Handlingsplan for produktivitetsanalyse af byggesagsområdet

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til handlingsplan, der skal sikre en øget produktivitet i byggesagsbehandlingen i forlængelse af Intern Revisions revisionsbemærkning om, at andelen af fakturerbar tid hos medarbejderne er for lav.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at ”Handlingsplan for øget produktivitet i byggesagsbehandlingen” godkendes (bilag 2).

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. maj 2018 indstillingen om ”Afslutning af revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyr”. Heraf fremgik, at Intern Revision på baggrund af Teknik- og Miljøforvaltningens nye takstberegningsmodel anser revisionsbemærkningen om manglende dokumentation for, at de gældende regler efterleves, for afsluttet. Intern Revision påpegede dog samtidig, at produktiviteten i byggesagsbehandlingen efter revisionens vurdering bør øges. Dette element indgik ikke i den oprindelige revisionsrapport.

På baggrund af Teknik- og Miljøudvalgets drøftelse af rapportens konklusioner på mødet den 28. maj 2018 har forvaltningen udarbejdet en handlingsplan for kortlægning og forøgelse af produktiviteten i byggesagsbehandlingen.

Løsning

Intern Revision bemærker i revisionsrapporten ”Opfølgning på revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer” (TMU 28. maj 2018), at den gennemsigtighed, der nu er skabt i timeprisberegningen, viser, at der er forhold som stærkt indikerer, at byggesagsbehandlingen ikke løses økonomisk mest effektivt. Særligt medarbejdernes andel af indirekte/ikke-fakturerbar tid vurderes af Intern Revision som værende for højt.

Forvaltningen er enig i nødvendigheden i at sikre en effektiv opgaveløsning - både på områder, hvor der opkræves brugerbetaling, og i anvendelsen af skattefinansierede midler i øvrigt. I de seneste års takstfastsættelser har der således været fokus på medarbejdernes produktivitet, eksempelvis i forbindelse med indregning af nye medarbejdere til håndtering af sagsstigninger.

Det er forvaltningens ansvar løbende at følge og optimere tidsanvendelsen i sagsbehandlingen, herunder minimere spildtid, tilpasse medarbejdersammensætningen og tilrettelægge arbejdsprocesserne effektivt. Et yderligere styrket fokus herpå vil efter forvaltningens opfattelse kunne bidrage til at sikre fortsatte forbedringer af produktiviteten. Forvaltningen er enig med Intern Revision i, at det er hensigtsmæssigt at opstille konkrete målsætninger for produktiviteten som et middel til at sikre fremdriften.

Forvaltningen vil derfor igangsætte en handlingsplan, der skal sikre en øget produktivitet i byggesagsbehandlingen i de kommende år, og som skal munde ud i opstilling af konkrete mål for produktivitetsstigninger i de kommende år. Målsætningen er, at produktiviteten i videst muligt omfang skal øges inden for de nuværende rammer. Hvis produktivitetsstigninger på konkrete områder vil medføre servicereduktioner, vil konsekvenserne heraf blive tydeliggjort.

Status for produktiviteten

Som en del af takstberegningsmodellerne indgår en opgørelse af medarbejdernes produktivitetsprocenter. Beregningerne for 2017 og 2019, der begge er foretaget i den nye beregningsmodel og derfor kan sammenlignes, viser at produktiviteten er steget i perioden, når der tages udgangspunkt i det eksisterende lovgrundlag (BR15). En del af denne udvikling kan ses som en effekt af forvaltningens løbende fokus på produktivitet.

Takstberegningen for 2019 viser en produktivitet på 43,3 %. Dette er lavere end den efterberegnede produktivitet for 2017 (45,7 %), men skal ses i lyset af, at der er tale om en implementeringsperiode, hvor der parallelt skal administreres efter to forskellige lovgivninger - Bygningsreglement 2015 (BR15) og Bygningsreglement 2018 (BR18). Dette skal ske samtidig med, at organisationen skal omstilles til den fulde effekt af BR18, hvor aktivitetsniveauet ikke kendes, hvilket giver en risiko for, at budgetteringen afspejler en overkapacitet.

Niveauet for produktiviteten i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor pt. lidt over halvdelen af timerne udgøres af såkaldt indirekte timer, er et udtryk for, at byggemyndighedens medarbejdere bruger tid på en række understøttende aktiviteter, der ikke kan registreres og dermed faktureres direkte på en konkret byggesag. De understøttende aktiviteter er som udgangspunkt en forudsætning for at udføre byggesagsbehandling. De omfatter eksempelvis visitation af indkomne sager, interne møder, kurser, oplæring af medarbejdere og IT-opgaver. De samlede produktivitetsprocenter er således udtryk for gennemsnittet for alle medarbejdere og dækker over, at produktiviteten hos konkrete byggesagsbehandlere er væsentligt højere, da også medarbejdere, der eksempelvis bruger al deres tid på udviklingsopgaver, indgår i beregningen.

Sideløbende med arbejdet med produktivitet har forvaltningen således haft fokus på kundetilfredsheden og -dialogen samt andre mere kvalitative elementer i sagsbehandlingen for at sikre en ensartet og gennemsigtig myndighedsbehandling, nedbringelse af sagstider mv. Omfanget af indirekte tid er således efter Teknik- og Miljøforvaltningens opfattelse ikke i sig selv et problem, så længe de konkrete aktiviteter er målrettede mod at sikre en ensartet og effektiv sagsbehandling af høj kvalitet, hvor den gennemsnitlige normtid pr. sag holdes så lave som muligt.

En reduktion af disse timer vil alt andet lige påvirke produktiviteten positivt i form af færre udgifter, men det er vigtigt, at en reduktion heraf vurderes i forhold til eventuelle konsekvenser for serviceniveauet for kunderne. En stor del af de indirekte timer er ligeledes rettet mod at sikre, at ansøgerne er godt klædt på til den endelige ansøgning, hvilket forventes at have en positiv effekt på tidsforbruget på selve den fakturerbare del af sagsbehandlingen.

Endelig skal det nævnes, at der i den nuværende timetakst også indgår overhead vedrørende den øvrige forvaltning, der påvirker omkostningerne og dermed takstniveauet.

Handlingsplan for øget produktivitet

Det centrale element i forvaltningens handlingsplan for øget produktivitet i byggesagsbehandlingen vil udgøres af en produktivitetsanalyse, der skal gennemføres af eksterne konsulenter. Den eksterne gennemgang skal bidrage til at fastsætte, hvad de konkrete mål for produktiviteten bør være.

Analysen skal detaljeret kortlægge den nuværende produktivitet, herunder sammenlignet med andre kommuner. Der skal identificeres konkrete forbedringspotentialer i forhold til eksempelvis at nedbringe den indirekte tid i form af interne møder, sagsoprettelse og visitering, oplæring og kompetenceudvikling, proces- og konceptudvikling og fakturering mv. Sideløbende hermed skal konsekvenser/risici ved reduktion af tidsforbrug eller ophør af bestemte opgavetyper tydeliggøres.

Mulighederne for at øge produktiviteten ved at nedbringe overheadomkostningerne vil ligeledes indgå. Heri indgår blandt andet omkostninger til ledelse, administration, IT-udgifter, husleje mv.

Handlingsplanen skal munde ud i opstilling af konkrete mål og handlinger, som skal sikre en øget produktivitet i de kommende år. Målene skal tage højde for, at byggesagsbehandlingen står over for en række større ændringer som følge af bl.a. bortfald af den tekniske byggesagsbehandling.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen arbejde videre med de i handlingsplanen foreslået indsatser.

 

Pernille Andersen

/Anne-Sofie Degn

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 18. juni 2018 

Et samlet udvalg fremsatte følgende ændringsforslag til nyt 2. at-punkt:
”At analysen skal påbegyndes straks, og den skal implementeres betydeligt hurtigere end i 2020. Forvaltningen skal vende tilbage til august 2018 med en række konkrete tiltag, der kan iværksættes straks.”

Ændringsforslaget blev godkendt uden afstemning.

Den således ændrede indstilling blev godkendt uden afstemning.