Forenkling af procedure for tildeling fra Arrangementspuljen

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at proceduren for uddeling af midler fra Arrangementspuljen ændres således, at den fremover kun forelægges én gang årligt for udvalget med henblik på tilsagn om støtte jf. afsnittet Løsning.

Problemstilling

Den gældende procedure for uddeling af midler fra Arrangementspuljen blev vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget den 9. april 2018 og trådte i kraft fra 2019 (bilag 2). Proceduren indebærer, at den samlede tildeling af Arrangementspuljen skal behandles og forelægges to gange for Teknik- og Miljøudvalget hvert år, henholdsvis i forsommeren og i efteråret, idet støtten er betinget af, at arrangøren overholder de vilkår, der er givet i forbindelse med arrangementstilladelsen, fx renhold, støj mv., samt de gældende principper for uddeling af midler fra Arrangementspuljen (bilag 2).

Siden indførelsen af det betingede tilsagn, hvor Teknik- og Miljøudvalget har dobbeltbehandlet alle ansøgningerne, har der ikke været tilfælde, hvor ansøgere har fået frataget støtten som følge af dobbeltbehandlingen. Forvaltningen foreslår derfor en forenkling af den gældende tildelingsproces under Arrangementspuljen, så den fremadrettet kun indebærer én forelæggelse for Teknik- og Miljøudvalget.

Løsning

Efter den gældende procedure for behandling af ansøgninger til Arrangementspuljen forelægges tildeling af støtten to gange årligt for Teknik- og Miljøudvalget. Første gang træffer udvalget beslutning om, hvilke ansøgere, der skal have tilsagn om støtte, men med forbehold for overholdelse af vilkår i arrangementstilladelsen. Anden gang forelægges udvalget beslutning om endelig tildeling af støtte på baggrund af arrangementsevalueringer. Udbetalingen sker som følge heraf først sent på året, hvilket er en udfordring for nogle arrangører.

Med forenklingen foreslås det således, at forvaltningen, efter udvalget har meddelt tilsagn om støtte, løbende vil modtage arrangørernes dokumentation og selvevaluering efter endt arrangement. Dette med henblik på, at forvaltningen forud for udbetaling vurderer arrangementernes fortsatte støtteberettigelse, og dermed om støtten kan tildeles eller må bortfalde. