Kriterier for tildeling af støtte fra arrangementspuljen
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at principperne for uddeling af midler fra arrangementspuljen ændres, så der ved tilsagn om støtte fra puljen fremover fastsættes vilkår om, at støtten gøres afhængig af, at arrangementet lever op til de vilkår, der er stillet i arrangementstilladelsen, såfremt der findes midler til det nødvendige tilsyn og administration i forhandlingerne om Budget 2019, hvorved processen for tildeling af støtte omlægges, så arrangementspuljen fremover først udmøntes endeligt i efteråret efter arrangementerne er vurderet med hensyn til overholdelse af kriterier.
Problemstilling
Der er behov for politisk stillingtagen til forslag til ændring af kriterierne for uddeling af midler fra arrangementspuljen, herunder om mulighederne for sanktioner, såfremt vilkårene for arrangementstilladelser ikke overholdes.
I arrangementspuljens nuværende retningslinjer er det ikke beskrevet, hvordan forvaltningen skal forholde sig, når vilkår i forvaltningens arrangementstilladelser ikke overholdes, eksempelvis hvad angår renhold, toiletfaciliteter eller varetagelse af nabohensyn. Såfremt kun de arrangementer, der overholder kriterierne i deres tilladelse, skal kunne modtage støtte fra puljen, skal betingelserne for tildeling af midler fra arrangementspuljen ændres, så både tildelingskriterier og den samlede proces for tildeling og udbetaling gør det muligt at forhindre udbetaling af midler til arrangementer, der ikke opfylder betingelserne.
Løsning
Det er muligt at ændre vilkårene, så støtten gøres afhængig af overholdelse af tilladelserne i det støttede arrangement. Dette vil kunne bidrage til at sikre, at støttemodtagere i højere grad efterkommer vilkårene i deres tilladelser til anvendelse af offentlige arealer med færre oplevede gener for borgerne. For at kunne administrere et vilkår om bortfald af støtte ved manglende overholdelse af arrangementstilladelse, skal det være muligt for forvaltningen at kontrollere arrangementerne, sådan at udvalget har et oplyst grundlag, såfremt der skal træffes beslutning om bortfald. Denne ændring af puljens administration vil medføre øgede udgifter til administration og tilsyn.
Konkret vil arrangører, der får tilsagn om støtte i 1. behandling, blive bedt om at indsende redegørelse for, hvordan de har overholdt vilkårene i deres arrangementstilladelse punkt for punkt på skrift og med billeddokumentation, senest 14 dage efter sidste nedtagningsdag. Denne redegørelse vil indgå i 2. behandling af bortfald eller endeligt tilsagn om støtte.
Tilsyn
Forvaltningen fører i dag tilsyn med arrangementer ved stikprøvekontrol. Med den nuværende praksis kan ansøgere til arrangementspuljen søge midler både før og efter afholdelsen af deres arrangement. Dette udgør en udfordring i forhold til muligheden for at føre tilsyn. Det betyder, at arrangementer med støttetilsagn kan have overtrådt vilkår, uden at forvaltningen er bekendt med det. Forvaltningen foreslår derfor i forbindelse med implementeringen af skærpede vilkår at indføre en mere systematisk praksis for tilsyn, som vil bestå i selvevaluering fra arrangørernes side såvel som et kommunalt tilsyn, der tilser, at arrangementstilladelsens vilkår er opfyldt.
For at begrænse udgifterne til tilsyn foreslår forvaltningen, at der stilles krav om, at arrangører skal søge støtte forud for afholdelse af deres arrangementer. Denne ændring vil nedbringe antallet af tilladelser, der skal føres tilsyn med, til 60-80. Under hensyntagen til arrangementspuljens størrelse bør det overvejes at fokusere tilsynet yderligere til at gælde arrangementer med over 10.000 deltagere, samt mindre arrangementer, der fx som følge af være nystartede og derfor ikke nødvendigvis bekendt med, hvordan det sikres, at vilkår efterkommes, vurderes i risiko for overskridelse af vilkår, hvilket skønsmæssigt vil yderligere reducere antallet af tilladelser, der skal føres tilsyn med, til ca. 40 årligt. I 2017 blev der behandlet 59 ansøgninger om støtte til arrangementer, hvoraf de 19 fik støtte. Arrangementerne dækker over mange tilladelser med selvstændige vilkår.
