Analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder, fase 2, i Teknik- og Miljøforvaltningen

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til Ernst & Youngs (EY) samlede afrapportering på budgetanalysens fase 2, forvaltningens handleplan og status på Borgerrepræsentationens beslutning om at gennemføre en takst- og budgetanalyse.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget godkender,

1. at EY’s samlede afrapportering på omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen, jf. bilag 3a, 3b og 3c, godkendes.
2. at Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter tiltag til at kvalificere og indfri EY’s identificerede effektiviseringspotentialer og fortsætter arbejdet med at indfri egne identificerede effektiviseringspotentialer på forvaltningens administrations- og myndighedsområder, jf. bilag 6.
3. at der hermed er gjort op med det ændrede medlemsforslag fra Det Konservative Folkeparti, Venstre, Liberal Alliance og Dansk Folkeparti om, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal genberegne alle forvaltningens takster samt gennemføre en budgetanalyse af omkostningseffektiviteten i forvaltningen på såvel takst- som skattefinansierede driftsområder (BR 21. juni 2018), jf. bilag 1 og 2.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget sendte den 29. april 2019 sagen om omkostningseffektiviteten på Teknik- og Miljøforvaltningens administrations- og myndighedsområder tilbage til forvaltningen med henblik på yderligere oplysninger. Dette gjaldt blandt andet beregninger af alle de områder, hvor EY har vurderet, at der er et effektiviseringspotentiale, men hvor styregruppen for takst- og budgetanalysen havde besluttet, at forvaltningen selv skulle arbejde videre med beregning af jord- og affaldsområdet, lønområdet samt lokalplansområdet.

Teknik- og Miljøudvalget skal i denne sag tage stilling til EY’s samlede afrapportering på budgetanalysens fase 2, herunder forvaltningens arbejde med at kvalificere EY’s effektiviseringspotentialer og indfri forvaltningens egne identificerede potentialer og endelig tage stilling til status på Borgerrepræsentationens beslutning om at gennemføre en takst- og budgetanalyse.

Løsning

Forvaltningen har indarbejdet følgende oplysninger i sagen om budgetanalysens fase 2, som Teknik-og Miljøudvalget behandlede den 29. april 2019:

• Kommissoriet for takst- og budgetanalysen.
• Beregninger af effektiviseringspotentialerne for de administrations- og myndighedsområder, som EY har vurderet har et potentiale, men som styregruppen for takst- og budgetanalysen havde besluttet, at forvaltningen selv skulle arbejde videre med at beregne konkrete potentialer.
• Afklaring af, om effektiviseringsforslagene på forvaltningens administrations- og myndighedsområder påvirker serviceniveauer.
• Samlet oversigt over EY’s identificerede effektiviseringspotentialer i budgetanalysen fase 1 og 2 samt de potentialer, som forvaltningen selv har identificeret på hele forvaltningens område og igangsat arbejdet med at indfri.

I det følgende beskrives endvidere EY’s afrapportering på omkostningseffektiviteten og de identificerede effektiviseringspotentialer på forvaltningens administrations- og myndighedsområder.

Kommissorium for styregruppen for takst- og budgetanalysen

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 13. august 2018 sagen ”Genberegning af alle takster, gebyrer og priser og budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på driftsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen”, herunder kommissoriet for takst- og budgetanalysen, jf. bilag 8. Teknik- og Miljøudvalget besluttede i den forbindelse, at der blev nedsat en administrative styregruppe, som analysens beslutningsorgan. Jf. kommissoriet blev det besluttet, at styregruppen bestod af repræsentanter fra Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Intern Revision som observatør. Styregruppen har haft det overordnede ansvar for, at analyserne er gennemført i henhold til handleplanen og de politiske beslutninger. I den forbindelse har styregruppen blandt andet godkendt metoden for takst- og budgetanalysen og udvalgt de områder, EY har udarbejdet potentialeberegninger for i budgetanalysen. Endelig har styregruppen godkendt den endelige rapport fra EY.

EY’s vurdering af omkostningseffektivitet og effektiviseringspotentialer på administrations- og myndighedsområder

Styregruppen har udvalgt en række områder til dybdegående analyser på forvaltningens administrations- og myndighedsområder. De udvalgte områder udgør 89,9 % af den samlede bevilling på 693,7 mio. kr., som er genstandsfelt for EY’s analyse af omkostningseffektiviteten. Styregruppen har godkendt, at EY ikke analyserer de resterende 10,1 % af bevillingen, som dækker over myndighedsopgaver som trafik, byliv, vand og VVM, tilladelser til vejændringer og gravetilladelser. Dette er myndighedsopgaver, som enten har små bevillinger eller er kontraktbunde. Dermed vil eventuelle effektiviseringspotentialer være små eller først kunne realiseres efter kontraktudløb. Forvaltningen vil løbende følge op på, om der opstår realiserbare effektiviseringspotentialer.

