Investeringsforslag til Budget 2025

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til to investeringsforslag med henblik på at beslutte, hvorvidt forslagene skal indgå i forhandlingerne om Budget 2025.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at investeringsforslag ”Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter” indgår i forhandlingerne om Budget 2025.
2. at investeringsforslaget ”Opsætning af lyn- og hurtiglade-infrastruktur’” indgår i forhandlingerne om Budget 2025.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget forelægges to investeringsforslag og skal tage stilling til, hvorvidt forslagene skal indgå i forhandlingerne om Budget 2025.

Investeringsforslaget vedrørende ’Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter’ medfører en større administrativ effektivisering i Teknik- og Miljøforvaltningen. Forslaget skaber bedre udnyttelse af forvaltningens administrative kvadratmeter gennem aktivitetsbaseret indretning.

Investeringsforslaget vedrørende ’Opsætning af lyn- og hurtiglade-infrastruktur’ er udarbejdet på baggrund af hensigtserklæring vedtaget i Overførselssagen 2021-2022, hvor det blev det besluttet at gennemføre en kortlægning af mulige placeringer af lyn- og hurtiglade-standere i Københavns Kommune.

Kortlægningen viste, at der vil være behov for 100 og 400 lyn- og hurtiglade-standere på offentlige kommunale arealer. Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 22. april indstillingen om resultaterne af kortlægningen og besluttede at oversende etablering af lyn- og hurtiglade-infrastruktur og opstilling af ladeinfrastruktur på erhvervsplaser til forhandlingerne om budget 2025.

Løsning

Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter

Investeringsforsaget omhandler en omlægning af forvaltningens administrative kvadratmeter ved implementering af aktivitetsbaseret indretning i forvaltningens administrative ejendomme. Investeringsforslaget er vedlagt som bilag 1.

Investeringscasen er baseret på en foranalyse, hvor det vurderes, at størstedelen af forvaltningens medarbejdere kan samles i Njalsgården ved at overgå til aktivitetsbaseret indretning. Foranalysen er udarbejdet i samarbejde med KEJD, og dermed er der inddraget erfaringer fra andre forvaltninger, der har implementeret aktivitetsbaseret indretning. Der er tidligere vedtaget en pilotcase med aktivitetsbaseret indretning i forvaltningens ene fagafdeling, der nu udvides til hele forvaltningen.

Ved at implementere aktivitetsbaseret indretning skal projektet bidrage med gevinster i form af en indretning, der understøtter en fleksibel og behovsorienteret arbejdsplads med et møbelvalg, som vægter fleksibilitet og justerbarhed og let lader sig tilpasse arbejdspladsens behov. Det skal danne ramme for et attraktivt arbejdsmiljø, hvor en moderne og mere ensartet indretningsstil er tilpasset de mange aktiviteter, der knytter sig til forvaltningens faglige opgaver.

Effektiviseringspotentialet er vurderet til 6,7 mio.kr. i 2026 stigende til 10,8 mio.kr. i 2027 og frem. Effektiviseringen vedrører hovedsageligt huslejebesparelser. Der vil samtidigt også være effektivisering af udgifter til rengøring og Facility Service ydelser.

Opsætning af lyn- og hurtiglade-infrastruktur 

Med investeringsforslaget opsættes lyn- og hurtiglade-infrastruktur på offentlige arealer i eksisterende byrum og normalladere på offentlige vejarealer ved eksisterende erhvervspladser. Ved forelæggelse af initiativerne som investeringsforslag finansieres udgifterne gennem investeringspuljen og finansieres dermed gennem effektiviseringerne. Investeringsforslaget er vedlagt som bilag 2.

Forvaltningen vil gennemføre et udbud, hvor den vindende ladeoperatører lejer et afgrænset parkeringsareal på hver af de udbudte parkeringspladser. Lejen medfører en effektivisering som følge af lejeindtægter svarende til 0,6 mio. kr. i 2026 og 1,2 mio. kr. ved varig indfasning. Lade-operatørerne har de fleste af udgifterne til opsætning af ladestandere og opnår en indtægt ved salg af strøm. Forvaltningen forventer, at det er muligt at opstille 16  ladestandere i perioden 2025-2027. Alle ladestandere vil være offentligt tilgængelige og blive inkorporeret i det eksisterende byrum.

