Genoprettelse af frivillighedskoordinatorfunktionen

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at redegørelsen om frivillighedskoordinatoren som beskrevet i Løsningen tages til efterretning.
    
   Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
    
2. at der hermed er gjort op med medlemsforslaget stillet af Alternativet på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 29. april 2019.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget godkendte på mødet d. 29. april 2019 følgende medlemsforslag Alternativet (Bilag 1):

At Teknik- og Miljøudvalget pålægger Teknik- og Miljøforvaltningen at udarbejde en indstilling til politisk behandling, der redegør for konsekvenserne af nedlæggelsen af frivillighedskoordinatorstillingen og redegør for, hvordan vi fra 2020 sikrer, at frivillighedskoordinationsfunktionen genoprettes og udvides, således at kommunen yder frivillige grupper den relevante støtte og yderligere laver opsøgende arbejde for at understøtte etableringen af nye, grønne frivillighedsprojekter.

Løsning

Konsekvenser af nedlæggelsen af stillingen som frivillighedskoordinator
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning om at nedlægge funktionen som frivilligkoordinator i forbindelse med udmøntningen af budgettet for 2019 d. 19. november 2019 har betydet følgende på frivilligområdet:

• Der oprettes ingen nye grønne frivillighedsprojekter.

• Forvaltningens udstyr til brug for frivillige affaldsindsamlinger og frivillige naturplejeevents er i marts 2019 overgået til lokaludvalgene. Forvaltningen henviser derfor borgere, der ønsker at låne udstyr til lokaludvalgene. Ligesom forvaltningen oplyser borgerne om, hvordan indsamlet affald kan bortskaffes. 

• Den ene af forvaltningens to trailere, der har været knyttet til de frivillige aktiviteter, er under overdragelse til Kultur- og Fritidsforvaltningen, mens den anden påtænkes solgt.

• Endelig har forvaltningen indledt en dialogmøderække med de grønne frivillige projekter med henblik på at afdække mulighederne for, at igangværende projekter kan fortsætte.

   

Dialogmøder med grønne frivillige projekter
Forvaltningen har i perioden fra ca. 1. marts 2019 og til dato gennemført i alt 26 møder. Der udestår endnu et møde. Af de resterende projekter har det ikke været muligt at få kontakt med eller finde mødedeltagere i fire projekter, mens syv projekter enten er lukket ned, eller har lagt sig sammen med et andet projekt. Listen over samtlige projekter findes i bilag 2.

Af de 26 projekter, som forvaltningen indtil videre har haft møde med, har et projekt tilkendegivet selv at ville lukke, idet der ikke længere er tilstrækkeligt frivillige til at drive projektet. Andre fire projekter har i dag primært karakter af samarbejde internt i forvaltningen mellem forvaltningen og andre forvaltninger i Københavns Kommune eller selvejende daginstitutioner. Det drejer sig om projekter, der typisk er startet som et samarbejde mellem for eksempel et frivilligt projekt og en bemandet legeplads, men som i dag primært er forankret på legepladsen, eller som et samarbejde mellem forvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningens naturvejledere. Disse fire projekter vurderer forvaltningen i dag ikke bør indgå som en del af frivilligområdet, men i stedet løftes som almindelige samarbejdsprojekter mellem forvaltninger.

Dialogmøderne har vist, at de eksisterende mindst 21 grønne frivillighedsprojekter er udfordret og har brug for et samarbejde med forvaltningen på primært to punkter:

• Hjælp med det administrative arbejde i forhold til kontakten med kommunen. Det er typisk i forbindelse med projekternes start, ved fornyelse af aftaler, ved ønsker om udvidede aktiviteter, i forbindelse med tilladelser og lignende myndighedsforhold osv. Det er navnlig på dette punkt, at frivillighedskoordinatoren har spillet en væsentlig rolle.

• Hjælp med det løbende daglige samarbejde i de lokale områder, mellem projekterne og byrumsforvalter, gartner og/eller andre driftsmedarbejdere.

   

Sammenfattende om dialogmøderne
Status for de grønne frivillige projekter er, at det vurderes, at mindst 21 af projekterne (idet der fortsat udestår møde med et projekt) på nuværende tidspunkt vil kunne fortsætte i deres eksisterende form. Da projekterne har overstået den indledende og meget ressourcekrævende opstartsperiode med for eksempel projektundersøgelse, myndighedsgodkendelser, koordinering med forvaltningens drift mm., vurderer forvaltningen, at de er selvkørende i forhold til deres løbende drift. Efter den indledende opstartsfase sker det løbende daglige samarbejde ofte med forvaltningens lokale medarbejdere i området. Frivillighedskoordinatoren har været projekternes indgang til forvaltningen og har bistået med hjælp til koordinering af det løbende administrative arbejde og de problemstillinger, som kan opstå i forhold til eksempelvis søgning af tilladelser på tværs af forvaltningen, behov for udstyr eller ønsker om udvidelse eller ændringer af aktiviteterne, så de frivillige har kunne fokusere på indholdet i de enkelte frivillighedsprojekter fremfor det administrative. De administrative opgaver skal projekterne nu selv håndtere. Ligeledes bør det bemærkes, at flere af projekternes aftaler/kontrakter er udløbet, endnu ikke er indgået eller udløber frem mod 2021. Forvaltningen vil fortsat have en myndighedsmæssig forpligtelse gennem tilsyn med projekterne.

For de sidste projekter gælder det:

• Fire projekter har det trods gentagne henvendelser ikke været muligt at få kontakt med. Disse projekter må således betragtes som ophørt.

