Forkortelse af lokalplanprocessen og delegation af beslutningskompetence

Teknik- og Miljøudvalget skal drøfte forskellige muligheder for at nedbringe sagsbehandlingstiden for lokalplaner.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,

1. at Teknik- og Miljøudvalget drøfter muligheden for at delegere beslutningskompetencen til at sende lokalplanforslag i høring fra Borgerrepræsentationen til Teknik- og Miljøudvalget og muligheden for at omlægge den interne høring i lokalplanprocessen, med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden.

I takt med byens vækst og stigende byudviklingsbehov er der øget fokus på at kunne servicere byen med lokalplaner samtidig med, at hensynet til borgerinddragelse, forudsigelighed og faglig kvalitet fortsat tilgodeses. Servicemålet for udarbejdelse af lokalplaner er i dag 52 uger, men i 2014 var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 54,5 uger. Teknik- og Miljøforvaltningen gennemgår derfor de interne processer med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden.

For at sikre at servicemålet overholdes og for på sigt at nedbringe sagsbehandlingstiden yderligere foreslår forvaltningen, at Teknik- og Miljøudvalget drøfter muligheden for at delegere beslutningskompetencen til at sende lokalplanforslag i høring fra Borgerrepræsentationen til Teknik- og Miljøudvalget og muligheden for at omlægge den interne høring.

Drøftelsen er samtidig en opfølgning på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 25. februar 2013, hvor en indstilling om delegation af beslutningskompetence i forbindelse med lokalplaner blev sendt tilbage til forvaltningen til yderligere overvejelser om, hvordan delegation kan udmøntes i praksis.

Forvaltningens arbejde med at nedbringe sagsbehandlingstiden
Forvaltningen arbejder løbende med at identificere effektiviseringspotentiale i sagsbehandling af lokalplaner. Forvaltningen vurderer, at det er muligt at opnå tidsbesparelse ved at udarbejde standardiserede processer, som kan sikre en mere optimal proces for hver enkel lokalplan og ved at udsendelse sker digitalt. Forvaltningen fremrykker forberedelsen af den offentlige høring, så den foregår parallelt med den politiske behandling, og udsendelse kan ske umiddelbart efter. Endelig er der fokus på forkortelse af den administrative behandling fra Teknik- og Miljøudvalget til Borgerrepræsentationen i forbindelse med indstillinger. De reviderede processer implementeres i 2015, og forvaltningen vil primo 2016 forelægge Teknik- og Miljøudvalget resultaterne.  I bilag 1 er de enkelte punkter nærmere beskrevet.

Forvaltningen har analyseret andre muligheder for at nedbringe sagsbehandlingstiden og opfordrer Teknik- og Miljøudvalget til at drøfte følgende to tiltag: Muligheder for at nedbringe sagsbehandlingstiden ved delegation af beslutningskompetence og ved at omlægge den interne høring.

Delegation af beslutningskompetence fra Borgerrepræsentationen til Teknik- og Miljøudvalget
Den politiske behandling af lokalplaner sker i dag mindst to gange: Godkendelse af lokalplanforslag med henblik på offentlig høring og den endelige vedtagelse af lokalplanen efter høringsperioden. Begge forløb behandles i dag i Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Forvaltningen foreslår, at udvalget drøfter muligheden for at forkorte denne proces via delegation.

Planloven har siden 2012 indeholdt en mulighed for, at Borgerrepræsentationen kan delegere beslutningskompetencen i nogle typer lokalplaner til Teknik- og Miljøudvalget eller til Teknik- og Miljøforvaltningen. Regeringens hensigt med lovændringen var, at der på dette område bør være de samme muligheder for delegation som i øvrige kommunale beslutningsprocesser.

Hvis en sag indeholder en ændring af kommuneplanen, kan beslutningskompetencen som hovedregel ikke delegeres. Det samme gælder, hvis en lokalplan muliggør et for området stort byggeri, både privat og kommunalt. Hvis kommunen selv er grundejer eller bygherre, er der som oftest ikke mulighed for at delegere beslutningskompetencen. I bilag 2 er redegjort for de overordnede regler om delegation af beslutningskompetence.

Drøftelse: Forvaltningen foreslår følgende delegation af beslutningskompetence
Det er vigtigt at fastholde den tætte sammenhæng mellem forvaltningens lokalplanarbejde og den politiske behandling. Derfor foreslår forvaltningen, at delegationskompetencen begrænses til, at Teknik- og Miljøudvalget kan træffe beslutning om at sende forslag til lokalplaner i offentlig høring. Den beslutning ligger i dag i Borgerrepræsentationen. En sådan delegation vil reducere sagsbehandlingstiden med gennemsnitlig 6 uger. Borgerrepræsentationen vil fortsat skulle behandle den endelige vedtagelse af lokalplansagen, hvor de modtagne høringssvar indgår, og hvor forvaltningen giver sin vurdering af, om høringen bør medføre ændringer i forslag til lokalplan eller ej. I bilag 3 er de forskellige muligheder for delegation af beslutningskompetence i Københavns Kommune beskrevet og vist skematisk med angivelse af anslået sagsbehandlingstid.  

