Bygherrers projektpræsentation for Teknik- og Miljøudvalget

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at bygherrer kan præsentere større projekter for Teknik- og Miljøudvalget en halv time før hvert ordinært udvalgsmøde dog undtaget udvalgets budgetseminarer, buffermøder og mødedage, hvor der forinden er møde i Vejnavnenævnet. 
2. at vedlagte retningslinjer udgør grundlaget for bygherrers præsentation af større projekter for Teknik- og Miljøudvalget, jf. bilag 3.

Problemstilling

I forbindelse med Budget 2019 (A, B, C, F, I, O og V) (BR 4. oktober 2018) blev det besluttet, at "… give bygherrer med større byggeprojekter mulighed for, at få foretræde for Teknik- og Miljøudvalget tidligt i sagsforløbet. Teknik- og Miljøforvaltningen undersøger i samarbejde med Økonomiforvaltningen mulighederne for at indføre et tidligt foretræde, der øger den politiske indsigt i projekterne og samtidig øger bygherrernes forståelse for de politiske prioriteringer."

Udvalget skal tage stilling til, hvordan udvalget mødes med bygherrer, og til rammerne for møderne. jf. bilag 3.

Løsning

Forvaltningen foreslår, at bygherrer kan præsentere større projekter for Teknik- og Miljøudvalget inden hvert ordinære udvalgsmøde. Der reserveres en halv time før disse udvalgsmøder, og der afsættes 15 minutter til hver bygherre. Udvalget vil således blive præsenteret for maksimalt to byggeprojekter ad gangen. Her får bygherre mulighed for at præsentere byggeprojektet samtidig med, at udvalget får mulighed for tilkendegive prioriteringer og stille uddybende spørgsmål. Formålet med bygherres møde med udvalget er ikke en opstart på forhandlingerne omkring byggeprojektets rammer og indhold. Forvaltningens efterfølgende myndighedsbehandling kan betyde, at projektet tilrettes, fx som følge af bygge- eller miljølovgivning. Bygherres projektpræsentation skal således ske før, at der er givet hovedbyggetilladelse.

Mødet med Teknik- og Miljøudvalget sker efter først-til-mølle-princippet. Hvis der er flere end to bygherrer, der ønsker at præsentere byggeprojekter før et ordinært udvalgsmøde, vil forvaltningen oprette en venteliste til resten af udvalgsmøderne.

Udvalgsmøderne, hvor bygherrer kan mødes med udvalget i 2019, fremgår af bilag 2. Møderne er valgt, så udvalgets budgetseminarer og buffermøder friholdes. Samtidig friholdes de dag, hvor der er møde i Vejnavnenævnet, da disse møder slutter umiddelbart før Teknik- og Miljøudvalgets mødestart.

Da der er tale om en indledende præsentation af et byggeprojekt med henblik på at øge politiske indsigt og bygherres forståelse, kan bygherre ikke præsentere samme projekt for udvalget flere gange. Det er samme tilgang som ved almindelige foretræder. Sammensætning af embedsmænd, som kan deltage under bygherres møde for udvalget, er ligeledes den samme som ved almindelige foretræder. Det sikrer en fælles forståelse, når bygherrer og forvaltning senere skal samarbejde i forbindelse med byggeprojektet.

Bygherre skal 10 dage før et ordinært udvalgsmøde fremsende sin anmodning om møde med udvalget. Anmodningen skal indeholde navne på de personer, som ønsker at møde for udvalget, samt projektets titel, beliggenhed og påtænkte anvendelse.

Bygherre kan ligeledes sende baggrundsmaterialet om projektet 10 dage før det ordinære udvalgsmøde. Herved kan forvaltningen sende materialet til udvalget samtidigt med dagsordenen til udvalgsmødet, så udvalgsmedlemmerne har tid til at orientere sig i materialet inden mødet med bygherrer. Alternativt kan bygherre selv medbringe materialet til mødet med udvalget.

Da bygherres møde med Teknik- og Miljøudvalget er bygherres mulighed for at præsentere et større byggeprojekt for det politiske niveau, og således ikke er en opstart på forhandlinger om projektet, vil der ikke fra forvaltningens side ske opfølgning på bygherrers møder for udvalget.

Udvalget kan ikke beslutte, at mødet med bygherre skal ske som et foretræde i det ordinære udvalgsmøde, da dette kræver en konkret sag på mødets dagsorden jf. § 5 i udvalgets forretningsorden.

Økonomiforvaltningen har ikke bemærkninger til denne indstilling.

Økonomi

Denne indstilling har i sig selv ikke økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen offentliggør retningslinjerne på kommunens hjemmeside.

Viser retningslinjerne eller frekvensen for bygherrers møde for udvalget sig uhensigtsmæssige, vil forvaltningen ultimo 2019 tage ordningen op med henblik på en revurdering.

              Pernille Andersen

                                              /Thomas Højlt