For at sikre etablering af flest mulige lyn- og hurtigladestandere, vil forvaltningen efter endt udbud vurdere, om det estimerede antal lyn- og hurtigladestandere er korrekt. Hvis det er muligt at etablere flere lyn- og hurtiglade-standere end forventet, vil forvaltningen lægge et revideret investeringsforslag. Forvaltningen vil ligeledes forelægge et revideret effektiviseringsforslag for udvalget, hvis indtægten fra udlejning af parkeringsarealerne viser sig højere end forventet.

Høringssvar

Teknik og Miljøforvaltningen har gennemført høringsproces vedr. investeringscasene. Investerings-casene har været til høring i Københavns Kommunes Råd (Udsatterådet, Handicaprådet, Ungerådet, Ældrerådet og Frivilligrådet). Handicaprådet har, som det eneste af Kommunens Råd, afleveret et skriftligt høringssvar til investeringscasen ”Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter”.

Handicaprådet gør i høringssvaret opmærksom på, at ansatte eller besøgende i kørestol har svært ved at bevæge sig rundt i de administrative bygninger på Njalsgade og Islands Brygge. Rådet bemærker en række punkter til mulige forbedringer og beder forvaltningen forholde sig til, hvordan tilgængeligheden for mennesker med et fysisk handicap kan forbedres. I forbindelse med implementering af aktivitetsbaseret indretning og de planlagte indretningsbaserede ombygninger indtænkes både tilgængelighed og funktionalitet for mennesker med et fysisk handicap. Forvaltningen vil ligeledes tage opmærksomhedspunkterne med i processen med renoveringen i forbindelse med optagelse af internt lån, således øget tilgængelighed også indgår i det kommende renoveringsprojekt.

Teknik og Miljøforvaltningens MED udvalg har behandlet investeringscasene den 21. maj 2024, og deres høringssvar er vedhæftet denne indstilling som bilag 3.

Til investeringsforslaget Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter giver TMF-MED udtryk for, at det giver mening at indrette arbejdspladsen aktivitetsbaseret og samtidig høste besparelse, hvorfor ABI fremstår som en fornuftig beslutning. Forvaltningen har på baggrund af høringssvaret revideret investeringscasen således, at TMF MED’s høringssvar er afspejlet.

TMF-MED giver udtryk for, at de er bekymrede for, om 52% ratio på skriveborde er underdimensioneret ift. medarbejdernes behov. Forvaltningen vurderer imidlertid, at der er lagt en tilstrækkelig buffer ind i beregningerne, for at der ikke bliver udfordringer med antallet af skriveborde til medarbejderne.  Behovsanalysen viste, at 27 % af bygningens skriveborde gennemsnitligt var i brug. Den gennemsnitlige brug svingede mellem 19 %, da der var mest tomt, og 41 %, da der var mest fyldt. Med en ratio 52 er der dermed indlagt en buffer, som er sat til at kunne håndtere flere fremmødte medarbejdere end det højest oplevede gennemsnit. Forvaltningen har udfoldet begrundelsen for den valgte ratio i investeringscasen. 

TMF-MED giver udtryk for, at udgifter til hjemmearbejde bør indtænkes i løsningen som arbejdsgiverbetalt. Da niveauet for hjemarbejde baserer sig på gældende praksis i dag og ikke forventes at medføre forøgelse af hjemarbejdsdage, er dette præciseret i casen, men ikke indregnet i casen. Ligeledes gives der i høringssvaret udtryk for, at det er uheldigt, at målingerne af antallet af tilstedeværende blev gennemført i uge 6, hvor mange holdt vinterferie. Forvaltningen vurderer, at målingerne er repræsentative. Begrundelserne herfor er præciseret i investeringscasen.

