Handleplaner for revisionsbemærkning
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at forvaltningen følger den fremlagte handleplan til den røde revisionsbemærkning vedr. bilagskontrol jf. bilag 2.
- at handleplanerne til de gule revisionsbemærkninger vedr. positivliste moms og kreditor tages til efterretning.
Problemstilling
Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2021, har ekstern revision (Deloitte), med bistand fra Intern Revision, foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet, hvor alle forvaltningerne får en rød bemærkning for bilagskontrol. Herudover har alle forvaltninger fået to gule bemærkninger for hhv. positivliste moms og kreditor, som vedrører forvaltningernes konteringspraksis på momsbærende arter samt rettidig håndtering af eksterne fakturaer.
Teknik- og Miljøforvaltningens handleplan er vedlagt som bilag 2. Revisionsrapporten samt tilhørende materiale er vedlagt som bilag 3 og 4.
I henhold til processen for revisionsrapportering skal revisionsrapporter og tilhørende handleplaner med røde og gule bemærkninger optages på udvalgets dagsorden inden for tre uger eller ved førstkommende lejlighed. Teknik- og Miljøudvalget forelægges revisionsrapporterne og forvaltningens handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne.
Løsning
Teknik- og Miljøforvaltningen har modtaget en rød og to gule revisionsbemærkninger, som er givet til alle forvaltninger. Teknik- og Miljøforvaltningen har ikke modtaget nye forvaltningsspecifikke bemærkninger sammenlignet med sidste rapportering. Derudover er bemærkningen vedrørende rettidig betaling af leverandørfaktura nedjusteret fra rød til gul med henvisning til den positive udvikling i 2021.
I revisionsrapporten bemærker revisionen, at der generelt, i lighed med tidligere år, mangler fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. Det bemærkes, at det ikke er tilfredsstillende, at der på tidspunktet for revisionens udførelse, samlet set for hele kommunen, var utilstrækkelig dokumentation i 3-9 % af bilagene vedrørende betalinger og 24 % af finansbilagene. Herudover bemærkes det, at op til 28 % af bilagene manglede angivelse af formål og deltagere. Dette baseres på en stikprøve af 738 bilag fordelt på hele Københavns Kommune.
Dette er det generelle billede, og ser man nærmere på stikprøvens resultat på forvaltningsniveau, er det muligt at vurdere, hvordan Teknik- og Miljøforvaltningen specifikt lever op til kravene på de respektive underområder. Som det fremgår af tabel 1, har Teknik- og Miljøforvaltningen et tilfredsstillende resultat på flere af de underområder, som indgår i revisionens undersøgelse.
Tabel 1 - Bilagskontrol
|
|
TMF |
KK-gennemsnit |
|
Manuelle udbetalinger |
|
|
|
Tilstrækkelig dokumentation |
95 % |
95 % |
|
Korrekt moms |
95 % |
94 % |
|
Dankort |
|
|
|
Tilstrækkelig dokumentation |
100 % |
97 % |
|
Deltager- og formålsbeskrivelse |
100 % |
79 % |
|
Korrekt moms |
92 % |
89 % |
|
Udlæg og rejseafregning |
|
|
|
Tilstrækkelig dokumentation |
100 % |
91 % |
|
Deltager- og formålsbeskrivelse |
100 % |
72 % |
|
Korrekt moms |
86 % |
82 % |
|
E-fakturaer |
|
|
|
Tilstrækkelig dokumentation |
88 % |
93 % |
|
Korrekt moms |
94 % |
96 % |
|
Finans |
|
|
|
Tilstrækkelig dokumentation |
60 % |
76 % |
|
Korrekt moms |
100 % |
98 % |
Desuden får forvaltningerne en gul revisionsbemærkning for ikke at sikre rettidig betaling i ferieperioder samt for konteringsfejl på momsbærende arter. I relation til bemærkningen vedr. kreditor fremhæver revisionen, at antallet af ikke-rettidigt behandlede fakturaer er væsentligt nedbragt i 2021 sammenlignet med tidligere år, hvorfor bemærkningen er gået fra at være en kritisk ”rød” bemærkning til nu at være ”gul”.
De øvrige forhold, der er nævnt i revisionsrapporten, som ikke er rettet mod forvaltningerne, håndteres af Økonomiforvaltningen jf. deres respektive handleplaner.
Forvaltningens iværksatte tiltag
Som det fremgår af tabel 1 ligger Teknik- og Miljøforvaltningen på eller over KK-gennemsnittet på ni ud af 12 revisionsparametre og scorer kun under 95 pct. opfyldelse på finansposter, e-faktura og momskontering. Forvaltningen har forud for revisionens udførelse udarbejdet retningslinjer for anvendelse af betalingskort samt foretaget en analyse af behovet for betalingskort i forvaltningens decentrale enheder. Forvaltningen har derfor i handleplanen sat fokus på hhv. finansposter og e-fakturaer, hvor forvaltningen ligger under gennemsnittet.
Som følge af revisionens anbefalinger iværksættes følgende indsatser i første kvartal af 2021:
- Månedlig stikprøvekontrol på implementering af ny forvaltningsspecifikke retningslinjer med henblik på at sikre fyldestgørende dokumentation, formål og korrekt kontering for både betalingskort, udlæg og rejseafregninger.
- Skærpet ledelsestilsyn ift. at sikre fyldestgørende og tilstrækkeligdokumentationsgrundlag ved omposteringer og kommunikere dette ud til relevante medarbejdere og ledere.
- Analysearbejde vedr. finansposter med henblik på at udvikle tiltag, som kan imødegå de problemer, som revisionens gennemgang har fremhævet.
- Skærpet ledelsestilsyn med e-fakturaer, hvor fokus er på at sikre, at e-fakturaer indeholder den fornødne dokumentation samt at disse konteres på korrekt momsbærende art.
- Øget fokus på at arbejde med brugervenligheden i Kvantum, for de aftaler, som forvaltningen er ansvarlige for, så det bliver nemmere for brugerne at sikre korrekt kontering.
Derudover vil Teknik- og Miljøforvaltningen have et styrket fokus på at sikre betaling til tiden, samt at Indenrigs- og Økonomiministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. Dette ved daglig udsendelse af status på fakturapuljen, øget rapportunderstøttelse, skærpet ledelsesmæssigt tilsyn og særligt fokus på fakturabehandling samt stedfortræderordninger i perioder med nedsat bemanding. Forvaltningens tiltag skal ses i sammenhæng med ovenstående tiltag, som iværksættes med henblik på at sikre korrekt bilagsdokumentation.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Revisionsrapporten samt forvaltningernes handleplaner behandles på mødet i Økonomiudvalget den 26. januar 2022.
Søren Wille
/Thomas Højlt
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 17. januar 2022
Indstillingens 1. at-punkt blev godkendt uden afstemning.