Flytning af Teknik- og Miljøudvalgets møde til onsdag

Borgerrepræsentationen skal den 22. september 2011 godkende udvalgenes mødeplaner for 2012. Teknik- og Miljøforvaltningen ønsker i den forbindelse, at flytte Teknik- og Miljøudvalgets mødedag tilbage til onsdag.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at udvalgets ordinære møder fra 1. januar 2012 afholdes onsdage, kl. 15:00-19:00 på Rådhuset, 1. sal, værelse 51.
   
2. at udvalgets dagsorden fra 1. januar 2012 udsendes torsdag forud for mødet onsdag.

Teknik- og Miljøudvalgets mødedag blev ved tiltrædelsen af det nye udvalg i 2010 flyttet fra onsdag til mandag. Baggrunden herfor var en forventning om, at flytningen kunne nedsætte sagernes politiske sagsbehandlingstid. Kort sagt kunne sagernes ”liggetid” mellem Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget nedsættes ved at holde Teknik- og miljøudvalgsmødet mandag, to dage inden Økonomiudvalget udsender deres dagsorden onsdag.

Imidlertid har det vist sig, at den politiske sagsbehandlingstid ikke er blevet kortere ved flytningen af mødedag, hvilket har to årsager. For det første har det ikke i praksis været muligt at effektiviserer sagsgangene mellem Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen væsentligt. Konsekvensen er, at den politiske sagsbehandlingstid ikke er blevet kortere - måske endda længere.

For det andet medførte flytningen af mødedagen et politik behov for, at dagsordenen skal udsendes 10 dage før udvalgsmødet af hensyn til gruppemøderne - i stedet for tidligere 5 dage. Dette har reelt forlænget den politiske sagsbehandlingstid for godkendelsessager med 5 dage.

Derudover har flytningen af mødedag til mandag samt udsendelsesdag til fredag medført en række uhensigtsmæssigheder, der ikke var forbundet med onsdag som mødedag og torsdag som udsendelsesdag. Her tænkes der særligt på udeblevne dagsordensleveringer, der skal genudsendes hen over weekenden, spørgsmål til dagsordenen, der stilles i weekenden op til mødet og forventes besvaret mandag inden mødet samme dag, samt koordinering af foretræder og øvrig forberedelse, der alt sammen finder sted mandag.

Da flytningen af Teknik- og Miljøudvalgets mødedag til mandag ikke har medført de forventede effektiviseringer, indstiller Teknik- og Miljøforvaltningen at udvalgets mødedag flyttes tilbage til onsdag. Ligeledes foreslår forvaltningen, at udsendelsesdagen for dagsordenen flyttes til torsdagen inden mødet.

Onsdag som mødedag er forbundet med nogle væsentlige fordele sammenlignet med mandag, i forhold til forvaltningens forberedelse og servicering af Teknik- og Miljøudvalgets medlemmer forud for mødet. Udvalgsmødet kommer til at ligge midt i ugen, så det bliver muligt for forvaltningen at yde den optimale service indenfor normal arbejdstid. Tre hverdage inden mødets afholdelse betyder konkret, at forvaltningen får mere tid umiddelbart inden mødet til at gå i dybden med modtagne spørgsmål, udarbejde uddybende notater, hjælpe med ændringsforslag og protokolbemærkninger samt til koordinering af foretræder mv.

Afholdelse af udvalgets møde onsdag muliggøre desuden, at der igen kan kalendersættes ordinære udvalgsmøder i ugen umiddelbart efter vinterferie, påskeferie og efterårsferie (naturligvis med dagsordensudsendelse inden ferien), hvilket vil betyde en mere jævn mødeafholdelse hen over året.

Derudover vil en flytning af mødedagen til onsdag betyde, at udvalgets dagsorden kan gennemgås på gruppemøderne mandag i samme uge som udvalgsmødet finder sted. Derved er der ikke længere behov for udsendelse 10 dage før mødet. Udsendelsen kan med andre ord flyttes tilbage til torsdag inden mødet.

Torsdag som udsendelsesdag er mere hensigtsmæssig end fredag, idet eftersendelse af udeblevne dagsordener kan finde sted fredag (i stedet for i weekenden) - enten til udvalgsmedlemmernes privatadresse eller arbejde.

Endvidere medfører torsdag som udsendelsesdag en nedsættelse af den politiske sagsbehandlingstid med 5 dage (i forhold til i dag) for de af udvalgets indstillinger, der skal godkendes. Cirka halvdelen af udvalgets indstillinger er godkendelsesindstillinger. For de af udvalgets indstillinger, der skal anbefales forventes det, at den politiske sagsbehandlingstid forbliver den samme, i enkelte tilfælde måske en smule længere.

Flytningen af mødedag ændrer ikke på behovet for koordinering med Københavns Kommunes øvrige udvalg. Ud over Teknik- og Miljøudvalget, holder Socialudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget også møde om onsdagen. Der er ingen overlap af medlemmer mellem Teknik- og Miljøudvalget og Socialudvalget. Et enkelt medlem af Teknik- og Miljøudvalget sidder også i Børne- og Ungdomsudvalget. Dette svarer til udfordringen i dag, hvor et enkelt medlem af Teknik- og Miljøudvalget også sidder i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, der holder møde mandag. Der er således ikke flere udvalgsmedlemmer end i dag, der vil opleve udfordringer i forbindelse med deres mødebookinger. 

Børne- og ungdomsudvalget holder møde fra 13:00-16:00, og udfordringen med mødeoverlap vil ligesom i dag blive løst ved at lade Teknik- og Miljøudvalgets møder begynde en time senere, når der er sammenfald i mødedagene.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Udvalgets beslutning om mødedag i 2012 vil blive indarbejdet i Borgerrepræsentationens indstilling om mødeplan for udvalgene i 2012. Herefter vil Teknik- og Miljøudvalget på mødet den 26. september 2011 få udvalgets endelige mødeplan til godkendelse.

 

         
                    Pernille Andersen

                                                                                                                  /Dorthe Elise Svinth

Skriftlig votering i Teknik- og Miljøudvalget onsdag den 7. september 2011 - mandag den 12. september 2011, kl. 15.00

Afstemningen af den skriftlige votering var:

For: Iben Wiene Rathje,F og B
Imod: A, Ø, I, C og O
Undlod: Ayfer Baykal, F og Signe Goldmann, F

For stemte 2, imod stemte 7 og 2 undlod at stemme

Indstillingen blev ikke godkendt.