EY vurderer, at 53 % af bevillingen, hvor der er gennemført dybdegående analyser, har en meget høj, høj eller nogen grad af omkostningseffektivitet, mens 47 % har en lav grad af omkostningseffektivitet, jf. bilag 4. Ingen af de analyserede områder har en meget lav grad af omkostningseffektivitet.

Styregruppen har på baggrund af EY’s vurdering af omkostningseffektiviteten udvalgt fem områder, hvor EY har beregnet effektiviseringspotentialer. EY har i alt beregnet 11 effektiviseringsforslag med et samlet potentiale på 31,8-48,4 mio. kr. ved fuld indfasning efter fem år, jf. bilag 5. Effektiviseringspotentialet udgør 6,3-9,6 % af den samlede bevilling på 502,0 mio. kr., som er bevillingen for de fem udvalgte områder. Den analyserede bevilling dækker både over administrations- og myndighedsområder samt opgaver på tværs af forvaltningen, fx lønområdet. EY oplyser, at størrelsen på det identificerede effektiviseringspotentiale er normalt for en organisation som Teknik- og Miljøforvaltningen, ligesom niveauet svarer til, hvad EY normalt identificerer i deres budgetanalyser.

Effektiviseringsforslagene er baseret på 2018-regnskabsdata, og forslagene er dermed ikke korrigeret for budgetreduktioner i 2019 og frem, som kan reducere effektiviseringspotentialerne, jf. bilag 7.

EY har identificeret effektiviseringspotentialet med følgende overordnede anbefalinger:

• Udnyttelse af nye teknologier, fx robotics-teknologi på manuelle, administrative processer og nummerpladescanning på parkeringsområdet samt udvikling af en samlet strategi for at udnytte de betydelige digitale muligheder på teknik- og miljøområdet i de kommende år.
• Højere grad af opgavesamling og mere effektive processer på de administrative støttefunktioner.
• Fuld gevinstrealisering af allerede igangsatte initiativer, fx implementering af Kvantum.

Forvaltningen vil igangsætte arbejdet med at kvalificere og indfri EY’s identificerede potentialer samt de potentialer, som forvaltningen allerede selv har identificeret, jf. bilag 6.

Vurdering af EY’s effektiviseringspotentialers påvirkning af serviceniveauer

EY har ikke vurderet, hvorvidt de identificerede effektiviseringspotentialer realiseres gennem ændringer i serviceniveauer. I budgetanalysens fase 1 fremgik det modsat, at forvaltningen kan blive mere omkostningseffektiv ved at harmonisere serviceniveauerne på forvaltningens klassiske driftsområder. Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at hovedparten af effektiviseringsforslagene i budgetanalysens fase 2 ikke vil påvirke serviceniveauer. Dette skyldes, at EY’s forslag indebærer, at forvaltningen arbejder smartere og udfører opgaverne for færre midler ved blandt andet at udnytte potentialerne ved digitalisering. Den oplevede service for borgere og virksomheder kan dog blive påvirket af, at digitalisering og færre kommunikationskanaler vil medføre, at der ikke i samme grad er en personlig kontakt ved henvendelser til forvaltningen.

Forvaltningen vil orientere Teknik- og Miljøudvalget, såfremt realiseringen af effektiviseringspotentialerne påvirker serviceniveauer. Dette vil fremgå af de konkrete investeringsforslag, når de forelægges udvalget til endelig godkendelse.

Forvaltningens samlede katalog for at sikre omkostningseffektivitet

Samlet vurderer EY, at der er effektiviseringspotentialer for i alt 107,3-123,9 mio. kr. i budgetanalysens fase 1 og 2 ved fuld indfasning af effektiviseringsforslagene, jf. tabel 1 og bilag 9. Forslagene er forbundet med stor usikkerhed, og forvaltningen er i gang med at kvalificere potentialerne, herunder at korrigere for de realiserede besparelser på administration, der blev gennemført i budgetudmøntningen for 2019 (TMU 19. november 2018), jf. bilag 7. Endvidere forelægges Teknik- og Miljøudvalget en sag i 3. kvartal 2019 om fastsættelse af serviceniveauer på forvaltningens klassiske driftsområder, der samtidig vil medføre en fastsættelse af størrelsen på de potentialer, der kan realiseres gennem EY’s effektiviseringsforslag i budgetanalysens fase 1.

Forvaltningen forventer herudover at udarbejde to effektiviseringsforslag med et potentiale på i alt 1,0 mio. kr. ved fuld indfasning til forhandlingerne om Budget 2020, som forelægges Teknik- og Miljøudvalget den 19. august 2019. Disse effektiviseringer er en del af forvaltningens arbejde med omstillingsstrategien, hvor forvaltningen løbende har fokus på at løse kerneopgaverne omkostningseffektivt.

Der er derudover politisk vedtagne effektiviseringer for i alt 32,5 mio. kr. på blandt andet lokalplans-, byggesags-, indkøbs- og materielområdet. Disse effektiviseringer indgår ikke i EY’s budgetanalyser, da forvaltningen allerede arbejder med at indfri disse potentialer.

I alt er der på nuværende tidspunkt identificeret urealiserede effektiviseringspotentialer på 140,8-157,4 mio. kr. ved fuld indfasning, hvilket svarer til 8,7-9,8 % af forvaltningens servicebudget (brutto) i 2019. Forvaltningen vurderer, at en fuld indfasning af forslagene i budgetanalysens fase 1 og 2 vil være ressourcekrævende, og herudover kan investeringsomkostningerne medføre øgede administrationsomkostninger i implementeringsfasen.

Tabel 1. Effektiviseringspotentialer (netto fratrukket investeringer)

Mio. kr., løbende p/l	Potentiale ved fuld indfasning
EY’s identificerede effektiviseringspotentialer	-107,3-123,9
- Budgetanalysen vedrørende klassiske driftsområde (fase 1) *	-75,5
- Budgetanalysen vedrørende administrations- og myndighedsområder (fase 2)	-31,8-48,4
Forvaltningens effektiviseringsforslag til forhandlingerne om Budget 2020	-1,0
- Udskiftning af håndterminaler til P-vagter	-0,3
- Nedlæggelse af eget gartneri	-0,7
Allerede politisk vedtagne effektiviseringer (ikke realiseret)	-32,5
- Lokalplansområdet **	-2,5
- Indkøbsområdet **	-16,0
- Materielområdet **	-4,0
- Byggesagsområdet ***	-0,8
- Øvrige vedtagne effektiviseringer i Overførselssagen 2018-2019 ****	-9,2
I alt	-140,8-157,4

Note: * I sagen, som Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 3. juni 2018, var det samlede effektiviseringspotentiale opgjort til 74,45 mio. kr. Forvaltningen har efterfølgende fundet en fejl i opgørelsen, og det korrekte effektiviseringspotentiale er 74,45 mio. kr
** EY henviser i rapporten vedrørende budgetanalysens fase 2 til forvaltningens egne effektiviseringsforslag.
*** Der et investeringsforslag under udarbejdelse til forhandlingerne om Budget 2020, som er en del af indfrielsen af EY’s effektiviseringspotentiale vedrørende robotics-teknologi.
**** De øvrige effektiviseringer, der blev vedtaget i Overførselssagen 2018-2019, er uddybet i bilag 9.

Forvaltningens proces- og tidsplan for at indfri effektiviseringspotentialerne er uddybet i bilag 6. I det videre arbejde med at sikre en omkostningseffektiv og betryggende administration vil forvaltningen inddrage forvaltningens MED-udvalg i det videre arbejde med at sikre en.

Økonomi

De økonomiske konsekvenser af de i alt 11 effektiviseringsforslag i budgetanalysens fase 2 fremgår af tabel 2 og er uddybet i bilag 5. Effektiviseringsforslagenes økonomiske konsekvenser er beskrevet på baggrund af EY’s beregninger og er derfor ikke kvalificeret af Teknik- og Miljøforvaltningen.

Tabel 2. Økonomiske konsekvenser af effektiviseringsforslagene i budgetanalysens fase 2

Mio. kr., 2018 p/l	EY’s vurdering af minimum effektiviseringspotentiale	EY’s vurdering af maksimum effektiviseringspotentiale
Samlet investering	17,2	25,7
Årlig drift ved fuld finansiering	4,0	4,2
Fuld effekt af effektivisering (brutto)	-35,8	-52,6
Fuld effekt af effektivisering (netto)	-31,8	-48,4
Fuld indfasning	5 år	5 år
Tilbagebetalingstid	2 år	2 år

Forvaltningen vil i det videre arbejde kvalificere effektiviseringsforslagenes økonomiske konsekvenser, herunder investeringsbehovet for at indfri de identificerede effektiviseringspotentialer. De identificerede effektiviseringspotentialer vil over en årrække både kunne bidrage til at frigive midler inden for Teknik- og Miljøudvalgets ramme samt bidrage til reduktion af takster.

Videre proces

Forvaltningen udarbejder til forhandlingerne om Budget 2020 investeringsforslag vedrørende dele af budgetanalysens fase 1 og 2, ligesom forvaltningen udarbejder effektiviseringsforslag. Teknik- og Miljøudvalget vil få forelagt de konkrete investeringsforslag den 19. august 2019. De øvrige investeringsforslag vil forvaltningen udarbejde til kommende overførselssager og budgetforhandlinger.

Teknik- og Miljøudvalget vil halvårligt få en orientering om status på forvaltningens arbejde med EY’s anbefalinger i budgetanalysens fase 1 og 2 samt forvaltningens arbejde med de effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret og allerede arbejder med at indfri.

 

Michel Schilling

                               /Anna Schou Johansen     

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 17. juni 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Alternativet afgav følgende protokolbemærkning:
”Generelt er kommunale effektiviseringer og besparelser problematiske, hvis ikke der er skarpt fokus på, at disse ikke fører til forringelser i serviceniveauet. Der skal være fokus på, at tabt borgerkontakt via digitalisering godt kan føre til tab af serviceniveau.”