Orientering om direktionsnotat vedr. revision af regnskabet for 2012

Teknik- og Miljøudvalget skal orienteres om Revisionsfirmaet Deloittes bemærk­ninger, observa­tioner, risikovurderinger og anbefalinger som følge af revisionen af regnskabet for 2012 samt om forvaltningens kommentarer til de enkelte punkter.

1. at nedenstående orientering om direktionsnotat vedrørende revision af regnskabet for 2012 tages til efterretning. 

Kommunens eksterne revisor Deloitte har den 29. maj 2013 sendt notat til Teknik- og Miljøforvaltningens direktion vedrørende revision af forvaltningens regnskab for 2012 (direktionsnotat). Deloitte har også sendt direktionsnotater til de øvrige forvaltninger i kommunen.

Revisionsnotatet er omfattet af Økonomiudvalgets beslutning af 19. januar 2010 om revisionsorientering (fast track-behandling), som indebærer, at henvendelser fra ekstern revisor, herunder direktionens bemærkninger, handlinger m.v., skal forelægges fagudvalget inden 3 uger fra modtagelse i forvaltningen.

Som meddelt af overborgmesteren på Økonomiudvalgsmødet den 10. januar 2012 er tidspunktet for seneste fremsendelse af direktionsnotatet fremrykket fra den 15. august til den 1. juni 2012.

Revisionen af regnskabet for 2012 har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger, og Teknik- og Miljøforvaltningens årsregnskab er dermed retvisende. 

Deloitte har dog anført i alt 10 observationer, der er identificeret i forbindelse med revisionen for 2012, samt opfølgning på ikke afsluttede observationer i forbindelse med revisionen for 2009 - 2011. Herudover indeholder direktionsnotatet en beskrivelse af revisionsopgaver udført af Intern Revision og en oversigt over afsluttede observationer fra 2009 - 2011.

Sammenfattende har revisionen af Teknik- og Miljøforvaltningen vist, at der er identificeret opmærksomhedspunkter i enkelte af de gennemgåede revisionsområder i forvaltningen. Det er dog ikke Deloittes vurdering, at disse svagheder kan medføre væsentlige fejl i det samlede regnskab for Københavns Kommune.

Det betyder, at Deloittes endelige erklæring på årsregnskabet ikke påvirkes af disse svagheder. Det er dog Deloittes anbefaling, at forvaltningens ledelse tager stilling til, om forretningsgangene og de interne kontroller skal styrkes på de områder, hvor der er påpeget svagheder.

Sammenlignet med direktionsnotatet vedrørende revision af regnskabet for 2011, hvor der 18 revisionsbemærkninger og – observationer, er der således sket et væsentligt fald i antallet af  revisionsbemærkninger og – observationer fra Deloitte. Endvidere er der også et sket en forbedring i karaktererne fra Deloitte, idet revisionen af forvaltningens regnskab for 2012 ikke har givet anledning til revisionsbemærkninger, men kun observationer, og selve karakteren i Deloittes observationer er også blevet bedre.

Der er to observationer, som vurderes som mindre betryggende. Tre observationer er vurderet som relativt betryggende, mens tre observationer ikke har givet anledning til bemærkninger.

Herudover er der to observationer, hvor Deloitte afventer dokumentation i form af afstemningsmateriale, før de kan foretage en konklusion.

Afstemning af indtægter fra forsystemer

Observation 6.3 Center for Trafik – Afstemning af indtægter fra 2011 (mindre betryggende). Observationerne 5.4 Center for Miljø - afstemning af indtægter fra affaldsgebyrer mv. og 5.5 Center for Trafik – Afstemning af indtægter (ej vurderet, da Deloitte afventer materiale).

Observationerne 5.3 Center for Kirkegårde - afstemning af indtægter og debitorer, 5.6 Center for Parkering - afstemning af parkeringsafgifter og 5.7 Center for Parkering - Indtægter fra betalingsparkering (ingen bemærkninger).

Revisionen har især fokuseret på forvaltningens afstemning af indtægter fra forsystemer til regnskabet for at kontrollere, at alle transaktioner er kommet med over i regnskabet. Revisionen har ikke givet anledning til kommentarer i forhold til afstemning af indtægter fra forsystemer i Center for Kirkegårde og Center for Parkering, mens revisionen afventer dokumentation i forhold til afstemning af indtægter fra forsystemer i Center for Miljø og Center for Trafik.

Teknik- og Miljøforvaltningen skal anføre, at afstemning af indtægter fra forsystemer i Center for Miljø og Center for Trafik udarbejdes Koncernservice, men på grund af projektet omkring Samling Af Opgaver i Københavns Kommune har det af ressourcemæssige hensyn ikke været muligt for Koncernservice at udarbejde afstemningerne indenfor den tidsfrist, som oprindeligt var aftalt med forvaltningen. Koncernservice har til forvaltningen oplyst, at de er i gang med at udarbejde afstemningerne, og at der er identificeret en række differencer, som er ved at blive udredt. Koncernservice er afhængig af at modtage dataudtræk fra forvaltningen for at kunne foretage afstemningerne, og afventer fortsat et enkelt dataudtræk fra Center for Miljø, som centret snarest vil fremsende.

