Genberegning af alle takster, gebyrer og priser og budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på driftsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til forvaltningens handleplan for genberegning af alle takster, gebyrer og priser og budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på driftsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at forvaltningens Handleplan for genberegning af alle takster, gebyrer og priser og budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på driftsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen (bilag 2) gennemføres med to faser, hvor de klassiske driftsområder analyseres i 2018 og forvaltningens øvrige administrations- og myndighedsopgaver analyseres i første kvartal af 2019.

Problemstilling

På Borgerrepræsentationens møde den 21. juni 2018 besluttede en samlet Borgerrepræsentation, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal ”genberegne alle Teknik- og Miljøforvaltningens takster, samt gennemføre en budgetanalyse af omkostningseffektiviteten i Teknik- og Miljøforvaltningen på såvel takst- som skattefinansierede driftsområder” (se bilag 1). Analysen skal være afsluttet senest ved årets udgang, og skal gennemføres med ekstern bistand samt med inddragelse af Økonomiforvaltningen.

Derudover besluttede Borgerrepræsentationen, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal præsentere et forslag til udmøntning af ovenstående for Teknik- og Miljøudvalget i august 2018.

Løsning

Forvaltningen har i dialog med Økonomiforvaltningen og Intern Revision udarbejdet en handleplan, som beskriver forvaltningens forslag til udmøntning af Borgerrepræsentationens beslutning.

Forvaltningen foreslår i handleplanen, at der i efteråret 2018 i samarbejde med eksterne konsulenter og Økonomiforvaltningen gennemføres et projekt med en Fase 1 indeholdende to delanalyser:

1. Genberegning af takster, gebyrer og priser beregnet i Teknik- og Miljøforvaltningen
2. Budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på de klassiske driftsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen

Derudover foreslår forvaltningen, at der i foråret 2019 gennemføres en Fase 2 af budgetanalysen, hvor forvaltningens øvrige administrations- og myndighedsopgaver analyseres.

Analysens Fase 1 skal gennemføres inden årets udgang og vil blive forelagt udvalget januar 2019. Analysens Fase 2 gennemføres fra februar – marts 2019 med forelæggelse for udvalget april 2019, således at analysens resultater kan indarbejdes i første aflevering af takstkataloget for 2020, som skal afleveres ultimo april 2019.

Delanalyse 1. Genberegning af takster, gebyrer og priser

Formålet med den første delanalyse er at sikre, at Teknik- og Miljøforvaltningens takster, gebyrer og priser er gennemsigtige og er beregnet rigtigt og på det rigtige grundlag. Genberegningen vil ske på det foreliggende grundlag inden resultaterne af budgetanalysen foreligger. Sammenligningen af takstniveauet i Teknik- og Miljøforvaltningen med takstniveauet i øvrige kommuner vil indgå i budgetanalysen, hvor omkostningseffektiviteten på takstområdet blandt andet vil blive undersøgt ud fra benchmarks og nøgletal fra både private og kommunale aktører afhængig af ydelsens karakter.

Genstandsfeltet for delanalysen er samtlige takster, gebyrer og priser beregnet i Teknik- og Miljøforvaltningen. Udgangspunktet er forvaltningens takstkatalog for 2019 og derudover indgår også forvaltningens øvrige priser, som anvendes til interne priser ved handel mellem enheder og arbejder for fremmed regning, som for eksempel rengøring efter Distortion eller ved påbud til grundejere (herefter benævnt samlet som ”takster”). Samlet set drejer det sig om ca. 170 takster og gebyrer i takstkataloget samt yderligere ca. 60 øvrige internt beregnede priser, som anvendes til intern handel eller arbejder for fremmed regning. 

Teknik- og Miljøforvaltningen vil forud for den eksterne gennemgang samle de nuværende beskrivelser af lovhjemmel og beregnings- og datagrundlag for hver takst, samt beskrive takstens formål og de bagvedliggende udgiftsdrivere.

De eksterne konsulenter skal herefter gennemgå om forvaltningens beskrivelse af lovgrundlaget, forvaltningens principper for beregningsmetoden samt om de konkrete beregninger er korrekte og gennemsigtige.

Processen er illustreret i aktivitetsoversigten i Tabel 1.

Tabel 1. Aktivitetsoversigt.

Følgende områder er undtaget fra delanalyse 1:

• Takster som udgår i 2019 (på nær affaldsområdet, se Bilag 2)
• Byggesagsområdet, som er gennemgået med Intern Revision i 2018 og hvor der er aftalt en særskilt proces for produktivitetsanalyse af området til behandling af Teknik- og Miljøudvalget den 27. august 2018.

Analysen skal gennemføres inden årets udgang, og vil blive forelagt udvalget januar 2019. Eventuelle ændringer til taksterne vil kunne indarbejdes i taksterne for 2020.

