Status på implementeringen af takst- og budgetanalysen

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningens status på arbejdet med at implementere EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen samt forvaltningens arbejde med at implementere effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret, jf. bilag 2-4, tages til efterretning.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 17. juni 2019 sagen ”Analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder, fase 2, i Teknik- og Miljøforvaltningen”, hvor følgende fremgår: ”Teknik- og Miljøudvalget vil halvårligt få en orientering om status på forvaltningens arbejde med EY’s anbefalinger i budgetanalysens fase 1 og 2 samt forvaltningens arbejde med de effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret og allerede arbejder med at indfri.”

Teknik- og Miljøforvaltningen fremlægger i denne sag den første halvårlige status, hvor der også indgår en status på forvaltningens arbejde med at implementere EY’s anbefalinger i takstanalysen.

Løsning

I Teknik- og Miljøforvaltningen har EY gennemført en takstanalyse med en genberegning af alle forvaltningens takster samt en budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på forvaltningens driftsområder (fase 1) og administrations- og myndighedsområder (fase 2). Forvaltningen er i gang med at implementere EY’s anbefalinger, hvilket er et omfattende arbejde, der vil strække sig over flere år og som vil medføre en væsentlig omstilling i forvaltningen.

I det følgende gennemgås forvaltningens arbejde med at implementere EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen, herunder de effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret.

Status på implementeringen af takstanalysen

Forvaltningen følger den handleplan, som Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 28. januar 2019 på baggrund af EY’s anbefalinger i takstanalysen og den efterfølgende dialog med Intern Revision. Forvaltningens takster er således genberegnet i overensstemmelse med anbefalingerne og indarbejdet i takstkataloget for 2020. Herudover har forvaltningen afklaret spørgsmål om hjemmelsgrundlaget for udvalgte ydelser på markedsvilkår, jf. sagen ”Juridisk vurdering af udvalgte takster i takstbilaget 2020” (TMU 18. november 2019), bevillingspraksis vedrørende udgifter, som ikke afholdes i forvaltningen, jf. sagen ”Ny bevillingspraksis i Teknik- og Miljøforvaltningen” (TMU 28. oktober 2019) samt opdaterede beregningerne vedrørende diverse gravstedsydelser på kirkegårdsområdet, jf. sagen ”Genberegnede gravstedsydelser for 2020” (TMU 18. november 2019). Handleplanen strækker sig over flere år, og forvaltningen arbejder fortsat på:

• Fortsat udvikling af beregningsmodeller

• Fortsat implementering af ny governance

• Implementering af tidsregistrering

• Afklaring af principper for beregning af priser til intern handel

Intern Revision gennemfører efter aftale med Revisionsudvalget fremover løbende revision af takstberegningerne.

Forvaltningen har, som oplyst over for Teknik- og Miljøudvalget den 19. august 2019 i sagen ”Godkendelse af takstbilag for 2020”, iværksat en ekstern, juridisk vurdering af tilbagebetaling af fem konkrete områder på vejlovens område, som tidligere har været for høje. Vurderingen heraf er, at forvaltningen er tilbagebetalingspligtig, og forvaltningen har som konsekvens heraf midlertidigt suspenderet forældelsesfristen for de pågældende sager. Teknik- og Miljøudvalget fik forelagt en sag herom, jf. ”Tilbagebetaling af for høje takster på vejområdet mv.”, den 2. december 2019. Teknik- og Miljøudvalget forelægges sag om proces for tilbagebetalingen af de for høje takster på vejområdet mv. på samme møde som denne indstilling. Status på tiltagene i implementeringen af takstanalysen fremgår af bilag 2.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 1

EY har i budgetanalysens fase 1 identificeret et samlet effektiviseringspotentiale på 75,5 mio. kr. årligt ved fuld implementering. Forvaltningen er i gang med at kvalificere potentialerne, og forvaltningen vurderer, at det ikke er muligt at indfri effektiviseringer i den størrelsesorden, som EY angiver i budgetanalysens fase 1. Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 3. juni 2019, at EY’s anbefalinger til effektivisering af driftsområderne grøn pleje og renhold implementeres gennem tre tiltag, hvor status gennemgås nedenfor:

• Intern optimering af driften

• Konkurrenceudsættelse af driften i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum

• Implementering af en styringsmodel med politisk fastlagte serviceniveauer

Forvaltningen har kvalificeret EY’s 10 effektiviseringsforslag vedrørende intern optimering af driften. På den baggrund har forvaltningen fremlagt tre effektiviserings- og investeringsforslag på driftsområderne grøn pleje og renhold, der alle er vedtaget og forventes at medføre effektiviseringer på i alt 35,1 mio. kr. årligt ved fuld indfasning. Forvaltningen er i gang med implementeringen, der forløber som planlagt.

