Teknik- og Miljøudvalgets halvårsregnskab og forventet regnskab for 2015

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at Teknik- og Miljøudvalget godkender halvårsregnskabet og det forventede regnskab for 2015, jf. bilag 1.
2. at Teknik- og Miljøudvalget tager omdisponeringen af de forventede merindtægter på 15,5 mio. kr. fra gamle byggesager på bevillingen Ordinær drift til konkrete tiltag til forbedring af byggesagsbehandlingen til efterretning.
3. at Teknik- og Miljøudvalget  godkender, at det forventede mindreforbrug på 4,2 mio. kr. vedrørende vejafvandingsbidraget på bevillingen Ordinær drift tilbageføres kommunekassen.
4. at Teknik- og Miljøudvalget  godkender, at det forventede mindreforbrug på døgnbemandet metrotilsyn på 1,5 mio. kr. i 2015 og 1,5 mio. kr. i 2016 på bevillingen Ordinær drift tilbageføres kommunekassen.
5. at Teknik- og Miljøudvalget  godkender de 30 anlægsregnskaber, jf. bilag 7.   

Teknik- og Miljøudvalgets halvårsregnskab og forventede regnskab for 2015 er udarbejdet efter af de regler, som er vedtaget af Økonomiudvalget. Prognosen er udarbejdet på baggrund af årets realiserede forbrug pr. 30. juni 2015 samt viden om ændrede budgetforudsætninger og øvrige forhold af betydning for det forventede regnskab 2015.

Teknik- og Miljøforvaltningen giver samtidig en status på udviklingen af sygefravær. Derudover er der særskilte bilag på affaldsområdet, parkeringsområdet, byggesager, eksekvering på budgetaftaler samt brug af konsulentydelser.

Teknik- og Miljøforvaltningens indstilling har følgende økonomiske konsekvenser, efter de forventede korrektioner er indarbejdet i budgettet:

1. Forvaltningen forventer samlet set at overholde sit servicemåltal på baggrund af indarbejdelsen af de forventede korrektioner.
2. Forvaltningen forventer, at bevillingen Ordinær drift vil balancere, når de forventede merindtægter fra de gamle byggesager på 15,5 mio. kr. er henført til konkrete initiativer til forbedring af byggesagsbehandlingen, samt at mindreforbruget på vejafvandingsbidraget på 4,2 mio. kr. og mindreforbruget på metrotilsyn på 1,5 mio. kr. i 2015 og 2016 er tilbageført kommunekassen.
3. Forvaltningen forventer, at der på bevillingen Affaldsområdet vil være en positiv afvigelse på 21,1 mio. kr. ved årets udgang.  

Hovedtal fra Teknik- og Miljøudvalgets budget og forventede regnskab for 2015 er vist i tabellerne nedenfor. Forklaringerne på afvigelserne er uddybet i bilag 1.

Forventet regnskab for 2015 – Service
Under styringsområdet Service findes Teknik- og Miljøudvalgets bevillinger Ordinær drift, Byfornyelse, Ydelsesstøtte og Parkering. Det forventede regnskab for 2015 på Service er 826,2 mio. kr., og budgettet forventes derfor overholdt.

Tabel 1. Teknik- og Miljøudvalgets forventet regnskab for 2015 – Service

Ordinær drift
Teknik- og Miljøforvaltningen har i 2. kvartal 2015 væsentligt flere indtægter fra byggesagsgebyrer end budgetteret. Merindtægterne skyldes, at et større antal ældre byggesager er afsluttet og faktureret i 2. kvartal 2015. Merindtægterne stammer udelukkende fra gamle byggesager fra før 2013 og 2013-2014, og er dermed ikke omfattet af beslutningerne i budgetaftalen 2015. Det forventes, at disse merindtægter udgør 15,5 mio. kr. ved udgangen af 2015.  

Merindtægterne fra byggesagerne anvendes inden for byggesagsområdet til optimering af sagsgange mv. Dette gøres til projekter, der kan afsluttes i 2015, så det ikke får effekt for byggesagsgebyrerne i 2016. Projekterne er valgt ud fra at de kan optimere byggesagsbehandlingen og forbedre oplevelsen for dem, der modtager byggesagsbehandlingen. De tiltag, der bliver sat i gang, relaterer sig til:

• Fysiske tiltag, for eksempel indretning af arkiv, indkøb af nye scannere og indkøb af reoler til opbevaring af arkivmateriale. Disse tiltag skal forbedre de fysiske rammer for byggesagsbehandlingen, og derved optimere processen.
• Nødvendige tiltag til forberedelse af byggesagsområdet til det nye fælles ERP-system (Københavns Kommunes fælles Økonomisystem, som implementeres i TMF i løbet af 2015 og 2016), ved at investere i ressourcer og sikring af fagsystemer som ligger i byggesagsbehandlingen. Derved sikres en sikker overgang af byggesagsområdet til det nye ERP-system.  
• IT- og telefoniprojekter til forbedring af sagsgang, hvilket sker igennem bedre systemunderstøttelse af kundehenvendelser. Dette gøres med henblik på, at sikre bedre kundeoplevelser og smidige sagsgange.

