Behandling af Deloittes revisionsberetning for 2014 vedrørende årsregnskabet
Indstilling og beslutning
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,
- at Teknik- og Miljøudvalget godkender kommentarerne til revisionsbemærkningerne fra revisionsberetningen for 2014 vedrørende årsregnskabet, jf. løsningsafsnittet.
Problemstilling
Kommunens eksterne revisor Deloitte har den 3. juni 2015 sendt Revisionens revisionsberetning for 2014 vedrørende årsregnskabet (se bilag 1) og beretning vedrørende revision af kommunens administration af byfornyelsesområdet (se bilag 2).
Ifølge styrelsesloven § 42, stk. 4 skal kommunens revisor afgive en årsberetning om revisionen af kommunens årsregnskab. Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at Revisionsberetningen skal besvares af de stående udvalg snarest muligt og senest fire uger efter modtagelsen. Udvalgenes besvarelse skal sendes til Økonomiudvalget, som afgiver en samlet revisionsbetænkning til Borgerrepræsentationen.
Teknik- og Miljøudvalget orienteres hermed ved denne indstilling om forvaltningens status og tiltag i forhold til nedenstående revisionspunkter, der vedrører Teknik- og Miljøforvaltningen.
Løsning
Revisionsberetningen
Der er i alt fem revisionsbemærkninger vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen, hvoraf to punkter (pkt. 4.4 og 4.5) også er rettet imod andre udvalg. De fem punkter samt udkast til Teknik- og Miljøudvalgets svar til disse findes herunder.
2.1.2 Administration af anlægsudgifter/-regnskaber
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at kommunens administration af anlægsprojekter ikke i tilstrækkelig omfang har sikret en rettidig aflæggelse af anlægsregnskaberne.
Revisionen henstiller, at reglerne i ”Budget- og regnskabssystem for kommuner” og kommunens regler herom efterleves.
Kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen har nedsat en Task Force for afvikling af anlægsregnskaber på afsluttede anlægsprojekter. Forvaltningen forventer at fremlægge anlægsregnskaber for de anlægsprojekter, som var afsluttet senest 31. december 2014, senest i forbindelse med årsregnskab 2015.
Endvidere har forvaltningen fra 2015 udarbejdet en anlægsporteføljeoversigt, der opdateres løbende og tager højde for anlægsprojekter, der er indmeldt til regnskabsafslutning. Dermed sikres en løbende gennemsigtighed omkring projekter, der er klar til anlægsregnskab. Det er derfor forvaltningens forventning, at der på denne måde er skabt et bedre grundlag for at udarbejde anlægsregnskaberne løbende, så der ikke igen sker en ophobning.
2.1.3 Byfornyelse
Revisionens bemærkninger
I forbindelse med byfornyelsesprojekter har kommunen erhvervet en række ejendomme (råde-over ejendomme) og nogle af disse er efterfølgende solgt. Kommunen har identificeret, at der mangler at blive tilbagebetalt byfornyelsestilskud til staten af de solgte ejendomme i perioden 1999-2014. Kommunen har imidlertid ikke kunne opgøre beløbet, hvorfor forholdet er medtaget som en eventualforpligtelse i årsregnskabet for 2014.
Revisionen har konstateret, at kommunens administration af tilbagebetaling af tilskud ikke i tilstrækkeligt omfang har sikret en dokumenteret og løbende tilbagebetaling af tilskud.
Revisionen henstiller, at der udarbejdes en forretningsgang som sikrer, at tilbagebetaling af tilskud administreres i overensstemmelse med lov om byfornyelse og udvikling af byer.
Kommentarer og tiltag
Kommunen har igangsat en proces for at tilvejebringe et dokumenteret og kvalitetssikret grundlag til brug for en korrekt afregning til staten.
Teknik- og Miljøforvaltningen har i samarbejde med Økonomiforvaltningen nedsat en arbejdsgruppe, der har til opgave at skabe et overblik over opgaverne for råde- over ejendommene samt udarbejde en langsigtet plan for området.
Opgaverne er delt op i fire arbejdsgrupper:
- Overdragelse af ejendomme
- Bevilling og ramme
- Afregning/aftale med staten vedrørende nettorefusioner
- Salgsstrategi og værdiansættelse
Teknik- og Miljøforvaltningen har afholdt møde med Statens Administration og i den forbindelse fremlagt en afregningsmodel, som Statens Administration ikke havde bemærkninger til. Det vurderes, at det er hensigtsmæssigt at afregne refusionerne enkeltvis for de enkelte karreer. Dette arbejde er påbegyndt.
Teknik- og Miljøforvaltningen vil derudover udarbejde en forretningsgang, der sikrer at tilbagebetaling af tilskud administreres i overensstemmelse med lov om byfornyelse og udvikling af byer.
2.1.4 Tværgående revision af årsregnskabet (balanceposter)
4.4 Langfristede gældsforpligtelser
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at der ikke foreligger dokumentation for alle gældsforpligtelser for byfornyelsesejendomme samt leasingforpligtelser.
Revisionen henstiller, at der udarbejdes en forretningsgang der sikrer, at alle gældsforpligtelser optages korrekt i balancen.
Kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen har i samarbejde med Økonomiforvaltningen nedsat en arbejdsgruppe, der har til opgave at skabe et over-blik over opgaverne for råde- over ejendommene samt udarbejde en langsigtet plan for området. Jfr. pkt. 2.1.3 Byfornyelse for specifikation af de fire arbejdsspor.
Forvaltningen vil i forbindelse med arbejdet i de fire spor, i samarbejde med Københavns Ejendomme, udarbejde en forretningsgang, der sikrer, at alle gældsforpligtelser optages korrekt i balancen.
4.5 Omsætningsaktiver
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at kommunen ikke overholder de autoriserede konteringsregler vedrørende hensættelse til tab på debitorer. På funktion 9.14 skal der alene medtages tab, der er konstateret og dokumenteret – forventede, men ikke konstaterede tab, skal ikke medtages.
Kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen har på dette område fulgt den regnskabspraksis, der hidtil har været aftalt med Intern Revision, Økonomiforvaltningen og Københavns Borgerservice på et møde den 10. september 2012. Dette er en regnskabspraksis, der har været fulgt i flere år, og dermed revisionsmæssigt godkendt af Deloitte i forbindelse med revision af tidligere regnskaber. Hvis revisionen ønsker at ændre denne praksis, bedes de rette henvendelse til de relevante parter, herunder Teknik- og Miljøforvaltningen der gerne indgår i dialog om en eventuel ændring.
2.1.5 Tværgående revision af årsregnskabet (periodiseringer)
5.7 Periodisering af omkostninger
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at kommunen anvender forskellig konteringspraksis for modtagne fakturaer, hvor der er uenighed, hvilket medfører forskellig periodisering mellem årene.
Revisionen henstiller, at kommunen sikrer ensartet konteringspraksis for anlægsudgifter for at sikre korrekt periodisering mellem årene.
Kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen vil på baggrund af revisionens bemærkninger gå i dialog med Økonomiforvaltningen, og vil ved næste årsskifte have øget fokus på anlægsområdet.
Økonomi
Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.
Videre proces
På baggrund af udvalgenes besvarelser udarbejder Revisionsudvalget en samlet revisionsbetænkning for hele kommunen med henblik på forelæggelse for Borgerrepræsentationen.
Revisionsbetænkningen behandles af Økonomiudvalget den 29. september 2015 og af Borgerrepræsentationen den 8. oktober 2015, hvor revisionen af årsregnskabet afsluttes med beslutning om decision af regnskabet for 2014.
Pernille Andersen
/Signe Skovgaard
Beslutning
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.