Kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet

Teknik- og Miljøudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 8. november 2006

 

 

Sager til beslutning

 

6.      Kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet

 

TMU 862/2006  J.nr. 2202.0005/06

 

 

INDSTILLING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at vedlagte forslag til København Kommunes kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet tiltrædes

 

 

RESUME

Som følge af kommunalreformen overtager kommunerne en række nye opgaver på natur- og miljøområdet. For at sikre kommunernes faglige bæredygtighed vedtog Folketinget i sommers "Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet".

Konkret betyder loven, at alle kommuner skal indføre et kvalitetsstyringssystem, som skal omfatte en række opgaver på natur- og miljøområdet.

De opgaver som loven omfatter, er for langt størstedelen placeret i Teknik- og Miljøforvaltningen. En lille del er placeret i Økonomiforvaltningen.

Loven indeholde et krav om, at kommunen skal vedtage en kvalitetspolitik inden den 1. januar 2007, der udstikker de overordnede rammer for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Forvaltningens forslag til en kvalitetspolitik er vedlagt som bilag 1.

Forslaget lægger vægt på, at borgere og virksomheder får en positiv oplevelse, når de er i kontakt med kommunen. Nøgleordene er blandt andet ligeværdighed, dialog, engagement, inddragelse, forståelighed, gennemskuelighed og dokumentation.

Forvaltningen har også lagt vægt på, at sagsbehandlingen løses med en høj kvalitet. Nøgleordene er blandt andet loyalitet overfor kommunens politiske mål, dialog, inddragelse, myndighedskrav, ensartethed, effektivitet og faglighed.

Kvalitetspolitikken er en del af det samlet kvalitetsstyringssystem. Resten består af en række administrative procedurer, som forvaltningen er ved at udvikle og implementere.

Kommunen har fået økonomisk kompensation til implementeringen (2 mio kroner) og driften (200.000 kroner pr/år) af kvalitetsstyringsloven.

SAGSBESKRIVELSE

Kvalitetspolitikken skal udstikker de overordnede linier for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Kvalitetspolitikken skal være vedtaget inden den 1. januar 2007.

I henhold til loven skal kvalitetspolitikken indeholde kommunens hensigter i relation til at sikre borgernes og virksomhedernes tillid og tilfredshed med sagsbehandlingen, samt hensigterne i relation til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen.

Kvalitetspolitikken er en del af et samlet kvalitetsstyringssystem for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Der skal laves en række administrative procedurer, der skal medvirke til at sikre kvalitetspolitikkens realisering i forvaltningen.

Hensigten med politikken er således, at den på et overordnet niveau skal pege på de aspekter af sagsbehandlingen, som kommunen finder vigtige.

Kvalitetspolitikken skal ikke beskæftige sig med den faglige del af natur- og miljøområdet. For disse områder fastlægges politikken og de faglige målsætninger i sektorpolitikker og –planer. Fx affaldsplanen, Agenda 21-planen, kommunens miljøpolitik samt trafik- og miljøplanen.

Tilsvarende skal kvalitetspolitikken ikke fastlægge konkrete handlingsanvisninger eller opstille specifikke service- eller kvalitetsmål for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet.

Baggrund

Kommunalreformen indebærer at ansvaret for de fleste borger- og virksomhedsrettede myndighedsopgaver på natur- og miljøområdet fra den 1. januar 2007 vil være samlet i kommunerne.

Reformen medfører, at kommunen på natur- og miljøområdet får enkelte nye opgaver. Kommunen skal fx være ansvarlig for VVM-redegørelser på en række anlæg. Samtidigt afgiver kommunen også opgaver til staten og regionerne, fx på vandområdet.

I forbindelse med drøftelserne af kommunalreformens konsekvenser for natur- og miljøområdet har spørgsmålet om kommunernes faglige bæredygtighed været centralt. Derfor nedsatte regeringen i november 2004 et Kvalitetsstyringsudvalg. Opgaven var at komme med anbefalinger til form og indhold af en kvalitetsstyringsordning for kommunernes natur- og miljøadministration.

Udvalget bestod af repræsentanter fra relevante myndigheder og organisationer, herunder Københavns Kommune.

Udvalget anbefalede i sin rapport fra november 2005, at en kvalitetsstyringsordning blev udformet som et kvalitetsledelses- og styringssystem. I kraft af krav om opstilling af kvalitetspolitikker og –mål, måling, evaluering og offentliggørelse vil der i følge rapporten ske en kvalitetssikring af sagsbehandlingen.

Regeringen fremsatte og vedtog i 2006 et lovforslag, der trådte i kraft den 1. juli 2006. Lovens fulde navn er "Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet" eller blot "kvalitetsstyringsloven".

Kvalitetsstyringssystemet omfatter sagsbehandlingen efter en række love og regler på natur- og miljøområdet, jf. bilag 2. Den sagsbehandling på natur- og miljøområdet, som kvalitetsstyringsloven omfatter, er for langt størstedelens vedkommende placeret i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Teknik- og Miljøforvaltningen løser opgaver omfattet af loven svarende til ca. 63 årsværk, heraf 60 i Miljøkontrollen, 2 i Vej og Park samt 1/4-1/2 i Byggeri og Bolig.

