Investeringsforslag om effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at investeringsforslag Effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold – budgetanalysens fase 1 (bilag 2), der bidrager med en effektivisering på 22,1 mio. kr. ved fuld indfasning i 2024 søges finansieret af puljen for smartere investeringer i kernevelfærd.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen har af Ernst & Young (EY) fået gennemført en budgetanalyse af forvaltningens klassiske driftsområder. Analysen peger på en række konkrete effektiviseringsforslag, der skal bidrage til, at forvaltningen får en omkostningseffektiv drift.

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. januar 2019 en indstilling med forvaltningens forslag til implementering af EY’s anbefalinger. Heri indgik forvaltningens indstilling om at konkurrenceudsætte ca. 40% af driften. Forvaltningens indstilling tog udgangspunkt i en vurdering af det nødvendige niveau for konkurrenceudsættelse for at sikre, at markedet fastsætter niveauet for omkostningseffektiviteten. Teknik- og Miljøudvalget besluttede, at forvaltningen skulle vende retur med tre modeller for implementeringen af EY’s anbefalinger. Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 3. juni 2019, på baggrund af indstilling fra forvaltningen og et enigt MED-udvalg, at EY’s identificerede potentiale skal realiseres gennem en konkurrenceudsættelse på ca. 13% af driftsopgaverne og dermed primært gennem interne optimeringer i forvaltningens drift.

Løsning

Forvaltningen har på baggrund af Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 3. juni 2019 udarbejdet effektiviserings- og investeringscases til budget 2020. Effektiviseringerne skal – udover at sikre en omkostningseffektiv drift – bidrage til at skabe et økonomisk råderum i forvaltningens budgetrammer, så forvaltningen kan håndtere egne budgetudfordringer. I takt med, at der ryddes op i forvaltningens takster, medfører det faldende indtægter, og forvaltningen er derfor nødsaget til at reducere sit udgiftsniveau for at sikre et budget i balance. Effektiviseringerne skal således bidrage til at håndtere budgetudfordringer i de kommende år.

Godkender Teknik- og Miljøudvalget ikke forvaltningens effektiviserings- og investeringsforslag, skal de nødvendige besparelser, der kan sikre et budget i balance, tilvejebringes på anden vis. I den forbindelse kan det blive nødvendigt – i stedet for målrettede effektiviseringer – at implementere ’grønthøster’-besparelser, som vil medføre generelle rammereduktioner af forvaltningens bevillinger. Dette kan påvirke forvaltningens serviceniveau, og vil betyde ikke-målrettede besparelser på tværs af hele forvaltningen, hvilket kan resultere i længere sagsbehandlingstider, besparelser i driften, samt besparelser på forvaltningens politikarbejde og administration. En sådan model vil dermed stride imod udvalgets beslutning fra den 3. juni 2019, hvor det blev besluttet, at forvaltningen skulle udarbejde investeringsforslag til Budget 2020, som ikke påvirker serviceniveauet.

Forvaltningens investerings- og effektiviseringsforslag blev behandlet af Teknik- og Miljøudvalget den 19. august 2019. Udvalget besluttede at sende forslagene om ”Bedre udnyttelse af arbejdstiden”, ”Effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold” og ”Brug af TMF-lokationer til pauser for P-vagter” tilbage til forvaltningen til yderligere kvalificering.

Vedrørende forslaget om ”Effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold” har forvaltningen nu indarbejdet konsekvenserne af Borgerrepræsentationens beslutning af den 22. august 2019, hvor det blev besluttet at overføre driften af byens boldbaner og parker til Kultur- og Fritidsforvaltningen. Overdragelsen af disse arealer betyder, at Teknik- og Miljøforvaltningen pr. 1. september 2020 skal overføre 9,5 mio. kr. årligt og 17 årsværk til Kultur- og Fritidsforvaltningen. Som konsekvens heraf nedskrives effektiviseringspotentialet ved nærværende investeringsforslag med 1,5 mio. kr. Investeringsforslagets samlede effektiviseringspotentiale vil således være en effektivisering på 22,1 mio. kr. og ikke 23,6 mio. kr., som forelagt Teknik- og Miljøudvalget den 19. august 2019. Herudover har forvaltningen tydeliggjort og udfoldet en række aspekter af investeringsforslaget (ændringerne er markeret med gult i bilag 2).

Beskrivelse af investeringsforslaget Effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold (bilag 2)

Med investeringsforslaget vil Teknik- og Miljøforvaltningen implementere de dele af EY’s effektiviseringsforslag vedrørende områderne Grøn drift og pleje, Renhold af veje, cykelstier og pladser, Renhold af ubemandede toiletter samt Drift af kirkegårde, der kan realiseres uden indflydelse på de eksisterende serviceniveauer. Forvaltningen fremlægger med investeringsforslaget her, jf. bilag 2, kun de effektiviseringer, der kan realiseres uafhængigt af de politiske beslutninger, der skal træffes af Teknik- og Miljøudvalget i sensommeren 2019 vedrørende serviceniveauer.

EY har identificeret følgende effektiviseringspotentialer inden for de fire delforslag, der er omfattet af dette investeringsforslag:

• Øget effektivitet inden for grøn drift og pleje har et effektiviseringspotentiale på 18,2 mio. kr. ved fuld indfasning, når der korrigeres for Borgerrepræsentationens beslutning om at placere drift af boldbaner og tilhørende parker i KFF, samt forvaltningens fagligt begrundede korrektioner. 

• Effektivisering af drift af kirkegårde har et effektiviseringspotentiale på 0,7 mio. kr. ved fuld indfasning.

• Etablering af mere optimale ruter og udvikling af tilstandskrav inden for renhold af veje, cykelstier og pladser har et effektiviseringspotentiale på 2,5 mio. kr. årligt ved fuld indfasning.

• Etablering af mere optimale ruter og udvikling/implementering af standarder inden for renhold af ubemandede toiletter har et effektiviseringspotentiale på 2,2 mio. kr. årligt ved fuld indfasning.

Forvaltningen foreslår med investeringsforslaget, at der anvendes en bred vifte af virkemidler til at effektivisere opgaveløsningen på grøn pleje og renhold. Disse virkemidler er effektiviseringer, der ikke påvirker serviceniveauet. Fokus vil være på samling af specialiserede og rutebaserede driftsopgaver, tilpasning af det organisatoriske set-up, samling af understøttende opgaver, samt øget fokus på dataunderstøttelse. Implementeringen af investeringsforslaget kan på den baggrund fx indebære en samling af omkostningstungt materiel til en mere tværgående opgavevaretagelse, ligesom det skal overvejes, om nuværende teamstørrelser, enhedsstørrelser, ansvarsområder og fysisk placering er rigtige i forhold til opgaven. Ligeledes vil enhederne fremover i højere grad komme til at basere deres planlægning og prioriteringer af opgaver på baggrund af relevant data, herunder GIS- og GPS-data og økonomiske nøgletal. Enhederne vil således blive i stand til at lave bedre og mere ensartede prioriteringer på tværs.

Effektiviseringerne indeholder en tilpasning af organisationen, hvor der fremover i højere grad skal arbejdes tværgående i byen med en øget og bedre koordineret ruteplanlægning. Dette kan betyde, at borgerne vil opleve, at nogle driftsopgaver (fx renhold af toiletter, græsklipning og hækklipning) bliver løst på andre tidspunkter end hidtil, da fx dataunderstøttelse skal sikre en optimal planlægning og udførelse af opgaver. Det er dog forvaltningens vurdering, at et forstående analysearbejde, i kombination med erfaringer fra medarbejdere og chefer, vil kunne sikre en implementering uden serviceforringelser. Forvaltningen vil desuden anvende den årlige bruger- og borgertilfredshedsundersøgelse til at afdække og tage højde for udviklingen i den bruger- og borgeroplevede kvalitet. Der er imidlertid tale om en stor omstilling, og derfor er der også i investeringsforslaget taget højde for, at en fuld implementering kræver tid.

Personalemæssige konsekvenser

Investeringsforslaget ”Effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold” indeholder et netto effektiviseringspotentiale på 22,1 mio. kr.  og er en blandt i alt tre investerings- og effektiviseringscases, som forvaltningen har fremlagt med udgangspunkt i EY’s budgetanalyse af forvaltningens klassiske driftsområder (fase 1). På baggrund af alle tre cases har forvaltningen på et tidligt tidspunkt skønnet, at effektiviseringerne vil betyde ca. 60 stillingsnedlæggelser i forvaltningen. Heraf vil effektiviseringerne på grøn pleje og renhold medføre ca. 40 stillingsnedlæggelser ved fuld indfasning.  

Af tabel 1 fremgår en oversigt over, hvordan antallet af årsværk fordeler sig på alle tre cases. Det forventes imidlertid, at behovet for afskedigelser vil være lavere end antallet af stillinger der nedlægges. Det skyldes, at forvaltningen de kommende år hjemtager en række udliciterede kontrakter samt overtager de nye metroforpladser til drift, hvilket vil bevirke et øget behov for medarbejdere til at løse af disse opgaver. Samtidigt forventes det, at medarbejderstaben løbende vil blive reduceret som følge af naturlig afgang, hvilket reducerer behovet for afskedigelser yderligere.

Tabel 1. Antal årsværk der reduceres med som følge af de tre investeringscases.

Konkret forventes det med hjemtagning af udliciterede opgaver, at der vil blive behov for ca. 23 medarbejdere til at løse disse opgaver, mens overtagelsen af nye metroforpladser til drift vil medføre et behov for ca. 8 medarbejdere. Dertil kommer, at der årligt i snit vil kunne findes 5-7 stillinger som følge af naturlig afgang. Det er imidlertid på nuværende tidspunkt ikke sikkert, at der vil være fuldstændigt sammenfald mellem de kompetencer, som de nuværende medarbejdere besidder og de jobprofiler, som der vil være behov for i forbindelse med hjemtagelsen af opgaver og i fremtidens Byens Drift. Det må derfor forventes, at der vil blive behov for afskedigelser som følge af de tre investeringsforslag.

For at imødegå behovet for afskedigelser vil forvaltningen indføre en midlertidig opbremsning af fastansættelser på de berørte områder. Formålet hermed er at sikre, at flest muligt lediggjorte medarbejdere omplaceres til nye opgaver i forbindelse med naturlig afgang, overtagelse af de nye metroforpladser, samt hjemtagelse af udliciterede kontrakter. Ligeledes vil forvaltningen undersøge mulighederne for at anvende frivillige fratrædelsesordninger, for på den måde at begrænse antallet af afskedigelser.  

Forvaltningen har de seneste 4 år haft en bevilling på i alt 6,5 mio. kr. til uddannelse og kompetenceudvikling af ufaglærte medarbejdere med henblik på opkvalificering og mulighed for jobrotation (ledige fik job, mens medarbejder var på uddannelse). En sådan kompetenceudvikling omfattede grundlæggende kompetencer indenfor grøn pleje, ergonomi (sunde løft), it-kompetencer, sprogforløb i dansk mm. Forvaltningen vil arbejde videre med disse erfaringer for at sikre et højt kompetenceniveau hos medarbejderne og for også at imødegå og yderligere nedbringe behovet for afskedigelser. Herudover vil forvaltningen arbejde aktivt med initiativer omkring uddannelse af ufaglærte medarbejdere til faglærte, fx anlægsgartnere.

Bemærkninger fra medarbejderrepræsentanterne i forvaltningens MED-udvalg

Forvaltningen har via MED-systemet inddraget repræsentanter for de berørte medarbejdere. Medarbejderne mener ikke, at det tydeligt fremgår af investeringscasen, hvordan de enkelte tiltag skal gennemføres, og hvad den økonomiske konsekvens er for de enkelte tiltag. Medarbejderne mener, at baggrundsmaterialet for EY’s analyser bygger på et mangelfuldt datagrundlag, og at forvaltningen ikke efterfølgende har haft tid nok til at indhente og kvalificere de nødvendige data. Medarbejderne fastholder derfor, at effektiviseringerne ikke vil kunne gennemføres uden at påvirke serviceniveauet – særligt ikke, når konsekvensen vil være en reduktion af arbejdsstyrken, med hvad der svarer til næsten hver sjette udegående medarbejder. Medarbejderne er herudover bekymret for, at forvaltningen bliver mindre konkurrencedygtig, når der skæres i antallet af udgående medarbejdere, men ikke samtidigt reduceres i forvaltningens overordnede administration. Dette vil efter medarbejdernes mening øge det overhead, som skal tillægges de direkte omkostninger til driftsopgaverne og dermed gøre forvaltningen dyrere, når den i fremtiden skal benchmarke med private entreprenører.

Medarbejderne takker for forvaltningens imødekommenhed overfor ønsket om øget uddannelse. De understreger, at målrettet kompetenceudvikling af de berørte medarbejdere er nødvendig, hvis forvaltningen skal kunne fastholde effektiviseringerne, når der skal gennemføres så store personalereduktioner og samtidig vil være behov for at finde nye måder at løse opgaverne på. Et stop for fastansættelser i de berørte områder vil efter medarbejdernes mening være et nødvendigt virkemiddel for at undgå afskedigelser, når investeringscasen skal implementeres.

Inddragelse af forvaltningens MED-system i det videre arbejde

Den konkrete udmøntning og implementering af effektiviseringsforslagene vil ske i dialog med forvaltningens MED-system således, at der også i det videre arbejde sikres tæt og relevant medarbejderinddragelse. Involveringen af medarbejderne vil i efteråret 2019 i høj grad have fokus på, hvordan forvaltningen som organisation implementerer de effektiviseringsforslag, som vedtages af Teknik- og Miljøudvalget. Inddragelsen vil således handle om den konkrete og praktiske udmøntning af bl.a. de interne effektiviseringer i driften, hvordan der sikres den bedste proces for personaletilpasninger, hvordan man arbejder med fælles ensartede serviceniveauer og ikke mindst, hvordan man som organisation og arbejdsplads skal håndtere udlicitering og virksomhedsoverdragelse.

Økonomi

Af tabel 1 fremgår et samlet overblik over investeringsforslagets samlede økonomiske påvirkning fra 2020 og frem, herunder de investeringsbehov der er forbundet med at effektiviseringsforslagene kan gennemføres.

Tabel 2. Samlet overblik over nettoeffektiviseringer som følge af investeringsforslaget

*Alle besparelser er er angivet med negativt (-) fortegn.

For at realisere de identificerede effektiviseringspotentialer anbefaler forvaltningen, at der søges midler fra puljen for smarte investeringer i kernevelfærd. Investeringsforslaget behandles endeligt, sammen med de øvrige effektiviserings- og investeringsforslag, i forbindelse med behandlingen af Budget 2020. Forvaltningen anbefaler, at effektiviseringerne bidrager til at håndtere forvaltningens budgetudfordringer i de kommende år.

Får Teknik- og Miljøforvaltningen ikke de nødvendige midler i budgetforhandlingerne til at sikre et budget i balance, vender forvaltningen i november 2019 tilbage med en konkret plan for udmøntning af budgettet. I den forbindelse vil forvaltningen fremlægge, hvilke konkrete besparelser der som følge heraf kan blive nødvendige.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt investeringsforslaget oversendes det til Økonomiforvaltningen. Forslaget vil herefter blive behandlet i Økonomiudvalget den 24. september med henblik på, at forslaget indgår i prioriteringen af midlerne i investeringspuljen ved forhandlingerne om Budget 2020.

Får forvaltningen tildelt investeringsmidler i Budget 2020, igangsættes tiltagene i investeringsforslaget efter udmøntning af investeringsmidlerne. I forbindelse hermed vil forvaltningen sikre en inddragelse af medarbejderne både før og under implementeringen.

Teknik- og Miljøudvalget vil i november 2019 få forelagt en sag om udmøntning af Budget 2020.

Søren Wille

                                                                  /Jon Pape