Løsningsforslag til justering af principperne
Forvaltningen har undersøgt mulige forslag til ændring af principperne for uddeling af midler fra arrangementspuljen. Forvaltningen foreslår på den baggrund følgende:
Vilkår om bortfald af støtte
Der stilles vilkår om, at støtte kan bortfalde, såfremt arrangøren ikke i tilstrækkelig grad overholder vilkårene i arrangementstilladelsen. Dette skal ske på baggrund af en saglig vurdering af overtrædelsen i forhold til tildelingen af støtten. Ændringen er indarbejdet i reviderede principper for uddeling af midler fra arrangementspuljen.
Støtte skal søges forud for afholdelsen af arrangement
Ønskes der støtte til et arrangement, skal der fremover søges inden afholdelse af arrangementet. Herved kan forvaltningen fokusere tilsynet på de arrangementer, der rent faktisk søger om støtte.
Udbetaling af støtte sker én gang årligt
Et vilkår om tilbagebetaling af allerede udbetalt støtte kan være svært at gennemskue for ansøgerne, og vil samtidig være administrativt omkostningstungt. Derfor foreslår forvaltningen, at støtte først udbetales efter, det har været vurderet, om vilkårene i arrangementstilladelsen har været overholdt. Med denne løsning vil Teknik- og Miljøudvalget i begyndelsen af året blive forelagt en anbefaling af forvaltningen om arrangementer, der efter gældende pointskala kan modtage støtte. I det sene efterår, hvor alle arrangementer, der har søgt støtte er afholdt, vil forvaltningen anbefale overfor udvalget, hvilke arrangementer, der vurderes at have overholdt vilkårene i deres arrangementstilladelse og som derfor kan modtage støtte.
Bortfalder støtten til arrangementer, vil det være muligt at uddele støtten til de arrangementer, der akkurat ikke opnåede nok point til at få tilsagn om støtte. Umiddelbart herefter vil forvaltningen give de berørte arrangører besked om, hvorvidt deres tilsagn om støtte bortfalder, eller om de kan bemyndiges til at indsende faktura.
Konsekvensen ved denne proces er, at der kun udbetales støtte en gang årligt, efter 2. behandling i Teknik- og Miljøudvalget. Dette vil særligt have konsekvenser for de mindre arrangører, som i højere grad er afhængige af støtten.
Alternativ proces for årlig behandling af arrangementspuljen i Teknik- og Miljøudvalget
Som alternativ til det ovenfor skitserede forslag, er det en mulighed at skærpe tilsynet med arrangementerne, der modtager støtte, uden at der opereres med bortfald af tildelte støttemidler.
Forvaltningen forventer, at effekten af et skærpet tilsyn vil afstedkomme større grad af efterlevelse af vilkår for tilladelse, og således bidrage til, at borgerne oplever færre gener som følge af arrangementer. Forvaltningen vurderer, at skærpet tilsyn vil give forvaltningen viden, der kan være relevant for behandlingen af fremtidige arrangementsansøgninger, idet ansøgere vil kunne blive mødt med skærpede krav til arrangementets afvikling og dermed potentielle vilkår arrangementstilladelsen. Kan ansøger ikke i tilstrækkelig grad godtgøre, at de skærpede vilkår vil kunne efterleves, kan konsekvensen være et afslag på ansøgningen.
