Teknik- og Miljøforvaltningens håndtering af Intern Revisions revisionsrapport om åbningsbalancen

Teknik- og Miljøudvalget får med denne indstilling forelagt revisionsrapporten om Teknik- og Miljøforvaltningens åbningsbalance, herunder Intern Revisions revisionsbemærkninger samt forvaltningens bemærkninger hertil.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1.  at revisionsrapporten vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningens åbningsbalance samt forvaltningens håndtering af revisionsbemærkningerne tages til efterretning.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen modtog den 13. november 2017 Intern Revisions revisionsrapport vedrørende forvaltningens arbejde med at klargøre åbningsbalancen til indlæsning i Kvantum.

I revisionsrapporten fremhæver Intern Revision to observationer, som afstedkommer en rød revisionsbemærkning:

1. At der udestår 24 af forvaltningens balancekonti til endelig validering, hvor Intern Revision henstiller, at forvaltningen snarest muligt afslutter arbejdet med de balancekonti, der udestår.
2. At der er et mindreforbrug på bevillingen Byfornyelse, ydelsesstøtte vedrørende tabslån, hvor Intern Revision henstiller, at låneporteføljen snarest muligt opgøres, og at bevillingen overføres til en ramme uden for den nuværende driftsramme i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Revisionsrapporten indeholder, foruden de to røde anmærkninger, en observation af forvaltningens samlede overgang til Kvantum, hvilket Intern Revision, i overensstemmelse med Teknik- og Miljøforvaltningen, vurderer til at forløbe planmæssigt. Dette afstedkommer derfor en grøn revisionsbemærkning.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen har gennemgået revisionsrapporten og overordnet er det forvaltningens vurdering, at den tidsplan, der blev aftalt med Intern Revision bliver fulgt. Forvaltningen stiller sig derfor uforstående over for de røde revisionsbemærkninger. I følgende gennemgås forvaltningens bemærkninger til de fremhævede røde revisionsbemærkninger.

Åbningsbalancen er det samlede overblik over forvaltningens værdier og skyldige forhold, herunder forvaltningens ubetalte parkeringsafgifter, likvide midler i banker og ejendomme samt forvaltningens kort- og langfristede gældsforpligtigelser. Åbningsbalancen består teknisk set af et antal balancekonti. For at en balancekonto kan indgå i forvaltningens åbningsbalance i Kvantum, skal alle underliggende kontobevægelser være verificeret og godkendt af Intern Revision.

Forvaltningen har i 2017 sikret verificering af samtlige poster på 412 konti. Derudover udestår 13 konti til endelig verificering. Forvaltningen har i november 2017 håndteret 11 ud af de 24 balancekonti, som fremgår af revisionsrapporten fra Intern Revision.

Udestående balancekonti
Intern Revision har i forbindelse med Teknik- og Miljøforvaltningens overgang til Kvantum observeret, at der udestår 13 konti til endelig validering. Intern Revision henstiller til, at Teknik- og Miljøforvaltningen snarest muligt får valideret de udestående konti. Udestående konti, der ikke er valideret, vil ikke indgå i forvaltningens åbningsbalance. Det er derfor essentielt, at samtlige af forvaltningens konti er valideret, hvis åbningsbalancen skal være retvisende.

Forvaltningens håndtering
Arbejdet med klargøring af Teknik- og Miljøforvaltningens åbningsbalance til økonomisystemet Kvantum blev igangsat i efteråret 2016 i samarbejde med Koncernservice. Forvaltningens oprydningsarbejde blev gennemført ultimo 2016, hvorefter Intern Revisions valideringsfase af åbningsbalancen blev igangsat i foråret 2017. Forvaltningen nedsatte i denne forbindelse en arbejdsgruppe i samarbejde med Intern Revision og Koncernservice, der havde til formål at sikre, at Teknik- og Miljøforvaltningens balancekonti blev klargjort til indlæsning i Kvantum. Forvaltningen tager Intern Revisions bemærkninger til efterretning, men er uforstående overfor den røde revisionsbemærkning, da forvaltningen følger den aftalte proces og den fastsatte tidsplan for den endelige overgang til Kvantum.

Af de 13 konti, som fremgår af revisionsrapporten, vedrører syv konti kirkegårdsområdet, fem konti vedrører parkeringsområdet og en konto vedrører statens andel af frivillige forlig.

