Teknik- og Miljøforvaltningens omstillingsstrategi

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller overfor Teknik - og Miljøudvalget,

1.      at Omstillingsstrategien tages til efterretning.

København er en storby i vækst og forandring, der hver måned vokser med omkring 1.000 nye københavnere. Det stigende indbyggertal og ændringerne i den demografiske sammensætning stiller øgede krav til drift og vedligehold af byen og til opfyldelse af byens behov. Der er et øget aktivitetsniveau i byen, der medfører større slid på cykelstier, veje, pladser og grønne områder. Samtidig er en støt voksende efterspørgsel efter at bruge byens rum til en bred vifte af aktiviteter, ligesom der er behov for ændringer i måden, hvorpå forvaltningen leverer service. Forvaltningen skal løse en fortsat stigende opgavemængde og tage hånd om ændringer i efterspørgslen af ydelser og samtidig løse den udfordring, at der allerede i dag er kerneområder inden for Teknik- og Miljøudvalgets ansvarsområde, der har brug for flere ressourcer. Hertil kommer, at forvaltningen fortsat skal bidrage til Københavns Kommune fælles effektiviseringsplan. Forvaltningen står således i de kommende år over for en stor økonomisk udfordring.

Omstillingsstrategien omfatter forvaltningens samlede økonomi – ordinær drift, det takstfinansierede område samt anlæg. Målet er at frigøre op til 200 mio. kr. i perioden 2015-2018. Frigørelse betyder både reelle besparelser via effektiviseringer og øget kvalitet og produktivitet inden for den eksisterende økonomiske ramme. Kernen i Omstillingsstrategien er en langsigtet og strategisk tilgang, hvor der løbende frigøres midler, der kan investeres og omdisponeres til eksempelvis øget serviceniveau, øget opgaveomfang, eller til helt nye opgaver og tiltag inden for Teknik- og Miljøforvaltningens ansvarsområde. Med strategien bliver der stillet skarpt på, at der er evidens for resultaterne af forvaltningens aktiviteter – kerneydelser, projekter, indsatser m.v. 

For at indfri Omstillingsstrategiens målsætning om at frigøre op til 200 mio. kr. er der behov for innovative løsninger og mod til at gøre op med sædvanen. Strategien skal sikre rammerne for at optimere opgaveløsningen samtidig med, at der opretholdes en sikker og stabil drift.

Teknik- og Miljøforvaltningen har gennemført en omfattende screening med henblik på at afdække omfanget og karakteren af potentielle effektiviserings- og omstillingsmuligheder. Screeningens vigtigste resultat er, at der både er konkrete initiativer og ambitiøse idéer til omstilling og effektivisering. Screeningen resulterede i et estimeret økonomisk potentiale på 180 - 220 mio. kr. (se bilag 1 for fordeling af potentialer). Screeningen har identificeret projekter, der reducerer omkostningerne og projekter, der øger kvalitet, service og produktivitet. Forslagene til omstillings- og effektiviseringspotentialer spænder bredt. Fra øget digitalisering, over nye måder at tilrettelægge arbejdet på, til strømlining og tilskæring af opgaveløsningen. Screeningens resultater bliver i de kommende måneder konkretiseret nærmere med henblik på at fastslå, hvorledes potentialerne kan realiseres, hvornår dette kan ske og med hvilket resultat.

Omstillingsstrategien er således afsættet for en lang række projekter og effektiviseringer, der sættes i gang over de næste fire år. Nogle af projekterne kræver investeringer i fx it-understøttelse, materiel til insourcing af opgaver, faciliteter til optimal udnyttelse af de forskellige lokaliteter, som Teknik- og Miljøforvaltningen råder over, så unødig transport på tværs af byen undgås, osv.

Såfremt der ikke sker væsentlige strukturelle forandringer eller ændringer i den gældende lovgivning forventes det, at det endelige resultat af Omstillingsstrategien alt andet lige, vil lægge sig tæt op ad screeningsresultatet.

Medarbejderinddragelse er afgørende for realisering af Omstillingsstrategien. Det er medarbejdernes høje faglighed, der skal sikre kvaliteten i de enkelte projekter. Medarbejderne er med til udviklingen af forvaltningens kerneydelser, og de kan ud fra den konkrete opgavevaretagelse identificere behov for forenkling af arbejdsgange og bidrage til innovative løsninger. Omstillingsstrategien kommer til at understøtte medarbejdernes faglighed og sikre stabilitet og forudsigelighed i opgaveløsningen.   

På takstområdet er der tale om omstilling i den helt klassiske forstand, hvor eventuelle besparelser skal komme borgere og erhvervsliv til gode, enten i form af reducerede takster eller i form af forbedret eller udvidet service. Midler frigøres i form af effektiviseringer eller i form af bedre aftaler med leverandører og servicekontraktholdere. Midlerne kan ikke trækkes ud af området og skal derfor anvendes indenfor takstområdet. Takstområdet, og specielt affaldshåndteringsområdet, har allerede i de seneste par år været genstand for omfattende effektiviseringer.

De estimerede omstillingspotentialer for anlægsområdet omhandler alene varige effektiviseringer af forvaltningens omkostninger til interne, administrative procedurer, projektstyring samt køb af ekstern rådgivning. Mulighederne for at nedbringe omkostningerne til selve den fysiske anlægsproduktion, dvs. udgifter til entreprenører, bliver også et fokuspunkt i det videre arbejde med Omstillingsstrategien og vil resultere i reduktion af udgifter til fremtidige, konkrete anlægsprojekter.

Frigjorte midler på anlægsområdet går tilbage til kommunekassen og vil derfor indgå i den almindelige budgetproces.

Frigjorte midler fra den ordinære drift er som udgangspunkt bundet til de enkelte budgetår, ligesom der kan være frigjorte midler, der er bundet til konkrete bevillinger. Bortset herfra er der frihed til at omdisponere midler på den ordinære drift. Frigjorte midler skal først disponeres til de årlige forvaltningsspecifikke effektiviseringskrav.

Omstillede midler inden for drift forbliver i Teknik- og Miljøudvalgets ramme. Større principielle beslutninger eller beslutninger, der medfører ændring af serviceniveau, vil blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget. Årligt overblik over frigjorte midler og deres anvendelse indgår i Teknik- og Miljøudvalgets udmøntning af næste års budget i oktober/ november. I den forbindelse forelægges udvalget eventuelle beslutninger om serviceniveauændringer.

Omstillingsstrategien vil løbende medføre behov for investeringer og udrulning af nye løsninger. Det er hensigten, at de investeringer, der følger af Omstillingsstrategien så vidt muligt finansieres af frigjorte midler fra strategien eller via Økonomiudvalgets pulje til effektiviseringstiltag. I den forbindelse skal det undersøges, hvor stor en del der kan anlægsfinansieres. I efteråret 2014 vil Teknik- og Miljøudvalget, i forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2015, få forelagt første implementeringsplan for projekter, der realiseres i 2015, samt en plan for de investeringer, der er nødvendige for projekternes gennemførelse.

De foreliggende forslag til omstilling skal nu konkretiseres og senere hen implementeres.

Teknik- og Miljøudvalget holdes løbende orienteret om fremdrift på strategien. I forbindelse med vedtagelse af budgettet for det kommende år i oktober/november forelægges anvendelsen af frigjorte driftsmidler til året efter.