Såfremt analysen viser, at der er forhold omkring takstberegningen, som har behov for udbedring straks, vil udvalget få forelagt forslag til, hvordan disse kan håndteres hurtigst muligt med konsekvensberegninger af forslagene. Forvaltningen har allerede, i forbindelse med gennemførslen af den interne kortlægning af takster og priser, identificeret, at der er udfordringer med opkrævningen af betaling for opstilling af containere til byggeaffald og andet på offentlige vejarealer. Det forventes, at dette vil have økonomiske konsekvenser. Forvaltningen er med ekstern juridisk bistand ved at afklare de konkrete økonomiske konsekvenser.

Delanalyse 2. Budgetanalyse af omkostningseffektiviteten på driftsområder

Formålet med budgetanalysen er at undersøge, om forvaltningen løser sine driftsopgaver omkostningseffektivt inden for de politisk bestemte rammer.

Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår en faseopdelt budgetanalyse, hvor de klassiske driftsområder analyseres i 2018 (Fase 1) og forvaltningens øvrige administrations- og myndighedsopgaver analyseres i første kvartal af 2019 (Fase 2). For begge faser gør det sig gældende, at der inddrages både de direkte omkostninger og det decentrale og centrale overhead, som medgår til driften. 

Forvaltningens klassiske driftsområder såsom affald, renholdelse, kirkegårde, bemandede legepladser og vedligeholdelse af by-inventar og infrastruktur varetages af Byens Drift og Center for Byvedligehold i Byens Fysik. For at sikre et helhedssyn på opgaverne foreslår forvaltningen, at de to serviceområders sekretariater og Center for Anlæg og Byfornyelse medtages i Fase 1. Borgerrepræsentationen har den 21. juni 2018 godkendt at en stor del af forvaltningens affaldsområde overgår til Amager Ressourcecenter (ARC) den 1. januar 2019. De endelige snitflader imellem Teknik- og Miljøforvaltningen og ARC er endnu ikke kendte. Indtil videre er hele affaldsområdet medtaget i genstandsfeltet for budgetanalysen, men der vil blive taget nærmere stilling til dette når de endelige snitflader er fastlagt. Overvejelserne herom er uddybet i bilag 6.

Teknik- og Miljøforvaltningen vurderer, at Fase 1 er dækkende i forhold til Borgerrepræsentationens beslutning om at undersøge ”såvel takst- som skattefinansierede driftsområder”, men at det vil være hensigtsmæssigt at udvide budgetanalysen til også at omfatte myndighed og administration for at få en samlet analyse af forvaltningen. Imellem de to faser sikrer de eksterne konsulenter videns- og erfaringsopsamling med henblik på at understøtte aktiv anvendelse af læring fra Fase 1 i gennemførelsen af Fase 2.

Forvaltningen foreslår derfor, at der dernæst gennemføres en Fase 2 i første kvartal af 2019, hvor også forvaltningens administrations- og myndighedsområder analyseres.  Dermed vil budgetanalysen af omkostningseffektiviteten være udvidet til at dække stort set alle områder på Teknik- og Miljøforvaltningens service- og overførselsrammer, herunder både de takst- og skattefinansierede områder. I Fase 2 vil fokus være på tværgående synergier og potentialer.

De eneste områder fra Teknik- og Miljøforvaltningens budget, som ikke indgår i analysen vil være:

• Anlægsudgifter og finansposter
• Byggesagsområdet (pga. særskilt proces)
• Overførsler og terminsbetalinger vedrørende byfornyelse
• Overførsler vedrørende indfasningsstøtte.

Afgrænsningen er uddybet i Bilag 2.

Alternativer

Som alternativ til forvaltningens forslag kan Teknik- og Miljøudvalget vælge:

• Alternativ 1, hvor begge faser gennemføres samtidigt med afslutning i 2018. Med denne løsningsmodel vil forvaltningen ikke have mulighed for at udvikle erfaring med metode og koncept for evalueringen af omkostningseffektivitet i mellem de to faser. Derudover vil denne løsningsmodel medføre et meget stort ressourcetræk i Teknik- og Miljøforvaltningens organisation i løbet af analyseperioden, hvilket må forventes at gå ud over den normale drift.

• Alternativ 2, hvor der på nuværende tidspunkt kun træffes beslutning om gennemførelse af Fase 1. Dermed udskydes beslutning om gennemførelse af en eventuel Fase 2 til et senere tidspunkt, hvor der er indhentet erfaringer med Fase 1. Fordelen ved denne løsningsmodel vil være, at det er muligt at vurdere, om det er nødvendigt at gennemføre Fase 2 samt hvordan og på hvilke områder. Til gengæld vil denne tilgang give dårligere mulighed for planlægning af den samlede proces, og tidsplanen for Fase 2 vil blive presset, hvis der skal gennemføres et nyt udbud på baggrund af erfaringerne fra Fase 1.

Tabel 2. Genstandsfelt for analysen (1.000 kr.)

