Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH
Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH
Teknik- og Miljøudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 11. oktober 2006
Sager til beslutning
2. Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH
TMU 654/2006 J.nr. 1103.0131/05
INDSTILLING
Teknik- og Miljøforvaltningen
indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og
Borgerrepræsentationen anbefaler,
at Teknik- og Miljøforvaltningen kan optage et internt
lån på op til 10,9 mio. kr. i 2007 til finansiering af udgifterne til implementering
af elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Endelig låneprofil fastlægges ved
afslutning af regnskab 2007. Lånet tilbagebetales i årene 2008 -2012.
at den årlige ydelse dækkes inden for Teknik- og
Miljøforvaltningens ramme på Sekretariatets funktion 6.51.1 "Sekretariat og
Forvaltning". Øvrige relaterede udgifter afholdes over forvaltningens
almindelige bevilling
RESUME
Borgerrepræsentationen
besluttede på sit møde den 10. april 2003 at godkende indgåelse af en kontrakt
om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og
dokumenthåndtering (
Teknik- og
Miljøforvaltningen ønsker, som den sidste forvaltning at tilslutte sig fællesprojektet
og tilslutte ca. 1100 brugere over en periode på 1½ år.
Budgettet kan på nuværende
tidspunkt opgøres til ca. 22 mio. kr. Teknik- og Miljøforvaltningen har behov
for at lånefinansiere op til 11 mio. kr. Lånet afdrages fra 2008 til 2012. Alle
øvrige relaterede udgifter betales over forvaltningens almindelige bevilling.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
De øvrige forvaltninger i kommunen har
implementeret et fælles system til elektronisk sagsbehandling og
dokumenthåndtering (
Uddybning af
indstilling og evt. alternativer hertil
Teknik- og Miljøforvaltningen er den
sidste forvaltning, som skal tage systemet i brug. Forvaltningen har gennemført
en foranalyse (finansieret over den løbende drift), som blev afrapporteret juni
2006. På baggrund af analysen ønsker forvaltningen at implementere eDoc på ca.
1100 pc-arbejdspladser over en periode på ca. 1½ år. For at få det fulde
udbytte af ESDH som sagsbehandlingssystem implementeres det på alle forvaltningens
administrative arbejdspladser.
Implementering i TMF udgør således en
væsentlig forøgelse af brugerantallet i kommunen. Pt. er der ca. 1800 brugere,
som primært arbejder med administrative sager.
Overordnet skal ESDH indgå i Teknik- og
Miljøforvaltningens strategiske forretningsudvikling og udvikling af de
administrative processer, samtidig skal det understøtte den nye, sammenlagte
forvaltnings udvikling i retning af en egentlig enhedsforvaltning med ét
fælles dokument- og sagshåndteringssystem. Det fælles ESDH skal sikre en
effektiv og sammenhængende service over for borger og virksomheder bl.a. ved
effektive sagsgange og højere kvalitet i opgaveløsningen.
Samtidig understøtter ESDH den moderne
digitale forvaltning, som giver god borgerbetjening, bl.a. gennem kortere
svartider, bedre dokumentation og gennemsigtighed i forvaltningen.
ESDH-systemer er fremadrettet en nødvendighed for at videreudvikle åbenhed i
forvaltningen og effektivisere borgerbetjeningen. På sigt giver ESDH således
også mulighed for at stille nye digitale ydelser til rådighed og dermed øge
tilgængeligheden for borgerne.
Projektets formål
nås ikke alene ved at gøre et nyt digitalt værktøj tilgængeligt, men kræver
ændrede arbejdsgange, ansvars- og kompetencefordeling mv. Implementering af
ESDH er således i høj grad også et spørgsmål om organisations- og
kompetenceudvikling. Der er gennemført en række arbejdsgangsanalyser i
projektets første fase, som dokumenterede, at der er potentielle gevinster, men
også at det kræver væsentlige organisatoriske forandringer. Nogle forandringer
skal ske umiddelbart ved ibrugtagning af systemet, andre efterhånden som brugen
af systemet udvides. Derfor gennemføres der ved implementeringen yderligere
arbejdsgangsanalyser.
Den planlagte
implementering gennemføres enhed for enhed over ca. 1½ år med forventet
afslutning med udgangen af 2007.
