Opfølgning på revisionsbemærkninger for regnskab 2019

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at forvaltningens handleplaner vedrørende revisionsberetning 2019, som det fremgår af løsningsafsnittet, godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen modtog den 15. juni 2020 revisionsberetningen for regnskab 2019. Teknik- og Miljøforvaltningen har i revisionsberetningen fem røde bemærkninger, som forvaltningen skal udarbejde handleplaner til. Tre af bemærkningerne er videreført fra regnskab 2018. Den fjerde bemærkning er en tilføjelse til den forvaltningsspecifikke bemærkning vedrørende takstområdet. Her er den igangværende bemærkning videreført og suppleret af en ny bemærkning vedrørende gennemførslen af tilbagebetaling på vejområdet. Den sidste bemærkning er en ny KK fælles bemærkning vedrørende IT-sikkerhed for Sharepoint.

I forhold til revisionsberetningen for regnskab 2018 er bemærkningen vedrørende administrationen af puljen til smarte investeringer blevet afsluttet.

Løsning

Som opfølgning på revisionsberetningen for 2019 har Teknik- og Miljøforvaltningen beskrevet handleplaner for fem bemærkninger, som kan ses nedenfor. Handleplanerne er beskrevet nærmere i bilag 2.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (KK fælles bemærkning)

Bemærkningen er en KK fælles bemærkning, som er videreført fra regnskab 2018. I bemærkningen henstiller revisionen, at forvaltningerne styrker indsatsen for at overholde Økonomi- og Indenrigsministeriets konteringsregler og dokumentationskravene i økonomisystemet.

Teknik- og Miljøforvaltningen har pr. september 2019 igangsat et større program om ”Styrket Økonomistyring”. Programmet indeholder i alt 14 projekter, hvori der blandt andet arbejdes med registreringsramme, regnskab og budgetopfølgning. Som en del af programmet bliver der udviklet konteringsvejledninger og der vil blive fastlagt retningslinjer for tilsyn i forbindelse med budgetopfølgningen. Herudover er der i programmet et særligt fokus på kompetenceudvikling, som blandt andet skal sikre, at opdaterede konteringsvejledninger og krav til fakturadokumentation implementeres i praksis. Sideløbende med dette arbejde har forvaltningen fokus på indkøbsområdet i forlængelse af både projektet ”Styrket Indkøbsorganisering”, samt projektet ”Betaling til tiden”, hvor der også er fokus på korrekt og rettidig behandling af fakturaer. Foruden disse indsatser medvirker forvaltningen i en række fælles projekter iværksat af Økonomiforvaltningen omkring den fremtidige anvendelse af Kvantum, herunder arbejdet med en ny konteringsvejledning for artskonti på tværs af forvaltningerne.

Kommunens regler for indkøb (KK fælles bemærkning)

Bemærkningen er en KK fælles bemærkning, som er videreført fra regnskab 2018. Det er Økonomiforvaltningen og Indkøbskredsen (fælles forum for forvaltningernes indkøbschefer), der har det overordnede ansvar for kommunens fælles mål på indkøbsområdet samt implementeringen af Kvantum på indkøbsområdet. I bemærkningen henstiller revisionen til, at forvaltningerne sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger for indkøbsområdet realiseres.

Forvaltningen har stort fokus på at sikre øget compliance på indkøbsområdet og konkurrenceudsættelse med månedlig ledelsesmæssig opfølgning. På tværs af forvaltningen bliver der hver måned fulgt op på handleplaner i Afdelingerne,som indeholder konkrete tiltag for både højere aftaledækning og øget anvendelse af Kvantum Indkøb. Teknik- og Miljøforvaltningen er i forbindelse med projektet ”Styrket indkøbsorganisering” ansvarlig for kategorierne ”Køretøjer og materiel”, ”Vej og Park” samt ”Renovation” på tværs af Københavns Kommune. Her vil der være fokus på konkurrenceudsættelse af aftaler på tværs og effektiviseringer. Teknik- og Miljøforvaltningen vil herudover fortsat deltage aktivt i, og støtte op om, de fælles beslutninger og delmål, som forvaltningerne i fællesskab vedtager i Indkøbskredsen.