Kirkegårdsområdet
Syv kontiene vedrører forvaltningens tilgodehavender på kirkegårdsområdet. Kontiene udestår, da det ikke har været teknisk muligt at integrere Kirkegårdssystemet til Kvantum før ultimo september 2017, og forvaltningen kunne derfor ikke teknisk klargøre kontiene. Forvaltningen har været i løbende dialog med ERP-programmet om dette. Forvaltningen vurderer, at klargøringen af kontiene er klar primo december 2017, hvilket er efter aftale med Intern Revision.

Parkeringsområdet
I forbindelse med fastlæggelsen af den overordnede tidsplan for forvaltningens overgang til Kvantum, blev Økonomiudvalget den 30. december 2016 orienteret om, at der var aftalt særskilte processer for visse fagområder, herunder parkeringsafgiftssystemet Pilen. Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Intern Revision aftalte i december 2016, at Pilen skulle integreres til Kvantum snarest muligt efter den 1. februar 2017. Denne dato er sidenhen fastsat til den 1. januar 2018 af den interne styregruppe af hensyn til den tekniske tidsplan fra ekstern leverandør.

Teknik- og Miljøforvaltningen nedsatte i februar 2017 en arbejdsgruppe, der havde til opgave at analysere den systemtekniske opsætning af parkeringsafgiftssystemet Pilen samt sikre systemets integration i Kvantum.

Som led i dette arbejde har forvaltningen afklaret, at forvaltningens 14 balancekonti kan reduceres til fem balancekonti. Dette er effektueret i november 2017. Forvaltningen vil ved regnskabsafslutningen for 2017 gennemføre en totalafstemning mellem tilgodehavender registreret i kommunens debitorsystemer og gennemføre eventuelle afskrivninger. Forvaltningen vurderer herefter at have imødekommet Intern Revisions revisionsbemærkning på området.

Forvaltningen er i tæt dialog med systemudvikleren Cowi med henblik på at sikre Pilens integration i Kvantum inden udgangen af 2017.

Statens andel af frivillige forlig
En konto vedrører statens andel af frivillige forlig i forbindelse med bysaneringsindsatser i København Kommune efter dagældende lovgivning. Forvaltningen er i dialog med Intern Revision om håndteringen af kontoen.

Byfornyelse, ydelsesstøtte
Intern Revision bemærker, at der er et mindreforbrug på bevillingen Byfornyelse, ydelsesstøtte, og det fremgår af revisionsbemærkningen, at mindreforbruget opfattes som af strukturel karakter.

Forvaltningens håndtering
Det er ikke forvaltningens vurdering, at en afvigelse på bevillingen Byfornyelse, ydelsesstøtte har noget med forvaltningens åbningsbalance at gøre. Det skyldes, at forholdet relaterer sig til mindreudgifter på forvaltningens driftsbudget, og derfor bør håndteres i kommunens normale budgetproces. Det undrer derfor forvaltningen, at Intern Revision medtager dette i revisionsrapporten.

Det er forvaltningens vurdering, at der historisk set ikke har været et strukturelt mindreforbrug i størrelsesordenen 14-18 mio. kr., som det ellers fremgår af revisionsrapporten. Der er således efter forvaltningens opfattelse ikke tale om et strukturelt mindreforbrug, men et aktuelt mindreforbrug.

Forvaltningen har analyseret området i 2017. Resultatet af denne analyse vil indgå i Indkaldelsescirkulæret for budget 2019, og forvaltningen er i dialog med Økonomiforvaltningen om den fremtidige håndtering af området.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune. Eventuelle afskrivninger som følge af oprydningen på de sidste balancekonti vil blive foretaget i forbindelse med årsafslutningen og fremgå af årsregnskabet, der forelægges udvalget i foråret 2018.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen forventer, at Intern Revisions bemærkninger til åbningsbalancen er håndteret ved udgangen af 2017. Teknik- og Miljøforvaltningen vil derudover forsat være i løbende dialog med Økonomiforvaltningen om håndteringen af mindreforbruget på bevillingen Byfornyelse, ydelsesstøtte.

 

Pernille Andersen

/Anna Schou Johansen

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 18. december 2017

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag:
”At Teknik- og Miljøforvaltningen løbende afrapporter til Teknik- og Miljøudvalget i takt med, at arbejdet med åbningsbalancen skrider frem, samt udarbejder et notat, når åbningsbalancen er klar.”

Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.

Den således ændrede indstilling blev vedtaget uden afstemning.