Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan 2024
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at forslag til mødeplan for Teknik- og Miljøudvalgets ordinære møder i 2024 danner rammen for udvalgets møder i 2024, jf. løsning og bilag 2.
Problemstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet et forslag til Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2024. Planen vil indgå i den samlede politiske mødeplan for 2024 for Borgerrepræsentationen og udvalg.
Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan skal i henhold til styrelsesloven § 20 godkendes af udvalget året inden, den træder i kraft.
Løsning
I Teknik- og Miljøudvalgets kutymepapir vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget den 6. februar 2023 fremgår, at der årligt bliver planlagt 22 ordinære udvalgsmøder og to buffermøder, der som udgangspunkt finder sted i tidsrummet mandag kl. 15-19 på Rådhuset. Udvalget har herudover ønsket, at nogle af udvalgsmøderne afholdes udenfor Rådhuset typisk i sammenhæng med temamøder.
Planlægning af mødeplanen for 2024 er foretaget ud fra princippet om kortest mulig behandling fra fagudvalg og frem til Borgerrepræsentationen, hvilket vil sige i udgangspunktet fire uger. Det er sket på baggrund af, at en samlet Borgerrepræsentation ved behandling af Borgerrepræsentationens mødeplan for 2017 (BR 13. oktober 2016) afgav følgende protokolbemærkninger: ”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.
Som i 2023 er de to buffermøder i forslag til mødeplan 2024, lagt på to tirsdage (den 18. juni og 17. december) dagen efter to ordinære udvalgsmøder, hvor forvaltningen forventer, at antallet af sager på dagsordenen kan være relativt højt. Udvalget kan tage buffermøderne i brug, hvis det viser sig ikke muligt at behandle alle indstillinger på det ordinære møde. Forvaltningen foreslår denne model, da antallet af mulige mødedage på mandage er begrænset af, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget også har fast mødedag om mandagen.
Mødeplanen er koordineret med Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen for at sikre, at der ikke er tidsmæssigt sammenfald med deres faste mødedage hhv. mandag og tirsdag. For at undgå sammenfald med møder i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, er møderne i Teknik- og Miljøudvalget fremrykket, så de afvikles fra kl. 12 til 16 den 19. august og den 28. oktober.
Indenfor denne ramme har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet mødeplan for 2024, der er vedlagt i en kalender i bilag 2. Udvalgsmøderne i kalenderen er farvelagt for at vise sammenhæng til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen (fx hænger de grønne møder i udvalg og Borgerrepræsentationen sammen).
Mødedatoer
|
1. halvår |
2. halvår |
||
|
Dato |
Særlige forhold |
Dato |
Særlige forhold |
|
8. januar |
Bygherrepræsentation forud for udvalgsmødet |
19. august |
Fællesmøde kl. 9-10 med TMF-MED forud for udvalgsmødet Udvalgsmøde og budgetgennemgang |
|
29. januar |
Temamøde kl. 14-15 forud for udvalgsmødet. |
26. august |
Udvalgsmøde og besigtigelsestur |
|
5. februar |
Fællesmøde kl. 14-15 med TMF-MED forud for udvalgsmødet |
16. september |
Bygherrepræsentation forud for udvalgsmødet |
|
26.-27. februar |
Udvalgsmøde og budgetseminar den 26. februar kl. 9.00 til den 27. februar kl. 14.00 |
30. september |
Temamøde kl. 14.00-15.00 forud for udvalgsmødet. |
|
11. marts |
Fællesmøde med Ældrerådet kl. 15.00-15.45. |
7. oktober |
|
|
8. april |
|
28. oktober |
Udvalgsmøde kl. 12.00-16.00* Fællesmøde med Handicaprådet kl. 12.00-12.45. |
|
22. april |
Bygherrepræsentation forud for udvalgsmødet |
4. november |
|
|
6. maj |
|
18. november |
Temamøde kl. 14.00-15.00 forud for udvalgsmødet. |
|
27. maj |
Temamøde kl. 14.00-15.00 forud for udvalgsmødet. |
25. november |
|
|
10. juni |
Budgetseminar og udvalgsmøde kl. 9.00-19.00 |
2. december |
Fællesmøde med Ungerådet kl. 15.00-15.45. |
|
17. juni |
|
16. december |
Bygherrepræsentation forud for udvalgsmødet |
|
18. juni |
Buffermøde |
17. december |
Buffermøde |
* Tidligere mødetidspunkt grundet møde i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget samme dag.
Budgetseminar og budgetgennemgang
Der er i forslag til mødeplan 2024 fastlagt budgetseminar den 26.-27. februar 2024. Budgetseminaret vil omhandle budgetproces og forvaltningens økonomi, som vurderes at tage to dage. I seminaret indgår desuden et udvalgsmøde.
I 2023 afholdt Teknik- og Miljøudvalget som noget nyt budgetseminar i juni med henblik på, at forvaltningen kunne fremlægge de budgetpakker, der følger af vedtagne politikker og planer i udvalget, som forudsætter finansiering for at blive realiseret. På baggrund af erfaringerne fra 2023 er der i forbindelse med udvalgsmødet den 10. juni 2024 planlagt budgetseminar kl. 9.00-15.00. Det kan give udvalget mulighed for at drøfte, hvad der er vigtigst at prioritere ved forhandlingerne om budget 2025.
Herudover er der i forbindelse med udvalgsmødet den 19. august 2024 planlagt en budgetgennemgang kl. 10-12.
Fællesmøder med Handicapråd, Ældreråd og Ungerådet
Møde med Ældrerådet forventes afholdt den 11. marts 2024. Mødet sker på baggrund af Ældrerådets vedtægter jf. beslutning i Borgerrepræsentationen 2. marts 2023.