Der vil til budgetforhandlingerne for 2016 blive udarbejdet et budgetnotat, som omhandler hurtigere indscanning af byggesagsarkivet til gavn for virksomheder og borgere. Projektet skal både have finansiering til lønmidler, scannere, licenser mv. Såfremt at projektet prioriteres til budgetforhandlingerne vil der være mulighed for, at bruge 3,5 mio. kr. fra merindtægter på byggesager til indkøb af scannere. Dette reducerer tilsvarende behovet for engangsinvesteringen til scannere i budgetønsket.

Teknik- og Miljøforvaltningen forventer som følge af ændrede forudsætninger for indbetaling (afregningspraksis) af vejafvandingsbidraget til HOFOR et mindreforbrug på 4,2 mio. kr., der foreslås tilbageført til kommunekassen, da forvaltningen har fået tilført specifikke midler til området.

Som følge af lavere aktivitetsniveau på metrotilsyn forventes der et mindreforbrug på 1,5 mio. kr. i 2015 og 1,5 mio. kr. i 2016, som forvaltningen foreslår tilbageført til kommunekassen. I forbindelse med forhandlingerne om budget 2017, vil forvaltningen fremlægge et budgetnotat om finansiering af metrotilsynet fremadrettet.

Tilbageførelsen skyldes, at forvaltningen har modtaget specifikke midler til området. Det lavere aktivitetsniveau er forårsaget af en ny bekendtgørelse fra ultimo december 2014, som grundlæggende ændrede forudsætningerne for bevillingen og tilsyn. På baggrund heraf skal der varsles støjtilsyn med mindst et døgn, og der må kun føres tilsyn på baggrund af støjmålinger med tre dages efterslæb.

Forvaltningen forventer, at bevillingen Ordinær drift ved årets udgang vil være i balance efter indarbejdelsen af de forventede korrektioner.

Byfornyelse, ydelsesstøtte
Forvaltningen forventer, at bevillingen Byfornyelse, ydelsesstøtte ved årets udgang vil være i balance.

Parkering
Forvaltningen forventer, at bevillingen Parkering ved årets udgang vil være i balance, efter at der i 1. kvartal blev dækket en parkeringsudfordring på 20,0 mio. kr. Udfordringen blev dækket af merindtægter fra byggesagsgebyrer.

Forventet regnskab for 2015 – Overførsler m.v.
Under styringsområdet Overførsler m.v. findes Teknik- og Miljøudvalgets bevillinger Byfornyelse efterspørgselsstyrede overførsler, Affaldsområdet og Jorddeponi. Det forventede regnskab for 2015 på Overførsler m.v. er merindtægter på 18,1 mio. kr., og budgettet forventes derfor ikke overholdt.

Tabel 2. Teknik- og Miljøudvalgets forventet regnskab for 2015 – Overførsler m.v.

Byfornyelse, efterspørgselsstyrede overførsler
Forvaltningen forventer, at bevillingen Byfornyelse, efterspørgselsstyrede overførsler ved årets udgang vil være i balance.

Affaldsområdet
Forvaltningen forventer, at bevillingen Affaldsområdet ved årets udgang vil have en positiv afvigelse på 21,1 mio. kr., hvilket primært skyldes udlodning af aktiver fra SMOKA (Storkøbenhavns Modtagestation for Olie- og Kemikalieaffald) samt ydelser, der var forventet i 2014, men først er modtaget i 2015. Afvigelsen skyldes også et forventet mindreforbrug på indsamling og behandling af affaldsfraktioner, der er forårsaget af større besparelser i indgåede kontrakter end forventet. Affaldstaksterne for 2016, forventes præsenteret for Teknik- og Miljøudvalget den 24. august 2015 i en særskilt indstilling.

Jorddeponi
Forvaltningen forventer, at bevillingen Jorddeponi ved årets udgang vil have en negativ afvigelse på 3,0 mio. kr., hvilket skyldes investering i maskiner og forhøjede omkostninger på opmagasinering af jord hos By og Havn.

Forventet regnskab for 2015 – Anlæg
Under styringsområdet Anlæg findes Teknik- og Miljøudvalgets bevillinger Ordinær anlæg, Byfornyelse anlæg, Takstfinansieret anlæg og Klima anlæg.

