Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til den årlige afrapportering for 2018 af sagsbehandlingstider på forvaltningens erhvervsrettede myndighedsopgaver.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at afrapportering af sagsbehandlingstider for 2018 tages til efterretning jf. tabel i Løsning.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget har på udvalgsmødet den 8. september 2014 (bilag 1) besluttet, hvilke erhvervsrettede myndighedsopgaver, der fremadrettet bliver forelagt udvalget til efterretning. Afrapporteringen for 2018 fremgår af nedenstående tabel.

Løsning

Forvaltningen har opgjort målopfyldelse for servicemål for 2018. De fastsatte sagsbehandlingstider er gennemsnitssagsbehandlingstider – undtagen for lokalplaner, hvor tiden er på enkeltsager. Opgørelsen er foretaget for perioden 1. januar 2018 til 31. december 2018. Der måles i alt på 21 sagstyper.

Opgørelsen viser bl.a., at der er sket en stigning i antallet af ansøgninger om tilladelse til gravninger på knap 8 % fra 9.301 i 2017 til 10.023 i 2018, ligesom der er sket en stigning i antallet af sager om opstilling af container på ca. 12 % fra 13.435 i 2017 til 15.080 i 2018 (se bilag 2 for yderligere uddybning). Til trods for det øgede antal sager holder begge sagstyper sig under de fastsatte servicemål på én uge. Videre er der sket en markant stigning på ca. 47 % i kategorien ”Etagebyggeri, Erhverv (byg)” fra 819 sager i 2017 til 1.209 sager i 2018. Også denne sagstype overholdt det pågældende servicemål på 60 kalenderdage.

Opgørelsen viser dog også, at syv af sagstyperne i 2018 ikke overholder servicemålet, som det fremgår af nedenstående tabel. Det er en stigning ift. 2017, hvor kun tre kategorier overskred deres respektive servicemål.

Principperne for opgørelse af sagsbehandlingstid

Principperne for opgørelse af sagsbehandlingstid er beskrevet i bilag 3.

Opgørelse 2018

Sagstype	Antal sager i 2018	Politisk fastsat servicemål	Realiseret servicemål 2018	Realiseret servicemål 2017	Overholdes servicemål for 2018
Byggesager: Simple Konstruktioner (byg)	41	40 kalenderdage	41,8 kalenderdage	39,5 kalenderdage	NEJ
Byggesager: Enfamilieshuse (byg)	308	40 kalenderdage	49.2 kalenderdage	47,6 kalenderdage	NEJ
Byggesager: Industri og lagerbygninger (byg)	26	50 kalenderdage	74,5 kalenderdage	49,7 kalenderdage	NEJ
Byggesager: Etagebyggeri, Erhverv (byg)	1.618	55 kalenderdage	54,9 kalenderdage	39,2 kalenderdage	JA
Byggesager: Etagebyggeri, Boliger (byg)	1.209	60 kalenderdage	37,7 kalenderdage	28,4 kalenderdage	JA
Behandling af sager efter jordforureningslovens § 8 til byggeri på forurenede grunde	82	8 uger	9 uger	7 uger, 2 dage	NEJ
Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/ risikovirksomheder (kap. 5) – Kompliceret*	24	12 uger	6 uger	5 uger *	JA
Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/ risikovirksomheder (kap. 5) - Meget kompliceret*	1	52 uger	1 uger	9 uger*	JA
Natbevillinger - udtalelse til politiet	424	2 uger	2 uger, 6 dage	2 uger, 6 dage	NEJ
Tilladelse til A-boringer – kompliceret	66	4 uger	2 uger	1 uge, 3 dage	JA
Tilladelse til udledning (Recipient)	45	12 uger	7 uger og x dage	8 uger, 5 dage	JA
Dispensation i henhold til "miljøregulering af visse aktiviteter" - herunder støj og støv ved anlægsarbejder	849	1 uge	4 dage	2 dage	JA
Forespørgsler på enkeltgrunde og olietanke	34	1 uge	6 dage	2 dage	JA
Tilladelse til spildevand (kloak) - midlertidige ukomplicerede	104	4 uger	1uge	1 uge	JA
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente komplicerede	3	52 uger	14 uger, 5 dage	48 uger, 5 dage	JA
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente ukomplicerede	32	12 uger	3 uger, 4 dage	9 uger, 3 dage	JA
Tilladelse til gravninger	10.023	1 uge	4 dage	4 dage	JA
Tilladelse til opstilling af stilladser og containere	15.080	1 uge	2 dage	2 dage	JA
Lokalplaner	12	52 uger	47 uger, 2 dage	40 uger, 5 dage	JA
Skema A tilsagn - Tilsagn til nybyggeri og renovering af almene boliger (teknisk/administrativ behandling, indstilling til BR, skema A tilsagn)	9	24 uger	31 uger, 4 dage	6 uger, 3 dage	NEJ
Skema B tilsagn - Godkendelse af anlægsøkonomi for nybyggeri og renovering af almene boliger (teknisk/administrativ behandling, skema B tilsagn)	13	8 uger	14 uger, 1 dag	50 uger, 6 dage	NEJ

*Jf. bilag 3 opgøres de to kategorier Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/risikovirksomheder (kap. 5) – Kompliceret og Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/risikovirksomheder (kap. 5) – Meget kompliceret i nettotid

Byggesager
Tallene for byggesager for 2018 er opgjort i fem kategorier (de første fem kategorier i skemaet). Opgørelsen for byggesagerne viser, at næsten 90 % af alle sager er placeret i de to servicemålskategorier (etagebyggeri bolig og etagebyggeri erhverv), som overholder servicemålene. Det skal imidlertid tages med, at det desværre ikke har været muligt at overholde servicemålene i de øvrige kategorier for byggesager (enfamiliehuse, industri- og lagerbygninger samt simple konstruktioner).

De tre sagstyper er karakteriseret ved få sager i hver kategori og er også en type sager, hvor der ofte skal foretages partshøringer og/eller naboorientering, hvilket erfaringsmæssigt kan vise sig vanskeligt at nå indenfor servicemålene. Derudover har byggesagsområdet i 2018 været præget af stort antal sager, implementering af nyt bygningsreglement BR18 samt udfordringer med at rekruttere erfarne byggesagsbehandlere i første halvår af 2018.

Kategorierne følger de nationale servicemål, som er aftalt mellem KL og regeringen. Borgerrepræsentationen besluttede den 25. august 2016, at forvaltningen skulle afrapportere efter de nye nationale servicemål på alle byggesager og miljøsager modtaget fra og med 1. januar 2017. Kommunen bruger sin stemme i KL til at skabe bevidsthed om udfordringen med at leve op til servicemålet i sager, hvor der ofte skal foretages partshøringer og/eller naboorientering, men der har ikke været lydhørhed ift. at justere servicemålet.

Fremadrettet
Forvaltningen forventer med den iværksatte produktivitetshandlingsplan på det foreliggende grundlag at være i stand til at overholde servicemålene for byggesager i 2019.

Natbevillinger - udtalelse til politiet

Sagsbehandlingstiden for nattilladelser påvirkes af ventetid i forbindelse med restaurationers udarbejdelse af støjmålerapporter, plomberingserklæringer og etablering af lyssluser samt tilsyn med, om den faktiske anvendelse svarer til det ansøgte. Der har desuden i 2018 været udfordringer med IT-understøttelsen af opgørelserne.

Fremadrettet
Forvaltningen vil fortsat have et stort fokus på processer, der kan forbedre sagsbehandlingen og vil arbejde på at få ansøgere til at levere mere fyldestgørende materiale, der kan nedbringe den samlede sagsbehandlingstid.

Skema A og Skema B – nybyggeri og renovering af almene boliger

For skema A-sager er servicemålet på 24 uger overskredet, da det realiserede servicemål i 2018 var 31 uger og 4 dage, hvilket dog er en væsentlig nedbringelse af overskridelsen af servicemålet fra 2017, som var 50 uger og 6 dage. Ud af 9 sager i denne kategori blev 3 behandlet inden for servicemålet. Især en enkelt nybyggerisag, der indeholder både familie- og ungdomsboliger og dermed tæller som to tilsagn i opgørelsen (ét tilsagn for hver boligtype), belaster gennemsnittet.

For skema B-sager er servicemålet på 8 uger overskredet, da det realiserede servicemål i 2018 var 14 uger og 1 dage. Ud af i alt 13 sager i denne kategori blev 9 behandlet inden for servicemålet. En enkel sag, med et helt ekstraordinært forløb, belaster gennemsnittet langt udover normalen for denne sagstype. Hvis denne sag ikke tælles med i opgørelsen, reduceres den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra 14 uger og 1 dag til 4 uger og 3 dage.

Årsagen til, at ikke alle sager er gennemført hurtigere end servicemålene, skyldes for mange sagers vedkommende, at sagerne ofte fra ansøgers side ikke oplyses tilstrækkeligt hurtigt efter modtagelse af ansøgningen. Projekterne er desuden mere komplekse i dag end da servicemålet blev vedtaget, idet byggerierne i højere grad opføres efter den såkaldt delegerede bygherremodel og opføres i sammenhæng med privat byggeri.

Den delegerede bygherremodel betyder, at en almen boligorganisation delegerer bygherrerollen til en privat developer, idet det dog stadig er den almene boligorganisation, der er overordnet bygherre og fx ansvarlig over for kommunen i forhold til tilsagn, indberetning mv. samt overholdelse af lovgivning ved udbud og opførelse af almene boliger. Udviklingen af projekterne foregår i tæt dialog med bygherre (de almene boligorganisationer), hvorfor overskridelsen af servicemålet er aftalt med bygherre.

Fremadrettet
Forvaltningen er ved at digitalisere ansøgningsprocessen, hvilket fremover vil sikre mere fyldestgørende ansøgninger. Forventningen er, at boligorganisationerne medio 2019 vil kunne ansøge digitalt om at opføre og renovere almene boliger. Fremadrettet vil forvaltningen desuden ved indledning og opstart af byggesagen sikre en bedre forventningsafstemning med den enkelte boligorganisation om sagens forløb og om håndtering af en eventuel forsinkelse, herunder understrege vigtigheden af, at parterne leverer de nødvendige oplysninger til tiden.

§ 8-tilladelser
Med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 60 dage opfylder denne sagstype ikke servicemålet, som er 56 dage. Forvaltningen bemærker, at der er en række sager i kategorien, som ikke er fuldt oplyste ved ansøgningen, hvorfor bygherre/bygherrerådgiver er nødt til at fremskaffe yderligere information til oplysning af sagen. Den tid, sagen behandles hos bygherre eller bygherrerådgiver, tæller med i den samlede sagsbehandlingstid. Sker det, at et givent projekt undervejs skifter karakter, vil det ofte forlænge den tid, bygherre/bygherrerådgiver skal bruge på at belyse en sag, Sagerne foregår i tæt dialog med bygherre/bygherrerådgiver med henblik på en tydelig forventningsafstemning også i forhold til tidsaspektet.

Fremadrettet
Forvaltningens sagsbehandlingstid påvirkes af den tid, et projekt belyses af bygherre/bygherrerådgiver. Forvaltningen har ikke mandat til at sætte sagsbehandlingen i bero, når et projekt ligger hos en ekstern part. Det kan overvejes, om der skal åbnes op for, at sagsbehandlingstiden kan stilles i bero, når sagen ligger hos bygherre/bygherrerådgiver.

Økonomi

Denne indstilling har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Teknik- og Miljøudvalget vil primo 2020 få forelagt afrapporteringen af servicemålene for 2019.

Pernille Andersen              

         / Hans Christian Karsten

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 18. marts 2019

Indstillingen blev taget til efterretning.