviteter og erfaringer.
SAGSBESKRIVELSE
Borgerrepræsentationen
vedtog på sit møde den 13. oktober 2005 (BR 526/05) en indstilling fra det
tidligere udvalg for demokrati og serviceudvikling om styrket brugerdemokrati
og mere selvforvaltning i Københavns Kommune. Den vedtagne politik for styrket
brugerdemokrati og mere selvforvaltning vedlægges som bilag 1.
Den
28. februar 2006 behandlede Økonomiudvalget Plan for Åbenhed. Heri indgår initiativer
til styrkelse af dialog og et tæt samspil mellem bystyre, københavnere, borgergrupper,
brugere, virksomheder og organisationer, som skal sikre, at kommunen udvikler
og tilpasser servicen til københavnernes behov. Målet om at styrke dialogen mellem
politikere og brugere/borgere er fælles for indsatsen for at styrke
brugerdemokrati og selvforvaltning og indsatsen for at styrke åbenheden i kommunen.
Gennem åbenhed og dialog kan kommunen udvikle og tilpasse servicen til
borgernes behov på det bedst mulige grundlag og endvidere skabe engagement og
medspil hos borgere og politikere. Styrkelse af dialog mellem Teknik- og
Miljøforvaltningen og både brugere og borgere er helt centralt for denne udviklingsplan.
I
forbindelse med ønsket om styrket brugerdemokrati og mere selvforvaltning udvikler
fagudvalgene udviklingsplaner i 1. halvår af 2006. I udviklingsplanerne skal
udvalgene redegøre for deres planer for udvikling af brugerdemokratiet og
selvforvaltning og dialogen mellem udvalg og borgerne.
Udviklingsplanen
skal afleveres til Økonomiforvaltningen senest den 15. maj 2006 og
udviklingsplanerne fra fagudvalgene skal behandles på Økonomiudvalgets møde den
30. maj 2006.
Teknik-
og Miljøforvaltningen har nedsat et Borgerdialogforum med repræsentanter for
myndighedsområderne plus Parkering København. Borgerdialogforum vil koordinere
fremdriften i udviklingsplanen, men har også til formål at sikre videns- og
erfaringsudveksling mellem enhederne.
Definition af brugerdemokrati og
borgerinddragelse indenfor Teknik- og Miljøudvalgets område
I indstillingen fra "Udvalget
for demokrati og serviceudvikling" er der fokus på, at brugerne får mere
indflydelse på kommunens institutioner og serviceydelser. For store dele af
Teknik- og Miljøudvalgets område er brugerne ikke en veldefineret og afgrænset,
kendt målgruppe. I udviklingsplanen er begrebet brugerdemokrati derfor tænkt
mere bredt og omfatter både brugere og borgere. Alle, der bor i kommunen er
borgere, men man kan samtidig være bruger af fx serviceydelser og cykelstier,
enten som borger eller som fx virksomhed, institution eller besøgende. En
borger kan således både være borger og bruger, men vil som bruger have en mere
specifik relation til fx en serviceydelse end en borger vil. I visse
situationer kan det derfor godt lade sig gøre at definere en afgrænset
brugergruppe.
Kommunikationen
med brugerne og borgerne samt brugernes og borgernes indflydelse på Teknik- og
Miljøudvalgets område defineres herefter indenfor tre områder, se bilag 2.
- Brugerundersøgelser
- Borgerinddragelse
- Information til brugere og borgere
De
tre områder overlapper ofte indbyrdes, fx i lokalplanarbejdet. Her kan en
proces bestå af information på internettet og i form af foldere, der sendes ud,
af brugerundersøgelser, fx om hvorvidt en hjemmeside fungerer, og af
borgerinddragelse i form af et borgermøde.
1. Brugerundersøgelser
Formål
Når Teknik- og
Miljøforvaltningen gennemfører brugerundersøgelser, kan de inddeles i fire
formål:
- tilfredshedsmålinger, hvor man vil måle brugernes tilfredshed med en
eksisterende serviceydelse for at kunne vurdere, om ydelsen er tilfredsstillende
- behovsanalyser, hvor man ønsker at få indsigt i brugernes behov med hensigt på
at kunne levere en tilpasset ydelse
- holdningsanalyser, hvor man ønsker at opnå indsigt i brugernes
holdninger for derigennem at kunne prioritere indsatsen
- effektmålinger, hvor man ønsker at undersøge, om en indsats har haft den ønskede
effekt.
De fire formål kan være
knyttet til hinanden, således at en undersøgelse har mere end et formål.
Metode
Når man har gjort sig klart,
hvilket formål, man har med en brugerundersøgelse, vælger man en metode, der
passer hertil. En vigtig metodisk overvejelse er, om man har brug for en
repræsentativ undersøgelse eller enkeltstående holdninger.
