Muligheder for tilbagebetaling af byggesagsgebyrer for 2017 og 2018

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til, hvordan afvigelsen mellem opkrævede og efterberegnede byggesagsgebyrer i 2017 og 2018 kan føres retur, jf. udvalgets beslutning ved behandlingen af ”Afslutning af revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyr” den 28. maj 2018.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at orienteringen om mulighederne for tilbagebetaling af gebyr tages til efterretning.
   
   Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
   
   
2. at der ikke foretages tilbagebetaling af forskellen mellem budgetteret og efterberegnet gebyr i 2017.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget behandlede 28. maj 2018 indstilling om ”Afslutning af revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyr”. Heraf fremgik, at Intern Revision har konkluderet, at den efterberegnede takst for 2017 i henhold til Teknik- og Miljøforvaltningens nye takstmodel ikke afviger markant fra tidligere år.

Konkret afviger taksten for 2017 med ca. 11 % (efterberegnet 711 kr. mod budgetteret 799 kr.). Denne afvigelse ligger inden for rammerne af Trafik- og Byggestyrelsens gebyrvejledning fra 2015, hvorfor der ikke kan stilles krav om tilbagebetaling af gebyrer for 2017.

Såfremt der ønskes foretaget en tilbagebetaling, har forvaltningen undersøgt muligheder og konsekvenser heraf.

Løsning

Takstberegningen foretages årligt med henblik på politisk beslutning i forbindelse med Teknik- og Miljøudvalgets budgetforslag, der behandles i slutningen af april måned. Det betyder, at beregningen foretages ca. 1 år forud for gebyråret og derfor altid vil være behæftet med en vis grad af skøn. I tilfælde, hvor beregningsmodellerne ændres, lovgivningen revideres mv. må der forventes en relativt højere afvigelse, end når budgetteringen sker efter en efterprøvet metode/kendte vilkår.

Efterberegningen af taksten for 2017 viser konkret en afvigelse på 88 kr. (799 kr./711 kr.) svarende til 11 %. Lovgivningsmæssigt er det fastsat, at der ikke må opkræves flere indtægter, end der er afholdt udgifter til i byggesagsbehandlingen. Trods afvigelsen i efterberegningen er dette dog ikke tilfældet i 2017, da der i taksten er indregnet en generel, skattefinansieret gebyrnedsættelse.

Afgivelsen mellem budgetteret og efterberegnet takst skyldes bl.a., at der til brug for takstfastsættelsen i 2017 kun forelå tidsregistreringsdata for fire måneder, hvorfor aktivitetsniveauet for hele det efterfølgende år til dels var baseret på skøn. Efterkalkulationen er foretaget på et helt års tidsregistreringsdata og viser bl.a. en væsentlig højere andel af sager, der kan opkræves sammenholdt med antallet af gebyrfritagne sager, end antaget ved takstfastsættelsen.

Det bidrager til, at den efterberegnede takst er lavere end den budgetterede. Det samme gælder i forhold til en række opgaver, der hidtil har været dækket af budgetkompensationen til gebyrfritagelsen, men som retteligt bør skattefinansieres og som derfor i efterberegningen er holdt uden for takstområdet.

Forvaltningen har indhentet en vurdering af mulighederne for tilbagebetaling fra advokatfirmaet Horten (se bilag 2). Horten konkluderer i lighed med forvaltningens egen vurdering, at kommunen ikke er forpligtet til at tilbagebetale differencen mellem den budgetterede takst og de faktiske omkostninger pr. time. Vurderingen bygger på, at forvaltningen ikke har opkrævet mere, end kommunen har haft hjemmel til, bl.a. som konsekvens af, at der er indregnet en skattefinansieret bevilling til generel takstnedsættelse i den opkrævede takst. Intern Revision har ligeledes bekræftet, at differencen mellem budgetteret takst og de faktiske omkostninger i 2017 er inden for det forventelige. Forvaltningen bemærker desuden, at afvigelsen skal ses i lyset af de forbehold for især tidsregistreringen, der var tydeliggjort ved takstfastsættelsen.

Horten vurderer endvidere, at kommunen kan vælge at tilbagebetale takstdifferencerne, men at kommunen ved tilbagebetaling ikke i tilstrækkelig grad vil leve op til proportionalitetsprincippet og en økonomisk forsvarlig forvaltning. En tilbagebetaling vil medføre skattefinansierede udgifter/mindreindtægter for kommunen på ca. 9,9 mio. kr., hvoraf størstedelen skal afholdes i 2018. 2,5 mio. kr. heraf er udgifter til administrative opgaver ved selve tilbagebetalingen, mens de 7,4 mio. kr. er beløbet, der i givet fald skal tilbagebetales fordelt på ca. 8.750 byggesager. Størstedelen af tilbagebetalingerne vurderes at udgøre mindre beløb.