Analysen af om forvaltningen løser opgaverne omkostningseffektivt skal ske ved en systematisk gennemgang af driftsforholdene på tværs af genstandsfeltet. Analysen skal inddrage både de direkte omkostninger, men også det decentrale og centrale overhead, som medgår til driften.

For at sikre at budgetanalysen ikke udelukkende bliver en skrivebordsanalyse, skal de eksterne konsulenter fokusere på en bred inddragelse af forvaltningens medarbejdere og de konkrete arbejdsgange, samt i deres tilbud understrege hvilke analyser, der udføres som henholdsvis skrivebordsanalyser og feltanalyser.

Analyserne bør inkludere relevante benchmarks, hvor de eksterne konsulenter er ansvarlig for at fremkomme med eksternt benchmarking data. Ved anvendelsen af benchmarks skal der være fokus på betydningen af forvaltningens konkrete rammevilkår, såsom Københavns fysiske rammer og infrastruktur, kommunens ansættelsespolitik og øvrige politikker vedtaget af Borgerrepræsentationen. Forvaltningen vil bistå med ressourcer til målrettet indsamling af data og vil kvalificere data og resultater løbende med ledere og nøglemedarbejdere. Det præcise undersøgelsesdesign vil afhænge af tilbudsgivernes løsningsforslag.

På de områder, hvor der eventuelt identificeres manglende omkostningseffektivitet, skal de eksterne konsulenter angive årsagerne til den manglende omkostningseffektivitet, anslå det forventede effektiviseringspotentiale samt præsentere hvordan effektiviseringen kan indarbejdes på området. På baggrund heraf vil forslag til indsatsområder blive behandlet i Teknik- og Miljøudvalget i januar 2019 (Fase 1) og april 2019 (Fase 2) med efterfølgende implementering i 2019.

Overblik over udbytte af delanalyser i Fase 1

Når de to delanalyser er gennemført, vil Teknik- og Miljøforvaltningen have:

• Et valideret og gennemsigtigt beregningsgrundlag for alle takster
• Opdaterede og fælles forretningsgange for vedligeholdelse og dokumentation af alle takstberegninger
• Et overblik over eventuelle udfordringer med omkostningseffektiviteten på klassiske driftsområder samt forslag til indsatsområder med anslået forbedringspotentiale og implementeringsudgifter
• Et opkvalificeret datagrundlag på tværs af organisationen
• Erfaring med metoder og koncepter, som kan anvendes til løbende opfølgning på omkostningseffektiviteten

Økonomi

Udgifterne til gennemførelsen af analyserne afhænger af udbuddet, men forventes på nuværende tidspunkt samlet at udgøre 3-5 mio. kr. Ved en faseopdelt model forventes det, at der skal afholdes 2-3 mio. i 2018 kr. til Fase 1 og yderligere 1-2 mio. kr. i 2019 til Fase 2. Udgifterne vil blive afholdt inden for Teknik- og Miljøforvaltningens ramme.

Finansieringen i 2018 sammensættes med 750 t.kr. fra forvaltningens pulje på 1,5 mio. kr. til uforudsete udgifter, samt at den resterende finansiering tages ved at nedskrive forvaltningens pulje til risikohåndtering af vinteren. Første halvårs vinter var relativ mild, men ved at nedskrive risikopuljen vil forvaltningen øge risikoen for et større merforbrug ved en kold vinter i 2. halvår. Normalt anvendes eventuelt mindreforbrug fra vinteren til investeringer i materiel.

Finansieringen for 2019 vil blive indarbejdet i budgettet for 2019.

De gennemførte analyser vil i 2019 kunne have yderligere økonomiske konsekvenser afhængig af nedsættelse eller øgning af takster, udgifter til implementering af indsatser, samt realisererede effektiviseringsgevinster. Størrelsen af disse vil afhænge af analysernes resultater samt udvalgets beslutninger.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen har igangsat en miniudbudsproces gennem SKI. Såfremt Teknik- og Miljøudvalget godkender indstillingen vil forvaltningen tildele opgaven til eksterne konsulenter ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der konkurreres på projektforslag, pris og metode. Aftalen indebærer fast pris på udbudsopgaven. Med et miniudbud vil de eksterne konsulenter have forventet projektopstart den 3. september 2018.

For begge delanalyser organiseres arbejdet med en styregruppe med deltagelse fra Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen de eksterne konsulenter og med Intern Revision som observatører.

Analysens Fase 1 forventes afsluttet ultimo 2018, og Teknik- og Miljøudvalget vil blive forelagt det endelige produkt januar 2019 med beslutningsoplæg til implementering i 2019.

Forvaltningen vil løbende være opmærksom på et eventuelt overlap med de tværgående budgetanalyser, som Økonomiforvaltningen har igangsat omkring håndtering af tab ved udligning med videre (ØU 22. maj 2018).

Pernille Andersen

                                           / Anna Schou Johansen

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 13. august 2018

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.