Analyse af Teknik og Miljøforvaltningens konsulentudgifter (udsat)

Teknik- og Miljøudvalget skal tage forvaltningens analyse af Teknik- og Miljøforvaltningens konsulentudgifter, der indgår som ét af seks tiltag for at indfri EY’s anbefalinger i analysen af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder (fase 2), til efterretning.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

at forvaltningens niveau for konsulentforbrug inden for forskellige områder tages til efterretning.
at forvaltningens styring og governance i forhold til konsulentudgifter tages til efterretning.
at forvaltningens tiltag for reduktion af konsulentforbrug tages til efterretning.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
at benchmark med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune udgår fra analysen.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 17. juni 2019 sagen ”Analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder (fase 2) i Teknik- og Miljøforvaltningen”, hvor udvalget godkendte igangsættelse af en analyse af forvaltningens konsulentudgifter som et af seks tiltag. Det var forventet at analysen ville omfatte følgende aspekter: Konsulentforbrug inden for forskellige områder, fx advokater, HR og IT; Forvaltningens styring og governance i forhold til konsulentudgifter; Benchmark med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune; Handlemuligheder i forhold til reduktion af forvaltningens konsulentforbrug.

Teknik- og Miljøudvalget skal i denne sag tage analysen af forvaltningens konsulentforbrug i 2017-2018 (bilag 2) samt forvaltningens tiltag for reduktion af konsulentforbrug til efterretning.

Løsning

Forvaltningens niveau for konsulentforbrug inden for forskellige områder

Analysen tager udgangspunkt i indkøbsdata for 2017-2018 og viser et samlet konsulentindkøb på 388,6 mio. kr. fra 562 leverandører i to-årsperioden. Tabel 1 viser fordeling mellem anlæg-, takst- og driftsmidler i perioden.

Tabel 1 Fordeling af konsulentindkøb på anlæg-, takst- og driftsmidler i perioden 2017-2018

2017-2018	Beløb ekskl. moms	Andel total
Anlægsmidler	243.400.000 kr.	62,6 %
Takstmidler	41.400.000 kr.	10,7 %
Driftsmidler	103.800.000 kr.	26,7 %
Total	388.600.000 kr.	100,0 %

Tabel 2 viser det samlede konsulentindkøb fordelt på syv overordnede kategorier for konsulentydelser.

Tabel 2 Konsulentindkøb fordelt på kategorier

Kategori	2017-2018	Andel TMF total
Ingeniørydelser	263.421.901 kr.	67,8 %
IT-ydelser	46.806.835 kr.	12,0 %
Juridiske ydelser	31.899.900 kr.	8,2 %
Ledelsesrådgivning og organisationsudvikling	23.152.933 kr.	6,0 %
HR-ydelser	8.239.254 kr.	2,1 %
Kommunikation og redaktionelle ydelser	7.707.056 kr.	2,0 %
Regnskab- og revisionsydelser	7.360.437 kr.	1,9 %
TMF total	388.588.316 kr.	100,0 %

En uddybende beskrivelse af de syv overordnede kategorier for konsulentindkøb er vedlagt som bilag 3.

Analysens hovedkonklusioner er som følger:

Konsulentforbruget præges i høj grad af Teknik- og Miljøforvaltningens rolle som bygherre. På anlægsområdet løses hovedparten af opgaverne af eksterne konsulenter, og anlægsmidler udgør dermed 63 % af forvaltningens samlede forbrug af konsulenter i perioden. Anlægsmidler henføres primært til ingeniørydelser, men hvor det også indkøbes ydelser inden for de øvrige seks konsulentkategorier. Forvaltningens anlægsmodel er politisk besluttet, og en nærmere beskrivelse af forvaltningens rolle som bygherre er vedlagt som bilag 4.
Generelt for konsulentforbruget, men særligt inden for kategorierne ingeniørydelser, IT-ydelser og juridiske ydelser, indkøbes et bredt spektrum af ydelser af meget teknisk og/eller specialiseret karakter, som forvaltningen ikke selv besidder. Ydelserne har typisk et lille volumen og/eller af afgrænset varighed, og hvor rekruttering af varige kompetencer internt dermed ikke vurderes relevant.
Inden for kategorien juridiske ydelser henføres en betydelig del af forbruget til retssager, forligssager og voldgiftssager, hvor forvaltningen som offentlig myndighed ikke selv må føre sagerne, men er forpligtet til at bruge ekstern hjælp.
Inden for alle syv konsulentkategorier er der opgaver med behov for uvildige undersøgelser, som forudsætter indkøb af eksterne konsulenter.
Forvaltningen har mange opgaver, som har et politisk eller ledelsesmæssigt ophæng, som i nogle tilfælde medfører behov for ekstern konsulenthjælp til at løse opgaverne inden for tidsfrist.
Der er stor variation i konsulentforbruget mellem årene inden for flere af kategorierne, og hvor dette forklares af ekstraordinære udgifter til eksterne konsulenter, fx i forbindelse med implementering af Kvantum (IT-ydelser), takst- og budgetanalysen (Regnskab- og revisionsydelser) og fortovsordningen (juridiske ydelser).

En uddybende beskrivelse af forvaltningens konsulentforbrug i 2017-2018 inden for de syv overordnede kategorier er vedlagt som bilag 2.

Forvaltningens styring og governance i forhold til konsulentudgifter

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 24. februar 2020 sagen ”Revisionsrapport og handleplaner vedrørende indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser.” Som en del af løsningen indgår forvaltningens handleplan for styring og governance i forhold til konsulentindkøb.