Takster TMF – Takster (forvaltningsspecifik bemærkning)

Bemærkningen er en forvaltningsspecifik opfølgning på Borgerrepræsentations beslutning den 21. juni 2018 om genberegning af alle forvaltningens takster. I bemærkningen henstiller revisionen, at det sikres, at forvaltningens eksterne og interne takster er lovlige, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag.

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. januar 2019 EY’s eksterne analyserapport af forvaltningens takster, gebyrer og priser og godkendte forvaltningens handleplan for det videre arbejde. Bemærkningen er videreført, da forvaltningens handleplan er flerårig.

Forvaltningen følger handleplanen, som Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 28. januar 2019. Arbejdet med beregningen af takster for 2021 er gennemført og takstkataloget for 2021 blev godkendt af Teknik- og Miljøudvalget den 25. maj 2020.

Forvaltningens handleplan indebærer, at der arbejdes videre med yderligere at forbedre datagrundlaget i form af øget anvendelse af tidsregistreringer, samt fortsat udvikling af en samlet beregningsmodel med større gennemsigtighed. Herudover deltager forvaltningen i det KK fælles arbejde om interne priser. Principperne herfra vil blive indarbejdet i forvaltningens priser for 2021. Den igangværende indsats understøttes også af forvaltningens program om ”Styrket Økonomistyring”, som indeholder projekter om overhead, timepriser og beregning af enhedspriser.

Takster TMF – Tilbagebetalingskrav takster (forvaltningsspecifik bemærkning)

Bemærkningen er en forvaltningsspecifik bemærkning, som er ny i revisionsberetningen for regnskab 2019. I bemærkningen henstilles det, at tilbagebetalingen for fem de sagsområder: 1) Reklameskilte, 2) Stilladsreklamer og billboards, 3) Containere og materiel, 4) Grundværdiafgifter og 5) Murankre opgøres endeligt og gennemføres.

Teknik- og Miljøforvaltningen har i foråret 2020 drøftet de nærmere beregningsprincipper for tilbagebetalingen af de for højt opkrævede takster med Intern Revision.

Tilbagebetalingen for 1) Reklameskilte, 2) Stilladsreklamer og billboards og 5) Murankre forløber planmæssigt og forventes at være gennemført i efteråret 2020. For 3) Containere og materiel er der faldet dom i Østre Landsret den 3. juli 2020. Dommen giver anledning til en opdatering af tilbagebetalingsprincipper og tidsplan, som forventes at foreligge ultimo august 2020. Teknik- og Miljøudvalget vil modtage særskilt orientering omkring tidsplan og tilbagebetalingsbeløb. For 4) Grundværdiafgifter afventes tilbagemelding fra Ankestyrelsen. Forvaltningen har rykket for svar på hvornår Ankestyrelsen forventer at behandle sagen.

Sharepoint (KK fælles bemærkning)

Bemærkningen er en KK fælles bemærkning, som er ny i revisionsberetningen for regnskab 2019. I bemærkningen henstiller revisionen, at det forvaltningsfælles oprydningsprojekt omkring beskyttelse af person- og værdioplysninger i Sharepoint gennemføres.

Teknik- og Miljøforvaltningen har gennemført projektet for oprydning i Sharepoint, hvor resultatet blev ca. 1,8 mio. filer slettet, mere end 1 mio. unikke rettigheder fjernet på mappe- og filniveau (dvs. alle unikke rettigheder) og overordnet adgang til Sharepoint-sites håndteret, så kun dem der skal have adgang har adgang. Samtidig er gruppeejere udpeget dataansvarlige er identificeret. 

Teknik- og Miljøforvaltningen fortsætter med at rydde op i Sharepoint i arbejdet med at bygge en ny struktur for Microsoft 365-grupper og Sharepoint-sites. Herved sikres både at der journaliseres korrekt og at antallet af filer gemt i SharePoint nedbringes yderligere.

De fulde revisionsbemærkninger med forvaltningens handleplaner til Økonomiforvaltningen fremgår af bilag 2. Den samlede revisionsberetning for hele kommunen fremgår af bilag 3.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces