Afrapportering på myndighedsrettede sagsbehandlingstider 2013
Indstilling og beslutning
1. at tage afrapportering vedrørende sagsbehandlingstider til efterretning (bilag 1)
Problemstilling
Løsning
Opgørelsen (bilag1) viser, at i 36 ud af de 48 sagstyper ligger den gennemsnitlige sagsbehandlingstid under servicemål
• I 16 af 48 sagstyper er over 95 % af sagerne gennemført hurtigere end servicemålene baseret på stikprøve eller totalmåling
• I 14 af 48 sagstyper er mellem 80 og 95 % af sagerne gennemført indenfor servicemålet baseret på stikprøve eller totalmåling
• I 15 af 48 sagstyper er 79 % eller færre af sagerne gennemført indenfor servicemålet baseret på stikprøve eller totalmåling
• For 3 sagstyper – har der ikke været sager i 2013
Af opgørelsen fremgår desuden den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de forskellige sagstyper, herunder de sagstyper hvor kommunen opfylder servicemålene og en uddybning af de sagstyper hvor der er en manglende målopfyldelse.
Ved hjælp af en bedre vejledning af ansøgeren, opsøgende dialog med ansøgerne og en bedre kommunal planlægning vil Teknik- og Miljøforvaltningen sætte yderligere fokus på overholdelse af servicemålene fremover.
Sagsbehandlingstiderne er opgivet bruttotider, det vil sige som den samlede tid en sag normalt vil blive behandlet indenfor, målt fra ansøgningen første gang modtages, til der er givet en afgørelse i sagen. Det indebærer, at målene for sagsbehandlingstider også medregner tid til eventuelle eksterne høringer, indhentning af supplerende oplysninger, andre myndigheders vurdering mv. Dermed påtager kommunen sig et medansvar for at optimere og påvirke den samlede tid, virksomheden oplever en sag tager. Derudover er der for nogle sagstyper udfordringer med, at ansøgningsmaterialet ikke er fyldestgørende ved sagsbehandlingens start. Forvaltningen vil derfor fremover have fokus på opsøgende indsats for at få bedre ansøgningsmateriale samt sikre at vejledninger etc.
Målene for byggesager og miljøgodkendelser af virksomheder er pga. lovgivning og tidligere beslutninger pt. fastsat som tiden fra modtagelse af en fyldestgørende ansøgning. Forvaltningen er ved at udarbejde forslag til bruttomål for disse to områder og disse vil blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget efter sommer.
I forbindelse med Teknik- og Miljøudvalgets behandling af målopfyldelsen for sagsbehandlingstider for 2012 udpegede forvaltningen en række sagsområder, hvor der skulle gøres en særlig indsats.
Det drejede sig om nedenstående sagsområder:
|
Indsatsområde og beslutning i 2013 |
Status 1.jan- 31. dec. 2013 |
Tiltag for at nedbringe sagsbehandlingstid |
|
Byggesager - den oplevede tid (bruttotid) skal nedbringes |
Målet er ikke opfyldt. Servicemålet for byggesager er nettotid og det er dette tal der hidtil primært er styret efter. I 2013 er netto- sagsbehandlingstiden overholdt i 96 % af sager for komplicerede byggesager og 97 % for ikke komplicerede byggesager. Forudsætningerne for sagsbehandlingstiden er ændret idet der er kommet ca. 500 flere komplicerede sager som ikke opvejes af faldet af ukomplicerede sager med ca. 1700 stk. |
Forvaltningen har udarbejdet en plan for tilpasning til den øgede og mere komplekse sagsmængde, så sagsbehandlingstiden kan overholdes. |
|
Lokalplaner - nedbringelse af den samlede tid og dermed også den oplevede tid |
Målet er delvist opfyldt. I 2013 blev der i alt udarbejdet 12 lokalplaner efter 52-ugers planproces. Af de 12 lokalplaner blev 7 udarbejdet inden for servicemålet på 52 uger. De 5 øvrige havde en lidt længere proces grundet forskellige faktorer fx ændringer ifm. politisk behandling og/eller udskydelse af sagen, arkitektkonkurrence etc.
|
Forvaltningen forsøger at udarbejde tidsplaner der rummer en mulighed for 14 dages forsinkelse. Derudover arbejdes der fortsat med at forbedre forvaltningens opstart af lokalplaner og præcisering af behov for materiale til developerne. Dette vil være med til hurtigere, at sætte rammer for lokalplan udarbejdelsen. Forvaltningen vil desuden gøre TMU opmærksom på, såfremt politiske beslutninger betyder udsættelser og dermed har konsekvenser for overholdelse af servicemål.
|
|
Miljøsager: |
|
|
|
§ 19 - affald - nedbringelse af sagsbehandlingstid fra 5 uger til 4 uger i 2013 |
Målet er opfyldt. I 75 % er sagerne gennemført hurtigere end servicemål og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 3 uger i 2013 i forhold til vejledende sagsbehandlingstid på 4 uger.
|
Der er udarbejdet en mere fyldestgørende vejledning til ansøgerne og forvaltningen har fokus på hurtig opsøgende dialog med ansøgere. Derudover vil forvaltningen skærpe de interne arbejdsgange. |
|
§ 19 – jord - nedbringelse af sagsbehandlingstid fra 5 uger til 4 uger i 2013 |
Målet er ikke opfyldt. Det er ikke lykkedes at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid hverken målt i brutto- eller nettotid, da den er hhv. 6 og 5 uger. Der er stor varians i kompleksiteten af sagerne og i hvor fyldest-gørende ansøgningsmaterialet er. Derudover er vi afhængige af lovpligtige høringer, hvilket også er medvirkede til den lange sagsbehandlingstid målt i brutto.
|
Der er udarbejdet en mere fyldestgørende vejledning til ansøgerne og forvaltningen har fokus på hurtig opsøgende dialog med ansøgere. Forvaltningen vil ligeledes gå i dialog med Region Hovedstaden om arbejdsgang. Derudover vil forvaltningen skærpe de interne arbejdsgange og koordinering
|
|
§ 8 vedr. byggeri på forurenede grunde - nedbringelse af sagsbehandlingstid fra 9 til 8 uger i 2013 |
Målet er ikke opfyldt. Det er ikke lykkedes at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for denne sagstype. Der er stor varians i kompleksiteten af sagerne og i hvor fyldestgørende ansøgningsmaterialet er. Derudover er vi afhængige af lovpligtige høringer, hvilket også er medvirkede til den lange sagsbehandlingstid målt i brutto. |
Der er udarbejdet en mere fyldestgørende vejledning til ansøgerne og forvaltningen har fokus på hurtig opsøgende dialog med ansøgere. Forvaltningen vil ligeledes gå i dialog med Region Hovedstaden om hurtigere arbejdsgange. Derudover vil forvaltningen skærpe de interne arbejdsgange og koordinering
|
|
Varmeforsyningssager - nedbringelse af sagsbehandlingstid fra 6 uger til 3 uger - |
Målet er ikke opfyldt. Målet om 3 uger er ikke nået. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 4 uger. Sagsbehandlingstiden er faldet med 11 dage fra 2012-2013. Der er stor forskel i kompleksiteten af sager – sagsbehandlingstiden er varierende fra sag til sag. |
Forvaltningen vil skærpe de interne arbejdsgange og koordinering. Derudover er der fokus på dialog med eksterne parter fx HOFOR om hurtigere svar ifm. høringer. |
|
Regulering af grundvandsressourcen - nedbringelse af sagsbehandlingstid til 4 uger |
Målet er opfyldt. Sagsbehandlingstiden er faldet med 81 dage og målet om 4 uger sagsbehandlingstid er 100 % opfyldt |
|
|
Spildevandstilladelser - Opdeling i flere servicemål - reduktion i sagsbehandlingstid |
Er opdelt i 3 kategorier: Tilladelse til midlertidige – ukomplicerede: Målet er opfyldt. 86 % af sagerne er gennemført hurtigere end servicemål. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 2 uger mod mål på 4 uger. Forskellen i sagsbehandlingstid skyldes dels mangelfulde ansøgninger dels høring hos eksterne parter som trækker ud. Tilladelse til permanente – komplicerede. Målet er opfyldt. Alle sager er gennemført hurtigere end servicemål. Tilladelse til permanente- ukomplicerede. Målet er opfyldt. 46 % af sagerne er gennemført hurtigere end servicemål. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er 11 uger mod mål på 12 uger. Forskellen i sagsbehandlingstid skyldes dels mangelfulde ansøgninger dels høring hos eksterne parter som trækker ud.
|
Forvaltningen har fokus på hurtig opsøgende dialog med ansøgere. Derudover vil forvaltningen fortsat have fokus på de interne arbejdsgange og koordinering.
|
Økonomi
Videre proces
Københavns Kommunes kommende erhvervs- og vækstpolitik, vil sammen med regeringens seneste vækstinitiativer danne baggrund for forvaltningens videre arbejde med reviderede mål for de erhvervsrettede sagsbehandlingstider.
Teknik- og Miljøudvalget skal derfor på mødet d. 8. september tage stilling til reviderede sagsbehandlingstider og den fremtidige afrapportering til udvalget af sagsbehandlingstider.
Pernille Andersen
/Niels Tørsløv