1½ årsværk yderligere vil være placeret i Økonomiforvaltningen og omfatter VVM-vurderinger i henhold til planloven og enkelte fredningsopgaver i henhold til naturbeskyttelsesloven.

Kvalitetsstyringssystemet skal sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen. Systemet skal endvidere sikre virksomhedernes og borgernes tillid og tilfredshed med sagsbehandlingen.

Forslaget til kvalitetspolitik er udformet under hensyntagen til de øvrige politikker og værdier, som kommunen arbejder efter.

Forvaltningen har i forslaget lagt vægt på, at borgere og virksomheder skal have en positiv oplevelse, når de er i kontakt med kommunen. Kommunen skal møde borgerne og virksomhederne, der hvor de er og behandle dem med respekt for deres forventninger og forskellighed.

Fokus er på den måde kommunen går i dialog og kommunikerer med borgerne og virksomhederne. Nøgleordene er blandt andet ligeværdighed, dialog, engagement, inddragelse, forståelighed, gennemskuelighed og dokumentation.

Forvaltningen har også lagt vægt på, at sagsbehandlingen løses med en høj kvalitet. De økonomiske og arbejdsmæssige ressourcer i forvaltningen skal bruges optimalt. Der skal foretages koordinering med andre myndigheder, og andre parter skal inddrages i relevant omfang.

Nøgleordene er blandt andet loyalitet overfor kommunens politiske mål, dialog, inddragelse, myndighedskrav, ensartethed, effektivitet og faglighed.

Implementeringen af kvalitetspolitikken sker i forvaltningen og institutionernes administrative ledelser.

For at vurdere om kvalitetspolitikken lever op til forventningerne, vil der løbende blive fulgt op på den. Dels gennem interne evalueringer i forvaltningen, og dels gennem brugerundersøgelser.

Kvalitetsstyringssystemet skal evalueres en gang årligt. Evalueringen omfatter kommunens resultater og præsterede kvalitetsniveau samt en vurdering af muligheden for forbedringer og behovet for ændringer af kvalitetsstyringssystemet.

Den årlige evaluering vil blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget, med henblik på at vurdere kvalitetsstyringssystemets effektivitet og egnethed til at nå den fastsatte kvalitetspolitik.

Kommunen skal årligt offentliggøre oplysninger om kommunens indsats og resultater som følge af kommunens kvalitetsstyringssystem.

Kvalitetsstyringssystemt omfatter som nævnt også opgaver, som løses i Økonomiforvaltningen. Der er tale om få opgaver, men ikke desto mindre er sagsbehandlingen i relation til løsningen af disse opgaver omfattet af kvalitetsstyringsloven.

Økonomiforvaltningen er derfor blevet inddraget i udarbejdelsen af forslaget til kvalitetspolitik samt denne indstilling.

Økonomiforvaltningen har tilkendegivet, at den del af deres opgaver, der er underlagt kvalitetsstyringsloven, godt kan løses inden for rammerne af det vedlagte forslag til en kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet.

Hvordan samarbejdet mellem Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen konkret skal finde sted i forbindelse med driften af kvalitetsstyringssystemet, skal aftales inden den 1. januar 2007.

Kvalitetshåndbog

Loven betyder endvidere at kommunen senest den 1. januar 2007 indfører og anvende en kvalitetsstyringshåndbog.

Kvalitetshåndbogen skal indeholde en samlet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemets formål og omfang, herunder kvalitetspolitikken og sagsprocedurerne. Kvalitetshåndbogen skal anvendes i praksis og kan sammenlignes med en miljøledelseshåndbog.

Håndbogen skal indeholde en række tværgående standardprocedurer. Det handler om generelle procedurer, der ikke er relateret til et særligt fagområde. Det kan fx være procedurer for dokumentstyring, brugertilfredshedsundersøgelser, offentliggørelse af indsatsen og resultater samt kompetencestyring.

Implementeringen af loven fortsætter i 2007, da loven også pålægger kommunen at udarbejde en række faglige sagsprocedurer på natur- og miljøområdet inden den 1. januar 2010.

Tilsvarende skal kommunen opnå og vedligeholde certificering af kvalitetsstyringssystemets overensstemmelse med kvalitetsstyringsloven inden den 1. januar 2010.

Økonomi

Kvalitetspolitikken har ikke umiddelbart konsekvenser for borgerne og den kommunale økonomi. Kommunen har fået økonomisk kompensation til implementering (2 mio kroner) og drift (200.000 kroner pr. år) af kvalitetsstyringsloven.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Høring

Sagen har ikke været i høring.

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Forslag til kvalitetspolitik for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet

Bilag 2: Oversigt over love på natur- og miljøområdet som er omfattet af kvalitetsstyringsloven.

 

 

 

Jørgen Lund Madsen