Observation 5.2 Center for Kirkegårde - takster og –opkrævning (relativt betryggende)

Revisionen har konstateret, at der ikke foretages løbende gennemgang af brugeradgange til Kirkegårdssystemet, som bruges til fakturering af kirkegårdsydelser, og at medarbejdere med fuld adgang til Kirkegårdssystemet har adgang til at ændre takster og kundestamdata.

Revisionen har endvidere konstateret, at taksterne på kirkegårdsydelser i et vist omfang er beregnet på baggrund af historiske tal (tillagt pris-/lønfremskrivning) eller på baggrund af ”markedspriser” ud fra, hvad tilsvarende institutioner i området opkræver for tilsvarende ydelse (primært krematoriet). Taksterne dækker ikke på alle områder de reelle kostpriser.

Endvidere har revisionen konstateret, at en forretningsgang for rykkerprocedure ikke er opdateret til de aktuelle og faktiske forhold.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil fremadrettet indføre kvartalsvis gennemgang af brugeradgange til Kirkegårdssystemet og foretage kontrol og godkendelse af indtastede takster, når de ændres, herunder gennemgang af ændringsloggen i Kirkegårdssystemet.

Endvidere vil forvaltningen genberegne takster i forbindelse med budgetforslaget for 2014 samt opdatere forretningsgangen for rykkerprocedurer.

Observation 6.1 Anlægsstyring (mindre betryggende)

Revisionen foretog i 2010 en temaundersøgelse af forvaltningens anlægsstyring og fulgt op på revisionens anbefalinger og forvaltningens handlingsplaner. Revisionen har to anbefalinger, hvor forvaltningen fortsat arbejder på at gennemføre. Det vedrører dels at der på nogle områder er behov for en opstramning af budget- og regnskabsstyringen med henblik på overholdelse af kommunens retningslinjer, og dels en anbefaling om, at der bør foretages risikovurderinger i samarbejde mellem bygherre og entreprenør, som vidererapporteres til Økonomiudvalget i overensstemmelse med kommunens retningslinjer.

Teknik- og Miljøforvaltningen har igangsat et arbejde omkring implementering af risikostyring i systemet Primavera i Center for Anlæg, som skal gøre det muligt at danne grundlag for systematisk dataindsamling og foretage risikoopfølgning på tværs af anlægsprojekter. Implementeringen var forventet afsluttet i løbet af 2012, hvilket dog ikke helt er lykkedes. Forvaltningen vil følge op på, at der sker en fuld implementering af risikostyringen i systemet Primavera.

Forvaltningen vil kontakte revisionen i forbindelse med at få klargjort yderligere omkring observationen og anbefalingen om, at forvaltningen bør foretage en fuld implementering af opfølgning på risici i forbindelse med udarbejdelsen af anlægsoversigter til Økonomiudvalget.

Observation 5.1 Bevillingskontrol (relativt betryggende)

Revisionen har foretaget en gennemgang af forklaringer til afvigelser mellem bevillings- og regnskabstal og har konstateret et merforbrug på bevillingen til Takstfinansieret drift, overførsler på 21.430 t.kr. Revisionen finder, at der ikke foreligger den fornødne klarhed i udformningen af regnskabsforklaringerne til det konstaterede merforbrug. Endvidere konstaterer revisionen, at årets budgetopfølgning ikke har været tilstrækkelig til at hindre merforbruget. 

Observation 6.2 Omkostninger og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner (relativt betryggende)

Revisionen konstaterede i 2011, at der var sket opdatering af forretningsgangs-beskrivelsen for godkendelse i KØR Workflow. Revisionen er af den opfattelse, at forretningsgangsbeskrivelsen ikke fuldt ud er udarbejdet i overensstemmelse med kommunens kasse- og regnskabsregulativ bilag om bogføring, idet der ikke er konsistens i anvendelsen af begreberne godkender, attestant og anviser, ligesom de opgaver, der beskrives under de enkelte funktioner, ikke er i overensstemmelse med bilaget om bogføring.

Teknik- og Miljøforvaltningen har i oktober 2011 behandlet og opdateret forretningsgangen for godkendelse i KØR Workflow og forretningsgangen for disponering og godkendelse. I ændringerne er der taget højde for kasse- og regnskabsregulativets bilag 4.1 om bogføringsdefinition af opgaver, således at anvendelse af begreberne attestant, anviser og godkender er i overensstemmelse hermed samt konsistente i forhold til indholdet i forretningsgangene.

Forretningsgangene fastholder ligeledes forvaltningens retningslinjer om ”to på tråden” på alle udbetalinger. Derfor er 1. Godkender (attestanten), den der skal sikre, at den korrekte vare bestilles, og 2. Godkender (anviseren) er den budgetansvarlige, som kan disponere over en større beløbsgrænse. Forvaltningen følge løbende op på, at udbetalinger overholder forvaltningens retningslinjer om ”to på tråden”.

Der henvises til bilaget for fuld beskrivelse af revisionens bemærkninger og observationer samt direktionens bemærkninger hertil.

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

      Pernille Andersen

                                                                      /Martin Nordrup Andersen

Indstillingen blev godkendt.