Borgerrådgiverens Beretning

Teknik- og Miljøforvaltningens andel i og forslag på opfølgning af Borgerrådgiverens beretning

Teknik- og Miljøforvaltningens andel af klagesagerne hos Borgerrådgiveren udgjorde i beretningsåret 58 sager eller 5 pct. af det samlede antal. Borgerrådgiveren fandt anledning til at undersøge 7 af sagerne og udtalte kritik i 2 af sagerne.

Som det fremgår af bilag 2, indeholdt de 58 sager i alt 91 klagepunkter. De fleste - 19 klagepunkter - drejede sig om ”lang sagsbehandlingstid” og ”manglende svar”. 11 af klagepunkterne drejede sig om klager over afgørelserne og deres vilkår, mens resten af klagepunkterne (61) fordeler sig på andre forhold.

Teknik- og Miljøforvaltningen har meget stor variation i sagstyper og sammenholdt med, at der træffes tusindvis af myndighedsafgørelser, er det vurderingen, at det ud af den samlede sagsmængde er et relativt meget lille antal sager, der giver anledning til klager, og endnu færre sager der giver anledning til kritik. Det er indtrykket, at de basale forvaltningsretlige regler generelt er kendte og bliver overholdt i forvaltningen.

Borgerrådgiverens beretning giver imidlertid Teknik- og Miljøforvaltningen anledning til at sætte mere fokus på interne undervisningsforløb, der kan forbedre sagsbehandlingen, og som skal resultere i, at antallet af klager bliver yderligere nedbragt. Teknik- og Miljøforvaltningen vil derudover undersøge nærmere, hvorledes målinger af sagsbehandlingstiderne - i første omgang på udvalgte områder - kan tilrettelægges. Målingerne tænkes med tiden udvidet til at omfatte alle områder, hvor der sagsbehandles.

Teknik- og Miljøforvaltningens opfølgning på Borgerrådgiverens beretning vil således vedrøre undervisningsforløb om ”sagsbehandlingstid”, ”forvaltningsret og god sagsbehandling”. Disse fokuspunkter indmeldes til Økonomiforvaltningen, og der afrapporteres status på fokuspunkterne til Økonomiudvalget i marts 2013. Afrapportering til Teknik- og Miljøudvalget på fokuspunkterne vil ske primo februar 2013.

Klagesagsregistrering

Borgerrepræsentationen har også pålagt forvaltningerne pr. 1. september 2012 at registrere klager inden for egen forvaltning med henblik på en opgørelse til politisk behandling første gang 1. marts 2013 og herefter hvert halve år. Forvaltningerne skal i marts 2013 også fremlægge et mål for procentvis nedbringelse af klageantallet i 2013.

I Teknik- og Miljøforvaltningen registreres klager over formelle fejl i klagesager over parkeringsafgifter, og der registreres tillige klager til borgmesteren over formelle fejl. Afrapportering af disse registreringer har hidtil skullet ske til Økonomiudvalget, men disse afrapporteringer blev afskaffet efter beslutning i Borgerrepræsentationen i foråret 2012. Fremover skal afrapportering henholdsvis halvårligt og årligt alene ske til Teknik- og Miljøudvalget. Næste afrapportering vedrørende formelle fejl i sager om parkeringsafgifter er på vej til Teknik- og Miljøudvalget, og afrapportering vedrørende klager til teknik- og miljøborgmesteren afrapporteres primo 2013.

Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter nu en proces, der kan få defineret klagebegrebet, herunder detaljeringsgraden, samt hvordan en registrering kan tilrettelægges.

Øvrige tiltag

Borgerrepræsentationen har endvidere pålagt forvaltningerne kvartalsvis at afrapportere til kredsen af administrerende direktører om status på arbejdet med at forbedre sagsbehandlingen og nedbringe antallet af klager. Den første afrapportering vil ske, når Teknik- og Miljøudvalget har behandlet nærværende indstilling. 

Endelig har Borgerrepræsentationen pålagt forvaltningerne at iværksætte tiltag, der kan give et øget ledelsesmæssigt fokus på arbejdet med at nedbringe klagerne og forbedre sagsbehandlingen. Jf. ”Handlingsplanen for bedre kvalitet i sagsbehandlingen”, som blev vedtaget i Borgerrepræsentationen den 20. juni 2012 (2012-1649) skal lederportalen ”Min Lederside” anvendes til styringsredskab på lederniveau inden for god sagsbehandling.