Borgerrepræsentationen godkendte den 22. august 2019 anbefalingen fra Teknik- og Miljøudvalget om at konkurrenceudsætte driftsopgaverne i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum, hvilket svarer til ca. 13 % af driftsområderne grøn pleje og renhold. Forvaltningen fremlagde den 28. oktober 2019 en udbudsplan, som Teknik- og Miljøudvalget sendte tilbage til forvaltningen med henblik på at få forelagt en uddybning af minimumskrav og tildelingskriterier. Forvaltningen forventer at fremlægge en revideret sag i marts 2020.

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 3. juni 2019, at forvaltningen implementerer en styringsmodel på driftsområderne grøn pleje og renhold, hvor serviceniveauer fastlægges politisk, og der følges op på de politisk vedtagne serviceniveauer gennem tilsyn af egne og konkurrenceudsatte opgaver. Som en del af implementeringen skulle forvaltningen fremlægge en sag i 3. kvartal 2019 vedrørende fastsættelse af serviceniveauer. Forvaltningen har valgt at udsætte denne sag til januar 2020, da sagen om udbudsplanen blev sendt tilbage til forvaltningen.

Status på tiltagene i implementeringen i budgetanalysens fase 1 fremgår af bilag 3.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 2

EY har i budgetanalysens fase 2 identificeret et samlet effektiviseringspotentiale på 31,8-48,4 mio. kr. årligt ved fuld implementering. Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 17. juni 2019 en handleplan, der indeholder forvaltningens tiltag til at implementere EY’s anbefalinger samt forvaltningens tiltag til at indfri egne identificerede effektiviseringspotentialer på administrations- og myndighedsområdet.

Forvaltningen vurderede i sagen den 17. juni 2019, at EY’s identificerede effektiviseringspotentialer er forbundet med en række usikkerheder. Forvaltningen er i gang med at kvalificere potentialerne, og forvaltningen vurderer, at det ikke på alle områder er muligt at indfri effektiviseringer i den størrelsesorden, som EY angiver i budgetanalysens fase 2. Forvaltningen har indtil videre fremlagt fem effektiviserings- og investeringsforslag på IT-, HR- og parkeringsområdet, der alle er vedtaget og forventes at medføre effektiviseringer på i alt 4,6 mio. kr. årligt ved fuld indfasning. EY vurderede effektiviseringspotentialet for de fem forslag til 5,2-8,0 mio. kr. Forvaltningen er i gang med implementeringen af de fem forslag, der forløber som planlagt.

Forvaltningen arbejder videre med at implementere EY’s øvrige anbefalinger og effektiviseringsforslag, hvor der for enkelte af tiltagene er en mindre forsinkelse i forhold til handleplanen. Forvaltningen har fx gennemført en afdækning af konsulentforbruget, som skulle være forlagt Teknik- og Miljøudvalget inden udgangen af 2019. Forvaltningen har imidlertid besluttet at afvente en undersøgelse, som Intern Revision har igangsat i hele kommunen vedrørende alle forvaltningers advokat- og konsulentaftaler. Teknik- og Miljøudvalget forelægges den endelige analyse af forvaltningens konsulentudgifter – inklusiv eventuelle handlemuligheder for at optimere og reducere forvaltningens konsulentforbrug – efter Intern Revision har afsluttet den igangværende analyse i hele kommunen.

Forvaltningen forventer at fremlægge investeringsforslag til kommende forhandlinger, herunder til Budget 2021, som vil bidrage til at indfri effektiviseringer på administrations- og myndighedsområdet.

Forvaltningen har herudover selv identificeret effektiviseringspotentialer på lokalplans-, byggesags-, indkøbs- og materielområdet, hvor forvaltningen i sagen den 17. juni 2019 vurderede det samlede potentiale til 23,3 mio. kr. årligt ved fuld implementering. Forvaltningen følger handleplanen og er i gang med at implementere tiltagene. Effektiviseringspotentialet på indkøbsområdet, som udgør 16,0 mio. kr., vil løbende blive kvalificeret efterhånden som udbuddene af indkøbskategorier gennemføres. Forvaltningen arbejder desuden løbende med optimeringer på området vedrørende politikker, planer og strategier.

Status på tiltagene i implementeringen af budgetanalysens fase 2 fremgår af bilag 4.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Teknik- og Miljøforvaltningen er med udgangspunkt i takstanalysen i gang med en oprydning i forvaltningens takster, der medfører faldende indtægter, hvilket udfordrer forvaltningens økonomi. Forvaltningen arbejder på baggrund af anbefalingerne i budgetanalysen med at etablere en omkostningseffektiv drift, hvor forvaltningen i videst muligt omfang håndterer de økonomiske udfordringer på blandt andet takstområdet gennem effektiviseringer og dermed uden konsekvenser for serviceniveauer samt uden opgavebortfald.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder videre med at implementere anbefalingerne fra takst- og budgetanalysen. Teknik- og Miljøudvalget vil få forelagt den næste orientering om status på implementeringen af takst- og budgetanalysen i 2. kvartal 2020.

Søren Wille

                                            /Terese Pelle Clemmensen