Forvaltningens tiltag for reduktion af konsulentforbrug

Teknik- og Miljøforvaltningen har inden for de seneste år igangsat, eller er ved at igangsætte, en række indsatser, som direkte eller indirekte vil reducere forvaltningens konsulentforbrug fremadrettet. Derudover kommer indsatser på tværs af kommunen. Følgende ti indsatser forventes at have en selvstændig eller overlappende effekt på reduktion af forvaltningens konsulentforbrug:

Kompetencehævning på udbuds- og indkøbsområdet
Forvaltningen har gennemført flere overlappende kompetencehævende tiltag som vil have en positiv effekt på opnået pris og kvalitet på indkøb, herunder indkøb af konsulentydelser.
Ny forretningsgang ift. indkøb af advokatbistand

I august 2019 indførte forvaltningen ny forretningsgang for indkøb af advokatydelser. Den nye forretningsgang sikrer mere fokuseret brug af advokatydelser i forvaltningen.

Samling af IT-projektledelse

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 19. august 2019 investeringsforslaget ”Samling af IT-projektledelse” (bilag 5). En sideeffekt forventes at være reducere behovet for ekstern konsulentbistand.

Fokuseret brug af konsulentydelser inden for tre kategorier

Forvaltningen vil igangsætte et projekt, der identificerer mulige tiltag, som kan implementeres i organisationen med det formål at skærpe fokus på forbrug inden for: Ledelsesrådgivning og organisationsudvikling, HR-ydelser, samt Kommunikation og redaktionelle ydelser.

Ekstern konsulentbistand i forbindelse med rekruttering

I marts 2020 besluttede forvaltningen, at udgangspunktet fremadrettet er, at der kun kan gøres brug af ekstern konsulentbistand til rekruttering på ledelsesniveau 1 og 2 (direktør/vicedirektør).

Oprettelse af analyseenhed i Plan, Analyse, Ressourcer og CO2-reduktion (PARC)

1.april 2020 er der oprettet en enhed i PARC, der vil opbygge et fagligt miljø omkring analyser, som købes eksternt af forvaltningen i dag.

Ny udbudsform på IT-området

Som en del af Projekt Styrket Indkøbsorganisering forventes den kommende udbudsform at give bedre priser og muligheder end det er muligt i dag.

Øget tilsyn af compliance på indkøbsområdet

Indkøb af konsulentydelser indgår i sammenhæng med forvaltningens samlede indsats på indkøbsområdet. Forvaltningen følger udviklingen tæt, og der udarbejdes løbende handleplaner for yderligere indsatsområder med henblik på at øge compliance.

Undersøgelse af potentialer i indkøb fra færre leverandører

Forvaltningen vil igangsætte et projekt der ser på muligheden for skabe et større volumen i de enkelte konsulentindkøb og samtidig færre indkøb, og dermed et potentiale for en bedre pris på ydelserne, for eksempel gennem etablering af indkøbsaftaler.

Undersøgelse af identificerede potentialer for insourcing
Forvaltningen vil igangsætte et projekt, der vil gå i dybden med identificerede potentialer for insourcing som er afdækket i analysen.

En uddybende beskrivelse af forvaltningens indsatser for at reducere konsulentforbruget er vedlagt som bilag 6.

Benchmark med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune

Københavns Kommune har ikke en præcis definition eller en afgrænsning af konsulentydelser. Derudover mangler en præcis konteringsinstruks. Dette medfører, at udgifter til konsulenter relativt ofte bogføres på andre konti, end der hvor man typisk bogfører konsulentydelser. At fremskaffe valide tal indenfor sammenlignelige kategorier forudsætter dermed en meget ressourcekrævende og manuel proces lokalt i de øvrige forvaltninger. Benchmark med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune udgår derfor fra analysen.

Alternativ

Som et alternativ vil forvaltningen afsøge muligheden for benchmark med forvaltninger på teknik- og miljøområdet inden for 6-by samarbejdet. Undersøgelse vil tage udgangspunkt i den afklaring, der forventes fra økonomiaftalen for 2020 mellem KL og Regeringen, hvor der er fokus på anvendelsen af eksterne konsulenter.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har taget indstillingen til efterretning, vil forvaltningen arbejde videre med de igangsatte indsatser for reduktion af forvaltningens konsulentforbrug og fortsat have fokus på brug af ydelser på området. Forvaltningen vil følge området tæt og med henblik på at kunne registrere et fald i konsulentforbrug. Teknik- og Miljøudvalget vil orienteres herom ultimo 2. kvartal 2021.

Derudover afventer forvaltningen økonomiaftalen for 2020 mellem KL og Regeringen, hvor der er fokus på anvendelsen af eksterne konsulenter. Det forventes, at aftalen indeholder en stillingtagen til en afgrænsning af emnet og eventuelt en fælles registreringsramme for kommunerne.

Søren Wille

/ Thomas Højlt

Beslutning

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 8. juni 2020

Indstillingens 1., 2. og 3. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 4. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Det samlede udvalg afgav følgende protokolbemærkning:

”Københavns Kommune har ikke en præcis definition eller en afgrænsning af konsulentydelser. Derudover mangler en præcis konteringsinstruks. Dette medfører, at udgifter til konsulenter relativt ofte bogføres på andre konti, end der hvor man typisk bogfører konsulentydelser. Partierne opfordrer til at der skabes en fælleds konteringspraksis i Københavns Kommune, så der skabes et samlet overblik og mulighed for at benchmarke på forbruget af konsulentydelser.”

Det Konservative Folkeparti og Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Frem mod forhandlingerne om budget 2021 ønsker partierne et datagrundlag, så vi kan se, om der er grundlag for en effektivisering eller besparelse på linje med regeringens initiativer i finansloven for 2020.”