• Seks projekter var ved årsskiftet lukket ned af egen drift, mens et sidste syvende havde lagt sig ind under et andet projekt.

Forenkling af det aftalemæssige grundlag.
I forbindelse med dialogmøderne har forvaltningen gennemgået det aftalemæssige grundlag mellem forvaltningen og frivilligprojekterne. Udover at flere kontrakter ikke er indgået, udløbet eller udløber inden 2021, viser gennemgangen, at der gennem tiderne er indgået forskellige typer af kontrakter, hvor der er stillet forskellige formelle, juridiske og indholdsmæssige krav til projekterne. På den baggrund vurderer forvaltningen, at der skal udformes et nyt, konsistent og mere forenklet grundlag for projekternes virke på kommunens arealer, som sammenfatter forvaltningens lovgivnings- og myndighedsmæssige forpligtelser og tager højde for bl.a. Borgerrepræsentationens beslutning 22. august 2013 om, at der skal indgås lejekontrakter ved udlejning af kommunale arealer. Et mere lettilgængeligt og enkelt administrativt grundlag for de frivillige vil dels lette de frivilliges opgaver, dels minimere forvaltningens juridiske og formelle forpligtelser og dermed sikre det aftalemæssige grundlag nu og fremadrettet.

Genindsættelse af frivillighedskoordinatoren
En genindførelse af frivilligkoordinatoren fra 2020 vil betyde, at de på nuværende tidspunkt eksisterende grønne frivillige projekter i byen fortsat kan understøttes fra Teknik- og Miljøforvaltningen, og at der lettere vil kunne etableres nye grønne frivilligprojekter. Frivillighedskoordinatoren vil tillige kunne få til opgave at udforme og vedligeholde et forenklet administrationsgrundlag, som sætter rammerne for de eksisterende og fremtidige frivillighedsprojekter og sikre, at de eksisterende projekter får fornyet deres aftaler/kontrakter. De eksisterende projekter vil kunne udbygge deres aktiviteter, ligesom flere projekter vil kunne etableres.

 Frivilligkoordinatoren vil igen være de frivilliges indgang til forvaltningen, og vil håndtere de administrative problemstillinger for de frivillige. Dette sikrer, at frivilligprojekterne i størst muligt omfang kan fokusere på deres respektive projekter. Koordinatorens administrative understøttelse vil bestå af særligt det, som frivillighedsprojekterne selv efterspørger i forbindelse med dialogrunden:

• Bistand i forbindelse med ansøgning om tilladelser og dispensationer

• Udformning af aftaler/kontrakter mellem kommunen og projekterne

• Hjælp til at håndtere spørgsmål om forsikring og arbejdsmiljø

• Koordinering med de lokale driftsenheder i forvaltningen om eksempelvis bortskaffelse af affald og vedligehold af hegn.

Det er forvaltningens vurdering, at der blandt borgerne er en stor interesse for på frivillig basis at få mulighed for at benytte byens rum og ikke mindst grønne områder. Det gælder både mht. etablering af aktiviteter, der ligner de eksisterende, men også mht. nye kreative udfoldelsesmuligheder. En udvidelse af frivilligkoordineringen vil betyde, at forvaltningen i højere grad kan gå ind i en direkte understøttelse af nye projekter ved hjælp til for eksempel udstyr, plantekasser samt gennemførelse af opsøgende indsatser via forskellige fora som eksempelvis lokaludvalg og miljøpunkter for at oplyse og informere om mulighederne for at etablere frivillige projekter. En udvidet frivilligkoordinering vil samtidig kunne understøtte frivilliges mulighed for at afholde fx affaldsindsamlingsevents.

Ud over at støtte borgernes stigende ønske om at engagere sig i pasning og udvikling af byen vil en genindførelse og udvidelse af frivilligkoordinatorfunktionen støtte målsætningerne i Strategi for Bynatur. Ligeledes understøtter forslaget målsætningerne i Fællesskab København om, at der inden 2025 skal ske en fordobling i antallet af frivillige, der deltager i udvikling, pleje og vedligehold af byen, og at 75 % af Københavnerne skal opleve København som en grøn by, og hvor 70 % af københavnerne skal opleve gode muligheder for at involvere sig lokalt.

Økonomi

En genoprettelse af frivillighedskoordinatoren vil betyde, at der skal afsættes midler til et årsværk svarende til 0,7 mio. kr. årligt. Som en udvidelse af frivilligkoordineringen vil forvaltningen foreslå, at der endvidere afsættes midler til studentermedhjælp eller lignende svarende til 0,3 mio. kr. årligt. Endeligt skal der afsættes midler til konkret understøttelse af frivilligprojekter gennem udstyr, plantekasser, hegn osv. svarende til 0,2 mio. kr. årligt.

Videre proces

Forvaltningen vil søge udgifterne til en genindsættelse af frivillighedskoordinatoren i forbindelse med Budget 2020. Alle dialogmøder samt forvaltningens øvrige afdækning af frivilligområdet vil blive samlet afrapporteret inden udgangen af august måned 2019. Til brug for den nævnte afdækning har forvaltningen gennemført forespørgsler hos lokaludvalg og miljøpunkter med henblik på hos dem at identificere muligheder for, at lokaludvalg og miljøpunkter vil kunne indgå i det løbende samarbejde med de grønne frivillige projekter og dermed reducere behovet for understøttelse i Teknik- og Miljøforvaltningen. Svarene foreligger ikke endnu, men vil indgå i den samlede afrapportering i august 2019.

Michel Schilling
                                                                 /Jon Pape