TMF-MED efterlyser medarbejderrepræsentation i implementeringen af tiltaget. Forvaltningen vil, såfremt investeringscasen vedtages i Budget 2025, sikre medarbejderrepræsentationen i implementeringen.

Økonomi

Nedenstående tabeller viser det samlede investeringsbehov, der ansøges om i investeringspuljen samt netto effektiviseringer fra forslagene.

Tabel 1 Investeringsbehov i investeringsforslagene

1.000 kr. 2025 p/l	Bevilling	2025	2026
Samlet serviceinvestering i ’Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter’	Service	6.854	5.659
Samlet anlægsinvestering i ’Arealoptimering af forvaltningens administrative kvadratmeter’	Anlæg	14.746	17.878
Samlet serviceinvestering i ’Opsætning af lyn- og hurtigladeinfrastruktur’	Service	1.251	526
Samlet anlægsinvestering i ’Opsætning af lyn- og hurtigladeinfrastruktur’	Anlæg	39	167
Samlede implementeringsomkostninger		22.890	24.230

Tabel 2 Nettoeffektiviseringer på serviceudgifter i investeringsforslagene

1.000 kr. 2025 p/l	2025	2026	2027	2028	2029	2030
Samlede effektiviseringer i ’Arealoptimering af forvaltningen administrative kvadratmeter’	0	-6.732	-10.772	-10.772	-10.772	-10.772
Samlede effektiviseringer i ’Opsætning af lyn- og ladeinfrastruktur’	0	-585	-1.170	-1.170	-1.170	-1.170
Effektivisering i alt	0	-7.317	-11.942	-11.942	-11.942	-11.942

Samlet set bidrager de to investeringscases til en samlet effektivisering på 7,3 mio. kr. i 2026 og 11,9 mio. kr. fra 2027 og frem. Heraf udgør 6,7 mio. kr. i 2025 og 10,8 mio. kr. varigt en administrative besparelse.

Teknik- og Miljøudvalget skal på mødet den 17. juni 2024 behandle sag om optagelse af internt lån til renovering af forvaltningens bygninger. Forvaltningen anbefaler, at bygningerne renoveres i forbindelse med, at forvaltningen implementerer aktivitetsbaseret indretning. Forvaltningen indstiller i sagen om optagelse af lån til at foretage vedligehold på forvaltningens bygninger, at afdragene på lånet i 2026 til 2032 finansieres med effektiviseringerne i denne sag. Den resterende del af effektiviseringsprovenuet vil indgå i budgetlægningen for 2026 i forbindelse med udvalgets budgetbidrag. Vælger udvalget at afvise optagelse af internt lån, vil hele provenuet fra investeringsforslagene blive anvendt i budgetlægningen.

Politisk handlerum

• Udvalget har mulighed for at godkende eller afvise investeringsforslagene.
• Udvalget har desuden mulighed for at bede om ændringer til investeringsforslaget. Hvis der ønskes ændringer til investeringsforslaget, vil de medføre, at de udskydes til forhandlingerne om overførelsessagen 2024-2025.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil investeringsforslaget blive forelagt til forhandlingerne om Budget 2025 med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljen.

Søren Wille

                      / Marie-Louise Kudsk Hædersdal

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 17. juni 2024

 

 

Et samlet udvalg stillede følgende ændringsforslag (ÆF1) som tilføjelse til 2. at-punkt:

 

"dog således, at udvalget får en evaluering af processen efter et halvt år".

 

Ændringsforslaget (ÆF1) blev vedtaget uden afstemning.

 

 

Et samlet udvalg stillede følgende ændringsforslag (ÆF2) som tilføjelse til 2. at-punkt:

 

”dog således, at det tydeliggøres i udbudsprocessen, at der kan bydes på mere end 16 lyn- og hurtigladere.”

 

Ændringsforslaget (ÆF2) blev vedtaget uden afstemning.

 

Den således ændrede indstilling blev godkendt uden afstemning.