- En repræsentativ undersøgelse har den fordel, at
man kan tillade sig at antage, at fordi man har spurgt et udsnit af
befolkningen, der har samme sammensætning som hele befolkningen, har man
fået et resultat, der er meget tæt på det resultat, man ville få, hvis man
spurgte alle. Ulempen er, at man skal spørge mange og skal have standardiserede
svar, for at kunne lave statistik. Derfor vil en repræsentativ
undersøgelse ofte gøre brug af spørgeskemaer, hvor man skal vælge
svarmuligheder. En repræsentativ undersøgelse kan fx bruges til at måle,
om brugerne er tilfredse med kundeservice i en af forvaltningens enheder.
- For at få enkeltstående holdninger, skal man lave
uddybende interview med de mennesker, man taler med. Fordelen er, at man
får mulighed for at afdække hvilke holdninger, der er på et område.
Ulempen er, at hvert interview er meget ressourceskrævende, og man derfor
ikke kan tale med så tilstrækkelig mange, at der kan blive tale om en
repræsentativ undersøgelse. Dog kan man bruge interview til at afdække
hvilke spørgsmål man skal stille i en repræsentativ undersøgelse. Interviewundersøgelsen
kan fx bruges til at undersøge brugernes holdning til omlægningen af en busrute.
Målsætning
Teknik og Miljøforvaltningen
har en målsætning om at undersøge borgernes tilfredshed med og behov for vores
serviceydelser, med jævne mellemrum. Som det fremgår af bilag 3 har enhederne
på nuværende tidspunkt stor erfaring med at lave brugerundersøgelser inden for
mange forskellige områder.
I det videre arbejde med
udviklingsplanen vil der blive udpeget en række områder, hvor forvaltningen vil
udføre tilfredshedsmålinger, behovsanalyser, holdningsanalyser og effektmålinger.
Disse målinger kan udføres ved at bruge fx et elektronisk borgerpanel, og kan
bl.a. bruges til at vurdere i hvor høj grad vi når målene i virksomhedsplanen.
Det er et mål, at alle enheder
hvert år foretager brugerundersøgelser, der viser, om målene i
virksomhedsplanen bliver nået. Det er også et mål, at der udvikles en ensartet
metode til måling af brugernes tilfredshed på tværs af forvaltningens enheder.
Det er derfor vigtigt, at enhederne koordinerer arbejdet med borgerdialog med
hinanden. De fælles værktøjer og målsætninger, som er udviklet i forbindelse
med arbejdet med udviklingsplanen, samt etableringen af Borgerdialogforum er
alle vigtige for, at denne koordination kan ske.
2. Borgerinddragelse
Formål
Formålet med borgerinddragelse i
konkrete kommunale planer er at styrke dialogen med borgerne for derigennem at
opnå:
- et bedre grundlag for beslutningsprocessen
- en synliggørelse af de prioriteringer, der ligger
til grund for beslutningen
- en accept af beslutningen hos borgerne
Metode
Metoden, hvorpå borgerne inddrages,
spænder fra høring til direkte indflydelse.
- Høring - borgerne spørges om bemærkninger til en
plan på et tidspunkt, hvor sagsbehandlingen er langt fremme. Høringen har
karakter af orientering. Borgernes mulighed for indflydelse på planen er
lille. Som eksempel kan nævnes mindre vejprojekter.
- Dialog – borgerne opfordres til dialog om en
plan, ca. midtvejs i sagsforløbet. Borgerne inviteres typisk til et
borgermøde, hvor embedsmænd og evt. politikere deltager. Borgernes
indflydelse på planen er begrænsede. Som eksempel kan nævnes lokalplaner
for nye byggeprojekter, f.eks. Amerika Plads i Nordhavnen.
- Direkte deltagelse – borgerne inddrages på et
tidligt tidspunkt i sagsbehandlingen. Formålet er, gennem dialogmøder, at
give borgerne indflydelse på beslutningen. Borgerne har stor indflydelse
på planen. Som eksempel kan nævnes Grønne Gårdes etableringsplaner.
- Kvarterløft, områdefornyelse og partnerskaber - en
omfattende metode til at give borgerne vidtrækkende indflydelse. Formålet
er at løfte et helt kvarter gennem helhedsorienterede løsninger og
inddragelse af borgerne. Projekterne er af 4-7 års varighed og etablering
af ejerskabsfølelse i kvarteret er et vigtigt delmål. Denne
helhedsorienterede byfornyelse bygger på ønske om ansvarliggørelse, hvor borgerinddragelse
både er et centralt værktøj og et formål i sig selv. Selve projektets
indhold udformes af lokalområdets beboere, erhvervsdrivende og foreninger
i samarbejde med kommunen.
Borgerne kan dermed deltage fra
processens start og er med til at afgøre, hvilke problemer og løsninger, der
skal fokuseres på. De inviteres til selv at tage initiativet og til at tage
ansvar for og aktivt deltage i styringen af projektet og i arbejdsgrupper for
konkrete del-projekter. Projektet ledes overordnet af en styregruppe, der er
valgt lokalt i området, og som bistås i det daglige arbejde af et lokalt sekretariat.
- Borgerinitieret – borgerne henvender sig
uopfordret med et konkret ønske om en plan. Initiativerne bliver altid
behandlet og besvaret. Om planforløb igangsættes, afhænger af en konkret
vurdering. Borgerne har i givet fald meget stor indflydelse på planen. Som
eksempel kan nævnes lokalplaner, der udarbejdes på baggrund af en grundejerforenings
ønske.
Målsætning
Det er et mål, at der udarbejdes et
samlet koncept for borgerinddragelse, der beskriver de dialog- og
borgerinddragelsesformer, som kan benyttes, samt hvorledes processerne skal
udformes. Der tages udgangspunkt i de erfaringer og de koncepter, som enhederne
benytter i dag, herunder i høj grad erfaringerne fra Kvarterløft. Bilag 4
rummer en skematisk oversigt over erfaringerne i TMFs enheder. En del af
konceptet skal bl.a. være at borgerne inddrages så tidligt som muligt, idet der
i de tidlige faser er større mulighed for at få indflydelse på projektet.
3. Information til brugere og borgere
Formål
Teknik- og Miljøforvaltningen
stiller information til rådighed for brugerne og borgerne på forskellige måder
og med forskellige formål. Det er formålet med informationen, der er afgørende
for metode- og kanalvalg. Overordnet kan man tale om tre forskellige formål:
- At gøre serviceinformation tilgængelig - det gælder fx al
informationen på nettet, hvor tilgængelighed og selvbetjeningsmuligheder
er i centrum.
- At informere om ydelser, aktiviteter, beslutninger m.m. - her
benyttes forskellige kanaler – afhængigt af målgruppen. Det kan være
internettet, pressen, annoncer, breve, plakater m.m.
- At arbejde med borgernes holdninger og adfærd - det kan fx være
holdninger til miljø, cykelhjelme, snerydning m.m. Her benyttes et miks af
forskellige kanaler i form af kampagner – hvor også den direkte dialog er
nødvendig; fx Miljøfestivalen.
Metode
Ved valg af metode i
forbindelse med information til brugere og borgere skal målet for indsatsen
afpasses med valget af medie. Eksempler på målene for information til brugere
og borgere er
- opmærksomhed
- information
- forståelse
- accept
- adfærdsændring
Hvis målet med informationen
til brugerne og borgerne er at få brugeres og borgeres opmærksomhed, kan
reklamer eller plakater være det rigtige valg af medie. Hvis man derimod ønsker
at opnå, at brugerne eller borgerne får forståelse, kan møder være det rette
metodiske valg. Endelig, hvis man ønsker, at brugerne eller borgerne skal ændre
adfærd, vil en personlig dialog være den bedste metode. Alt efter målet for
information til brugere og borgere, kan metoden spænde fra massekommunikation
til personlig kommunikation.
Målsætning
Teknik- og Miljøforvaltningen
vil arbejde målrettet med at sætte modtageren af informationerne i centrum, så
valg af budskab og metode/medie stemmer overens med formålet og modtagerens
situation. Dette vil forvaltningen sikre via udarbejdelsen af et fælles koncept
for kampagner og kommunikation, som er baseret på de erfaringer, forvaltningens
enheder allerede har. Se bilag 5.
Desuden vil forvaltningen –
ved større kampagner eller informationsindsatser – arbejde målrettet med
effektmålinger af informationsindsatsen, så mål og succeskriterier for informationsindsatsen
følges op af en effektmåling.
Udviklingsplanen
Udviklingsplanen
for Teknik- og Miljøudvalgets område er udarbejdet på baggrund af de
erfaringer, enhederne har med brugerundersøgelser, borgerinddragelse og
information til brugere og borgere. Den er udarbejdet således, at forvaltningen
kan bygge videre på disse erfaringer og arbejde målrettet med en forbedring af
den nuværende indsats.
Udviklingsplanen
for Teknik- og Miljøforvaltningen har som mål at udvikle tre koncepter for hhv.
brugerundersøgelser, borgerinddragelse og information til brugere og borgere.
- Det fælles koncept for brugerundersøgelser skal
angive retningslinier for udførelsen af undersøgelser, idet det er
vigtigt, at vi udvikler en ensartet metode til at lave disse
brugerundersøgelser. Det er nødvendigt, at indsatsen koordineres og at der
udveksles kompetencer mellem enhederne. Udviklingen af fælles værktøjer
såvel som Borgerdialogforum er centrale i sikringen af denne koordinering
og kompetenceudveksling mellem forvaltningens enheder. Der vil blive
udpeget en fokusgruppe blandt brugerne, som vil gennem en direkte dialog
med forvaltningen vil blive inddraget i udarbejdelsen af et fælles koncept
for brugerundersøgelser.
- Tidsplan: begyndes i efteråret 2006, afsluttes i
2007. Efterfølgende vil forvaltningens enheder hvert år foretage
brugerundersøgelser, der relaterer sig til målene i virksomhedsplanen.
- Det fælles koncept for borgerinddragelse skal
angive retningslinier for udførelsen af borgerinddragelse, idet det er
vigtigt, at vi udvikler en ensartet metode til borgerinddragelse. Det er
nødvendigt, at indsatsen koordineres og at der udveksles kompetencer
mellem enhederne. Udviklingen af fælles værktøjer såvel som
Borgerdialogforum er centrale i sikringen af denne koordinering og kompetenceudveksling
mellem forvaltningens enheder. Der vil blive udpeget en fokusgruppe blandt
borgerne, som vil gennem en direkte dialog med forvaltningen vil blive
inddraget i udarbejdelsen af et fælles koncept for borgerinddragelse.
- Tidsplan: begyndes i efteråret 2006, afsluttes i
2007.
- Det fælles koncept for information til brugere og
borgere skal angive retningslinier for udførelsen af borgerinformation,
idet det er vigtigt, at vi udvikler en ensartet metode til at informere
brugere og borgere. Det er nødvendigt, at indsatsen koordineres og at der
udveksles kompetencer mellem enhederne. Udviklingen af fælles værktøjer
såvel som Borgerdialogforum er centrale i sikringen af denne koordinering
og kompetenceudveksling mellem forvaltningens enheder. Der vil blive
udpeget en fokusgruppe blandt brugerne og borgerne, som gennem en direkte
dialog med forvaltningen vil blive inddraget i udarbejdelsen af et fælles
koncept for information til brugere og borgere.
- Tidsplan: begyndes i efteråret 2006, afsluttes i
2007.
- Der afholdes et temamøde om borgerinddragelse og
borgerdialog i Teknik- og Miljøudvalget. På mødet vil resultatet af
fokusgruppeinterviewene blive fremlagt Teknik- og Miljøudvalget.
- Tidsplan: ultimo 2006.
ØKONOMI
-
MILJØVURDERING
Sagstypen er ikke
omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal
miljøvurderes.
HØRING
Ifølge
indstillingen fra "Udvalget for demokrati og serviceudvikling" skal udviklingsplanen
sendes i høring hos brugerne, men en traditionel høring vurderes ikke at være
den rette fremgangsmåde, da målgruppen for Teknik- og Miljøforvaltningens
serviceydelser og borgerinddragelse er en gruppe, der er vanskelig at definere
eller afgrænse. Det er mere oplagt at udvælge tre fokusgrupper, der dækker hhv.
brugerundersøgelser, borgerinddragelse og information til brugere og borgere.
Ved
at udvælge brugere eller borgere til fokusgrupper har vi mulighed for at få
deres holdninger til de af vores ydelser, de har benyttet. De udvalgte brugere
og borgere kan forventes at bidrage væsentligt til udviklingen af netop den
type ydelse, de har gjort brug af. Ved at inddrage brugerne og borgerne gennem
fokusgrupper, kan de være med til at udvikle koncepter for de tre dimensioner
af kommunikation med borgerne, brugerundersøgelser, borgerinddragelse og
information til brugere og borgere.
· Tidsplan: I efteråret 2006 vil fokusgrupperne blive udpeget og forløbet vil blive afviklet således, at konklusionerne kan forelægges Teknik- og Miljøudvalget på det temamøde, der ønskes afholdt ultimo 2006.
BILAG VEDLAGT
Bilag 1: Den vedtagne politik for styrket brugerdemokrati og
mere selvforvaltning.
Bilag
2: Kommunikationen med borgerne og borgernes indflydelse på Teknik- og Miljøudvalgets
område indenfor de tre definerede områder (brugerundersøgelser, borgerinddragelse,
information til brugere og borgere).
Bilag
3: Statusskema for brugerundersøgelser.
Bilag
4: Statusskema for borgerinddragelse.
Bilag
5: Statusskema for information til brugere og borgere.