Forvaltningen foreslår, at der i denne model kun kan tildeles støtte til arrangementer, der søger støtte forud for arrangementets afholdelse. Ved denne løsning vil forvaltningen søge tilført et halvt til tre årsværk, svarende til at kunne føre tilsyn med ca. 40 - 240 tilladelser, samt udforme evalueringer af disse med henblik på at etablere en vidensbank på arrangementsområdet. En sådan vidensbank vurderes at ville kunne udgøre et positivt bidrag til nedbringelsen af gener forbundet med arrangementer. I spændet mellem det halve til tre årsværk vurderer forvaltningen, at tilførslen af et halvt årsværk vil kunne imødekomme ambitionen om et mere systematisk tilsyn, mens forvaltningen vurderer, der vil være behov for op til tre årsværk, såfremt der skal foretages skærpet tilsyn og udføres opsamlende evaluering. Den alternative løsning vurderes let at administrere.
Økonomi
Forvaltningen anbefaler, at der føres tilsyn med arrangementer over 10.000 deltagere, samt mindre arrangementer, der vurderes i risiko for overskridelse af vilkår. Et sådan tilsyn vil kunne dække ca. 40 tilladelser, og vil medføre en merudgift på ca. 0,25 mio. kr. årligt, svarende til et halvt årsværk. Tilsyn med samtlige ansøgere vurderes at kræve et helt årsværk, svarende til 0,5 mio. kr. årligt, hvilket vil dække tilsyn med 60-80 tilladelser. Tilsyn med alle potentielle ansøgere til arrangementspuljen vurderes at kræve mindst fire årsværk svarende til 2,0 mio. kr., hvilket skal vurderes i forhold til, at arrangementspuljen samlet er på 0,8 mio. kr.
Såfremt støtte bortfalder som følge af overtrædelse af vilkår i arrangementstilladelsen, vil der kunne ydes støtte til arrangementer, der ikke fik tilsagn om støtte ved 1. behandlingen, baseret på principperne for arrangementspuljen.
Den alternative proces vil have samme økonomiske omkostninger som den anbefalede løsning og vil medføre en merudgift på ca. 0,25 - 1,5 mio. kr., svarende til et halvt til tre årsværk.
Videre proces
Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen varsle vilkårsændringer med virkning fra 2019. Teknik- og Miljøforvaltningen vil desuden udarbejde et budgetnotat til forhandlingerne om Budget 2019 med henblik på finansiering af de ekstra udgifter til tilsyn og administration. Det nye vilkår vil derfor først kunne træde i kraft i forbindelse med arrangementspuljen for 2019, dels for at sikre ligebehandling af arrangørerne og dels for at sikre, at der er resurser til det nødvendige tilsyn.
Pernille Andersen
/Anne-Sofie Degn
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 9. april 2018
Det tekniske ændringsforslag blev godkendt uden afstemning.
Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1):
”At sagen sendes tilbage til forvaltningen mhp. at se på muligheden for at komme med forslag til ændring af kriterierne for tildeling af støtte fra Arrangementspuljen”.
Ændringsforslaget (ÆF1) blev ikke vedtaget med to stemmer mod seks. Ingen undlod at stemme.
For stemte: C og F.
Imod stemte: A, Ø og Å.
Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF2):
”At forvaltningen, såfremt der ikke kan afses midler i de kommende budgetforhandlinger, omprioriterer et halvt årsværk (0,25 mio. kr.) tilsynsressourcer fra tilsynet med fremkommelighed og tilgængelighed til tilsyn med arrangementer, som har søgt om støtte fra arrangementspuljen.”
Ændringsforslaget (ÆF2) blev vedtaget med fem stemmer mod tre. Ingen undlod at stemme.
For stemte: A og Ø.
Imod stemte: C, F og Å.
Den således ændrede indstilling blev godkendt med fem stemmer mod tre. Ingen undlod at stemme.
For stemte: A og Ø.
Imod stemte: C, F og Å.
Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi mener, at puljen bør afskaffes, da den er meget dyr af administrere i forhold til puljens størrelse.”