Møde med Handicaprådet forventes afholdt den 28. oktober 2024. Mødet sker på baggrund af, at Teknik- og Miljøudvalget har indgået samarbejdsaftale med Handicaprådet om at afholde et årligt møde, jf. Teknik- og Miljøudvalget den 18. juni 2018.
Møde med Ungerådet forventes afholdt den 2. december 2024. Mødet sker på baggrund af, at Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med godkendelse af mødeplan 2022 den 10. januar 2022 ønskede et årligt møde med Ungerådet.
Fællesmøderne med rådene indgår i udvalgsmøderne med varighed på ca. 45 min.
Besigtigelsestur
Mødet den 26. august 2024 er i mødeplanen fastlagt til udvalgsmøde kl. 12-16 og besigtigelsestur kl. 16.00-19.00.
Temamøder
Teknik- og Miljøudvalget har i 2023 planlagt fire temamøder samt et temamøde på besigtigelsesturen, hvor udvalget har mulighed for at drøfte større emner. På baggrund af erfaringerne fra 2023 foreslår forvaltningen, at der i 2024 reserveres tid til temamøder to gange i første halvår og to gange i andet halvår i tidsrummet kl. 14.00-15.00 forud for udvalgsmøderne. Hertil kommer besigtigelsesturen, jf. ovenfor. Da temamøderne afholdes forud for udvalgsmøderne, har udvalgsmedlemmerne ikke mødepligt.
Forvaltningen foreslår nedenstående fire emner til temamøderne i 2024. Alle temaerne er uddybet i bilag 3:
- Skybrudssikring (29. januar 2024)
- Bæredygtigt byggeri med besøg i Jernbanebyen (27. maj 2024)
- Ny politik for udsatte byområder (30. september 2024)
- Klima og biodiversitet i lokalplaner (18. november 2024)
Bygherrepræsentationer
Der er reserveret tid til bygherrepræsentationer fire gange årligt kl. 14.30-15.00 forud for møder i Teknik- og Miljøudvalget. Dette er to gange færre årligt end i 2023, da dette vurderes at være tilstrækkeligt ift. efterspørgslen. Ved en bygherrepræsentation har bygherre med større byggeprojekter mulighed for at præsentere sit projekt for Teknik- og Miljøudvalget tidligt i forløbet, jf. Budget 2019 (A, B, C, F, I, O og V) (BR 4. oktober 2018) og Teknik- og Miljøudvalget den 17. december 2018. Da bygherrepræsentationerne afholdes forud for udvalgsmøderne, har udvalgsmedlemmerne ikke mødepligt.
Møde mellem Teknik- og Miljøudvalget og Teknik- og Miljøforvaltningens MED-udvalg
To gange årligt afholdes møder mellem Teknik- og Miljøudvalget og TMF-MED. Det første møde forventes afholdt den 5. februar 2024 og det andet møde den 19. august 2024. Det første møde ligger før Teknik- og Miljøudvalgets budgetseminar og det andet møde ligger i august inden budgetforhandlingerne. Det giver mulighed for, at medlemmerne af TMF-MED kan tage emner op, som er vigtige for de faglige sammenhænge i forvaltningen, ligesom udvalget har mulighed for at spørge om medarbejdervinkler på forskellige politiske ønsker.
Der afsættes en time til mødet og da møderne afholdes forud for udvalgsmøderne, har udvalgsmedlemmerne ikke mødepligt.
Studietur
Teknik- og Miljøudvalget har tradition for at tage på studietur i løbet af valgperioden. Traditionelt har der været gennemført én tur til en europæisk destination og én længere tur til en oversøisk destination.
Teknik- og Miljøudvalget var på studietur i juni 2022 og skal på studietur igen i november 2023. Der planlægges derfor ingen studietur for Teknik- og Miljøudvalget i 2024.
Politisk handlerum
Udvalget har mulighed for at vedtage en ændret mødeplan:
- Ændre antallet af møder, længden af møderne, mødetid eller mødedage.
- Antallet af besigtigelsesture, temamøder, studieture kan ændres eller ture/møder kan annulleres.
- Emner til temamøderne kan ændres enten til følgende alternativer (uddybet i bilag 4) eller nye forslag:
- Byfornyelse med afsæt i kvarterplanen for Hørgården
- CO2-potentialer i anlægsprojekter
- Ressourceaffaldsplan 2030
- Budgetseminaret inkl. udvalgsmødet i februar kan afholdes på én dag i stedet for de foreslåede to dage.
- Det indgår i Budget 2019 (A, B, C, F, I, O og V) (BR 4. oktober 2018), at der skal være mulighed for bygherreforetræde, men Teknik- og Miljøudvalget kan ændre på antallet af reserverede tidspunkter til bygherrepræsentationer.
- Udvalget kan beslutte, at der skal være mødepligt til temamøder, bygherrepræsentationer og møder mellem Teknik- og Miljøudvalget og TMF-MED. Det vil betyde, at det vil være muligt at få tabt arbejdsfortjeneste for de medlemmer, der er på den ordning.
- Udvalget kan beslutte at erstatte tre separate møder med Handicaprådet, Ældrerådet og Ungerådet i 2024 med et fælles møde med de tre råd fx medio 2024. Det vurderes at kunne bidrage til en god synergi på tværs, at rådene hører hinandens input.
Økonomi
Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Udgifter til afholdelse af møder og budgetseminarer afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets egen budgetramme.
Videre proces
Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt mødeplan for 2024, vil den blive offentliggjort på kk.dk.
Søren Wille
/ Morten Rixen
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 18. september 2023
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.