Med implementering
af den nye version af ESDH-systemet eDoc 2.3 er der mulighed for integration
til to, for TMF, helt centrale fagsystemer nemlig KMDs byggesagsstyring og GIS
(geografisk informationssystem), hvilket anses for at være en nødvendighed og
en gevinst. Opgradering til eDoc 2.3 er afgørende for at implementeringen
igangsættes i forvaltningen.
Investering skønnes at udgøre 22 mio.
kr. mens øvrige relaterede udgifter afholdes over forvaltningens almindelige
bevillig. Den årlige driftsudgift fra 2006 skønnes at udgøre ca. 2,3 mio. kr.
De endelige priser afhænger bl.a. af Økonomiforvaltningens løbende
forhandlinger med leverandørerne og kommunens interne fordelingsnøgle, der er
under revidering. Når den reviderede interne fordelingsnøgle foreligger, så kan
budgettet fastlægges endeligt.
Implementering af eDoc er under alle
omstændigheder en meget stor udgift, da forvaltningen, for at få den fulde
effekt, tilslutter mange brugere. Det betyder en forholdsvis stor
tilslutningsafgift (forvaltningens forholdsmæssige andel af kommunens afholdte
fælles etableringsudgifter), udgift til ca. 1100 licenser, samt udgifter til implementering.
|
Etableringsudgifter
– budgetoverslag – mio. kr. |
|
|
Scanning,
eDoc-licenser, tilslutningsbidrag |
12,4 |
|
Undervisning
(interne undervisere, superbrugere, specialister og slutbrugere) |
3,2 |
|
Konsulentbistand,
herunder til arbejdsgangsanalyser |
2,3 |
|
Projektledelse |
1,3 |
|
Diverse |
1,0 |
|
Uforudsete
udgifter |
1,8 |
|
I
alt |
22,0 |
|
Finansieret |
11,1 |
|
Lånebehov |
10,9 |
Det er svært at finde samtlige midler
over den løbende drift, da effektiviseringsgevinster ved ESDH erfaringsmæssigt
ført høstes nogle år efter implementering. Men det fælles system vil
umiddelbart afskaffe dobbeltregistrering, som pt. er nødvendig i forvaltningen.
Herudover forventes effektiviseringsgevinsten ved ESDH at fordele sig ujævnt i
forvaltningen, bl.a. fordi dele af forvaltningen allerede har eget ESDH-system.
Men under alle omstændigheder forventes en effektivisering alene fordi sager
fremover kun registreres et sted i forvaltningen, selvom flere forvaltningsenheder
arbejder sammen om sagen. Erfaringerne fra andre arbejdspladser siger dog også,
at med indførelse af ESDH bliver der typisk registreret meget mere på sagerne,
hvilket naturligvis påvirker det samlede tidsforbrug den modsatte vej.
Derfor er der i første omgang behov for
at optage et lån for at fordele udgiften over en årrække.
Imødekommes lånet vil det bidrage til
realisering af den planlagte hurtige implementering.
Økonomi
Investeringen på ca. 22 mio. kr. dækkes
med ca. 1,0 mio. kr. af forvaltningens drift, 10,1 mio. kr., som er bevilliget
i forbindelse med ordinær overførelse fra 2005 til 2006, - og endelig ønskes
der optaget et lån i 2007 til restfinansiering på op til 10,9 mio. kr. Lov om
regulering af statstilskuddet til kommunerne betyder at serviceudgifterne skal
holdes indenfor det budgetterede i 2006, hvorfor hovedparten af investeringerne
først foretages fra og med 2007.
Internt i forvaltningen fordeles
udgiften pr. registeret bruger. Udgiften vil blive fordelt forholdsmæssigt i
forvaltningen som et effektiviseringskrav pr. registreret bruger og anvises via
forvaltningens udviklingspulje.
Implementeringen iværksættes så snart
kommunen har opgraderet den nuværende version, hvilket også bliver bestemmende
for de endelige terminer for låneoptagelsen. Den endelige låneprofil fastlægges
således løbende, så evt. forsinkelser kan indarbejdes. Status for lånet forudsættes
afrapporteret løbende med årsregnskabet.
Lånet til ESDH på op til 10,9 mio. kr.
tilbagebetales med ca. 2,4 mio. kr. pr. år i perioden 2008 - 2012, afstemt efter
lånet endelige størrelse.
Tilsvarende bliver driftsudgiften
fordelt forholdsmæssigt til enhederne og indarbejdet i forvaltningens almindelige
budget.
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Teknik-
og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
Høring
-