Udbetaling af midler fra Arrangementspuljen 2022

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at udbetaling af støtte fra Arrangementspuljen 2022 sker som beskrevet i afsnittet Løsning.

Problemstilling

Teknik-og Miljøudvalget tog den 22. juni 2022 stilling til de 12 indkomne ansøgninger om støtte efter Arrangementspuljen, jf. bilag 2. Udvalget justerede den 9. april 2018 principperne for uddeling af midler fra Arrangementspuljen for 2019, så udbetaling af støtten er afhængig af, at arrangementet lever op til de vilkår, der er stillet i arrangementstilladelsen.

Teknik- og Miljøudvalget skal på den baggrund godkende den endelige udbetaling af støtten i 2022.

Løsning

Indstillingen omfatter 12 ansøgninger, som fik tilsagn om støtte i forbindelse med 1. behandlingen i Teknik- og Miljøudvalget den 20. juni 2022.

Arrangørerne skal, som en egenkontrol senest 14 dage efter arrangementets afholdelse, indsende en selvevaluering samt dokumentation for afholdte og betalte logistiske rammeudgifter (renhold mv.), som en samlet dokumentation for, at de har overholdt vilkårene i deres arrangementstilladelser. Selvevalueringen er arrangørernes egen refleksion over, om vilkår i arrangementstilladelsen er blevet overholdt i forbindelsen med afholdelsen af arrangementet. Forvaltningen foretager desuden efter en konkret vurdering evalueringer af udvalgte arrangementer. 

14-dages fristen er en praktisk foranstaltning af hensyn til sagsbehandlingen. Forvaltningen indskærper, at fristen skal overholdes, men har ikke haft praksis for at ”sanktionere” for sen indsendelse, når vilkår i øvrigt var vurderet overholdt. Det vurderes at ville være uproportionalt at fratage dem støtten på det grundlag. Der er således ikke en egnet sanktioneringsmulighed at gøre brug af. Hvis evalueringen udebliver vil det dog få betydning for støtten, ligesom det vil være tilfældet, hvis vilkårene efter en samlet vurdering findes ikke at være blevet overholdt.

Baggrunden for dette er et ønske om, at arrangørerne får større fokus på vilkårene i arrangementstilladelserne og i højere grad efterlever vilkårene med færre oplevede gener for borgerne som resultat. Der er en gennemgang af selvevalueringerne i bilag 3.

Forvaltningen har noteret sig, at flertallet af arrangørerne har indsendt selvevalueringerne efter 14-dages fristen. Forvaltningen har, i den fremsendte orienteringsmail om tildeling af støtte efter arrangementspuljen til arrangørerne, tydeligt anmodet om selvevalueringen senest 14 dage efter arrangementets afholdelse. Forvaltningen har accepteret den generelle overskridelse af 14-dages fristen. Forvaltningen har modtaget Distortions selvevaluering den 22. august 2022.

Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler, at der udbetales støtte til følgende arrangementer i 2022:

I forhold til Distortion 2022 selvevaluering (vedlagt som bilag 4) er arrangementet forløbet positivt, og i det store afviklet som aftalt. Heriblandt nedskalering af store scener, gennemførelse af Distortion X betalingsformatet, indførelse af det nye ActionHygge format, tilføjelsen af en rolig HavneHygge og en kvalitetsmæssig opjustering af Distortion Ø. Sikkerhedsplanen blev ifølge arrangøren i år fremhævet af politiet som én af de bedste de har set. Ifølge tilbagemeldinger fra myndighederne, har det været én af de roligste Distortion-festivaler i nyere tid.

Da Distortion er det største tilbagevendende arrangement, har forvaltningen udarbejdet en særskilt og detaljeret evaluering af arrangement, som Teknik- og Miljøudvalget tog til efterretning på sit møde den 19. september 2022.

Resultatet af forvaltningens evaluering var, at arrangøren ud fra en helhedsvurdering samlet har overholdt vilkårene i rammetilladelsen i en tilfredsstillende grad. Først og fremmest konkluderes det, at selve afvikling af arrangementet forløb rigtig godt. Det er forvaltningens vurdering, at Distortions strategi om at gøre gadefesten mere rolig og henvende sig til et bredere publikum er lykkedes i højere grad, end hvad man kunne forvente i det første år med ændret koncept. Det er samtidig forvaltningens vurdering, at de udvalgte lokationer til Distortion X med afviklingen af store koncerter har været velegnede i forhold til støjniveau og kapacitet. Forvaltningen kan også konkludere, at der fortsat er plads til forbedringer og øget professionalisering i planlægningsfasen i forhold til kvaliteten i myndighedsansøgninger og overholdelse af tidsfrister.

Forvaltningen har ført tilsyn med Distortion og Fluid Festival 2022. Tilsyn med de øvrige arrangementer har primært baseret sig på et administrativt tilsyn, hvor forvaltningen har sammenholdt arrangørernes indsendte selvevalueringer med indkomne klager og lignende i vurderingen af, om der kan udbetales støtte eller ej. Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler, at der udbetales støtte til samtlige arrangementer, der har fået tilsagn om støtte fra arrangementspuljen.

Politisk handlerum
Såfremt udvalget ønsker at revidere retningslinjerne for tildeling eller forenkle sagsbehandlingen, kan forvaltningen udforme forslag hertil.

Udvalget kan ændre på de politisk vedtagne kriterier; enten ved at ændre i kriteriernes grænseværdier eller ved at fjerne eller tilføje nye kriterier.

Forvaltningen vurderer, at det vil være uhensigtsmæssigt at ændre på kriterierne midt i en ansøgningsperiode, og at et ønske om at ændre kriterierne først kan gennemføres fra kommende budgetår. Det vurderes ikke at være muligt at ændre kriterierne i indeværende ansøgningsperiode, da dette vil stride imod de berettigede forventninger, som ansøgerne har fået med tilsagn om støtte.

Økonomi

Teknik- og Miljøudvalget tildeler med denne indstilling puljens 800.000 kr. i henhold til den fordeling, som udvalget vedtog den 20. juni 2022 om støttetilsagn.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen bede alle ansøgere om at indsende dokumentation for betaling af indsendte fakturaer og derpå umiddelbart efter udbetale støtten.