Teknik- og Miljøforvaltningen vil løbende orientere Borgerrepræsentationen om kommende lokalplaner via Københavns Kommunes hjemmeside eller via BR-portalen.

Delegation i Danmarks fem største byer
Af bilag 4 fremgår det at Århus, Odense, Aalborg, Esbjerg og Randers, som sammen med København udgør 6-by-samarbejdet, på forskellig vis arbejder med servicemål, og enten benytter sig af muligheden for delegation af beslutningskompetence inden for lokalplanlægning eller overvejer at gøre det. Det samme gælder for kommuner i Greater Copenhagen blandt andet Brøndby Kommune.

Sager i 2014 der kunne være delegeret
Bilag 5 er en oversigt over de endeligt vedtagne lokalplaner i 2014 med angivelse af hvilke sager, der ville kunne være delegeret i henhold til vejledningen om delegation. Der er tale om ca. 35 %.

Omlæggelse af intern høring

Drøftelse: Forvaltningen foreslår at omlægge den interne høring
For at inddrage lokaludvalg, myndigheder og andre, der kan have synspunkter af betydning for sagen, sender forvaltningen i dag ofte et lokalplanforslag i intern høring i 6 uger, umiddelbart inden forslaget færdiggøres til politisk behandling. Forvaltningen foreslår at omlægge denne interne høring, således at forvaltningen fremover tager direkte kontakt til lokaludvalg og andre interesserede allerede i projektets idéfase. På denne måde kan sagsbehandlingstiden reduceres med 2 uger, uden at lokaludvalg og andres mulighed for at bidrage til sagen mindskes. Inddragelsen ligger bare tidligere og foregår parallelt med andre indledende opgaver. Omlægningen af den interne høring berører heller ikke borgernes muligheder for at komme med bemærkninger til forslag til lokalplan, da den lovpligtige miljøhøring og den offentlige høring på 8 uger er uforandrede. Lokaludvalgene, de øvrige forvaltninger og andre myndigheder vil også fortsat kunne komme med bemærkninger til forslaget i forbindelse med den offentlige høring. Løsningen er skitseret i bilag 5, bjælke 3.

Nedbringelse af servicemål
Forvaltningen forventer, at servicemålet på sigt vil kunne nedbringes til mellem 40 og 50 uger ved gennemførelse af interne optimeringer og brug af delegation.

Inddragelse

Teknik- og Miljøforvaltningen har opnået bred erfaring gennem mange års fokus på at inddrage københavnerne i forvaltningens opgaveløsning på en række forskellige områder.  Forvaltningen afsøger fortsat nye metoder til inddragelse med henblik på at opnå bedre kendskab til byens behov samt skabe øget ejerskab. Forvaltningen har blandt andet fokus på, at inddragelsen skal foregå tidligere i et forløb, end det sker i dag. Det kan være i form af en regelmæssig og tidlig inddragelse af lokaludvalgene, når forvaltningen positivt kan bekræfte, at der er en lokalplan undervejs eller i form af offentlige idekonkurrencer, som det for nylig er set i forbindelse med udviklingen af Christiansholm.

Forvaltningen udarbejder ofte en egenartsanalyse til brug for lokalplaner. I forbindelse med det arbejde overvejer forvaltningen at inddrage en bredere kreds af aktører, for på et tidligt tidspunkt at analysere hvilke behov og ønsker lokaludvalg, borgere og andre interessenter har for stedet. I egenartsanalysen forventer forvaltningen i højere grad også at se på socioøkonomiske faktorer, befolkningssammensætning, andel af almene boliger mv. for at få størst muligt kendskab til området, og for via lokalplanen at understøtte de politiske visioner om en blandet by og en by for alle. Københavns Kommune har i dag god erfaring med at styrke dialogen med københavnerne via de sociale medier, og forvaltningen vil se på, om erfaringer herfra kan overføres og anvendes i lokalplanlægningen. Se endvidere bilag 6.

Øvrige bilag
I bilag 7 er skematisk beskrevet, hvad der sker på bygherrens side i løbet af de forskellige faser i en lokalplanproces. Bilag 8 er en kortfattet redegørelse for lokalplan- og byggesagsprocessen herunder forvaltningens anvendelse af skyggediagrammer. Redegørelsen er bestilt på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 10. november 2014.

Udgifter til udvikling af en mere enkel og effektiv styring af lokalplanprocessen holdes indenfor Teknik- og Miljøforvaltningens ramme.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil på baggrund af drøftelserne og arbejdet med at effektivisere lokalplanprocessen forelægge Teknik- og Miljøudvalget en indstilling om, i hvilket omfang effektiviseringstiltagene kan nedbringe sagsbehandlingstiden for lokalplansager. Indstillingen forventes forelagt udvalget primo 2016. En eventuel indstilling om delegation af beslutningskompetence vil blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget inden sommeren 2015.

         Pernille Andersen

                                                                  / Torben Gleesborg