Endelig anfører Horten, at der ikke er praksis for, at takster efterfølgende reguleres og difference tilbagebetales. Hvis der tilbagebetales, uden at kommunen er forpligtet til det, vil der derfor være tale om en praksisændring, der i givet fald skal offentliggøres. Denne vil skabe berettigede forventninger hos ansøgere om fremtidige tilbagebetalinger ved fremtidige efterkalkulationer. En sådan praksisændring vil betyde yderligere omkostninger og usikkerhed om byggesagsområdet i år og de kommende år. Hvis der ønskes tilbagebetaling, anbefaler forvaltningen derfor, at der i forbindelse med fremtidige takstfastsættelser også fastsættes en grænse for en acceptabel afvigelse, så kun tilbagebetalinger ud over denne grænse kan foretages.

Forvaltningen vurderer samlet, at tilbagebetalinger vil være administrativt og økonomisk ressourcekrævende i forhold til det formål, som kommunen i givet fald vil opnå, især set i lyset af, at der ikke er begået fejl i takstfastsættelsen for 2017. Kombineret med, at afvigelsen ikke er markant samt endelig etablering af præcedens for senere år, anbefaler forvaltningen, at differencen mellem budgetteret og efterkalkuleret takst for 2017 ikke tilbagebetales.

Som nævnt ovenfor forudsætter tilbagebetaling anvisning af finansiering, jf. økonomiafsnit.

Forvaltningen anbefaler desuden, at stillingtagen til efterbetalingskrav vedrørende 2018, hvor taksten er fastsat til 693 kr. i timen, afventer efterberegningen af taksten, der finder sted i forbindelse med regnskabsaflæggelsen (februar 2019). Der er på nuværende tidspunkt ikke foretaget en beregning for 2018 i henhold til den reviderede takstmodel, så der foreligger ikke forventede tal for størrelsen og retningen på en eventuel afgivelse.

Økonomi

En tilbagebetaling for 2017 vil medføre samlede udgifter for kommunen på ca. 9,9 mio. kr. Heraf udgør ca. 7,5 mio. kr. reducerede indtægter, mens 2,4 mio. kr. vedrører administration forbundet med tilbagebetalingen. Finansiering heraf skal i givet fald anvises.

Hvis finansieringen skal anvises inden for Teknik- og Miljøudvalgets rammer, vil det betyde væsentlige serviceforringelser på andre områder. Selve byggesagsområdet vil kun i meget begrænset omfang kunne bidrage, da mindre aktivitet på området vil medføre mindreindtægter og dermed øge udfordringen.

De økonomiske konsekvenser af en eventuel tilbagebetaling for 2018 kan ikke opgøres på nuværende tidspunkt, da der ikke foreligger en efterberegnet takst.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen følge op på udvalgets beslutning.

 

Pernille Andersen

/Anne-Sofie Degn

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 18. juni 2018 

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1):
”At det for meget opkrævede byggesagsgebyr i 2017 tilbagebetales, og finansieres inden for forvaltningens egen ramme. Tilbagebetalingen skal ske inden den 1. oktober 2018.”

Ændringsforslaget (ÆF1) blev ikke vedtaget med to stemmer mod syv. Et medlem undlod at stemme.

For stemte: C og I.
Imod stemte: A, F, Ø og Å.
Undlod at stemme: B.

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF2):
”At taksterne for 2018 omberegnes inden den 1. juli 2018, så bygherrerne herefter ikke opkræves for udgifter, som kommunen ikke må opkræve. De for meget opkrævede beløb for første halvår af 2018 tilbagebetales inden den 1. oktober 2018.”

Ændringsforslaget (ÆF2) blev ikke vedtaget med to stemmer mod syv. Et medlem undlod at stemme.

For stemte: C og I.
Imod stemte: A, F, Ø og Å.
Undlod at stemme: B.

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF3):
”At det for meget opkrævede byggesagsgebyr i 2016 tilbagebetales, og finansieres inden for forvaltningens egen ramme. Tilbagebetalingen skal ske inden den 1. oktober 2018.”

Ændringsforslaget (ÆF3) blev ikke vedtaget med to stemmer mod syv. Et medlem undlod at stemme.

For stemte: C og I.
Imod stemte: A, F, Ø og Å.
Undlod at stemme: B.

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning med otte stemmer mod to. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, B, F, Ø og Å.
Imod stemte: C og I.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt med otte stemmer mod to. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, B, F, Ø og Å.
Imod stemte: C og I.

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:
”Det er positivt, at det er muligt at ekspedere byggesager billigere end forventet, men det er meget beklageligt, at borgere og virksomheder på den baggrund i gennemsnit har betalt 7-800 kr. mere end ønskeligt. Eftersom det vil koste 2,5 mio. kr. at betale de forholdsvis små beløb tilbage - og det ifølge ekstern advokat kan være ulovligt at gøre det - er vi i denne sag ikke tilhængere af tilbagebetaling. Enhedslisten hæfter sig også ved, at den for høje takst ikke skyldes en fejl, men at derimod bl.a. at området har fået tilført flere midler takket være et budgetforlig.”

Alex Vanopslagh (I) standsede sagen i medfør af kommunestyrelseslovens § 23, og sagen indbringes dermed til afgørelse i Borgerrepræsentationen.