Tabel 3. Teknik- og Miljøudvalgets forventet regnskab for 2015 – Anlæg (brutto)

Forvaltningen forventer at overholde budgettet på bevillingerne Ordinær anlæg, Byfornyelse anlæg, Takstfinansieret anlæg og Klima anlæg ved årets udgang, når korrektionerne er indarbejdet i budgettet. Korrektionerne på anlægsområdet består af 3. reperiodisering (TMU 21. september, BR 1. oktober 2015) og bevillingsmæssige ændringer (TMU 10. august, BR 27. august 2015).

Anlægsregnskaber
I forbindelse med godkendelsen af halvårsregnskabet aflægges regnskab for 60 anlægsprojekter, se bilag 7. Nogle af anlægsregnskaberne har samme bevilling, og er derfor udarbejdet som et samlet regnskab, hvorfor der foreligger 30 anlægsregnskaber. Derudover består Cykelpakke II af 25 projekter eksklusiv Istedgade, der regnskabsforklares samlet, når alle etaper i projektet er afsluttet. Aflæggelsen af anlægsregnskaber følger tidsplanen.  

Tabel 4. Anlægsregnskaber

Det samlede mindreforbrug på 17,1 mio. kr. på de regnskabsaflagte anlægsprojekter anvendes til at dække eventuelle merforbrug på øvrige anlægsregnskaber, der fremlægges i løbet af 2015.

Der henvises til bilag 7 for forklaring af økonomien i de enkelte anlægsprojekter. Regnskaberne giver et overblik over anlægsprojekternes bevillinger, regnskab samt afvigelse i forhold til budget.

Sygefravær
Teknik- og Miljøforvaltningens samlede sygefravær i 1. halvår i perioden 2010-2015 er faldet fra 6,3 til 4,9 sygefraværsdagsværk i gennemsnit pr. medarbejder.

Tabel 5. Teknik- og Miljøudvalgets status for sygefravær, 1. halvår 2010-2015

Teknik- og Miljøforvaltning har for 2015 et måltal på 8,0 sygefraværsdagsværk i gennemsnit pr. medarbejder. Prognosen for 2015 indikerer den 3. juli 2015 et resultat på 9,5 dagsværk ved udgangen af 2015. For 1. halvår er korttidssygefraværet på 2,9 sygefraværsdagsværk i gennemsnit pr. medarbejder. Korttidssygefraværet har været faldende i perioden 2010-2014, men er steget med 0,5 dagsværk for 1. halvår i 2015. Det må antages, at det endelige resultat for 1. halvår vil falde lidt, når raskmeldinger for juni måned bliver registreret. For 1. halvår af 2015 er langtidsfraværet på 2,0 sygefraværsdagsværk i gennemsnit pr. medarbejder.

Ledelsen i Teknik- og Miljøforvaltningen såvel som TMF-MED tager det stigende sygefravær meget alvorligt og der er stort fokus på at nedbringe sygefraværet. For 2015 er der igangsat fornyede initiativer for at mindske sygefraværet baseret på KL’s model for en helhedsorienteret sygefraværsindsats. De tre indsatser, der skal håndtere sygefraværet handler om:

1. Ordentlig sygefraværsstatistik, der præcist illustrerer, hvor sygefraværet findes, så sygefraværsinitiativer rammer rigtigt til understøttelse af ledelsesopgaven med at følge nærværende og konsekvent op på sygefravær.
2. Systematiske sygefraværssamtaler.
3. Tidlige indsatser over for syge medarbejdere.

Teknik- og Miljøforvaltningen ønsker at omdisponere 15,5 mio. kr. fra merindtægter på gamle byggesager til konkrete initiativer til forbedring af byggesagsbehandlingen.

Forvaltningen ønsker at tilbageføre 5,7 mio. kr. til kommunekassen fra bevillingen Ordinær drift, som er sammensat af 4,2 mio. kr. fra vejafvandingsbidraget og 1,5 mio. kr. fra metrotilsyn i 2015. Derudover ønskes der tilbageført 1,5 mio. kr. til kommunekassen fra metrotilsynet i 2016.

Det samlede mindreforbrug på anlægsregnskaberne på 17,1 mio. kr. anvendes til at dække eventuelle merforbrug på øvrige anlægsregnskaber, der fremlægges i løbet af 2015.

Prognosen er sendt til Økonomiforvaltningen den 28. juli 2015 med forbehold for Teknik- og Miljøudvalgets godkendelse. De forventede korrektioner til prognosen behandles af Teknik- og Miljøudvalget på mødet den 10. august 2015 i indstillingen om bevillingsmæssige ændringer.

Pernille Andersen

                                                                  /Signe Skovgaard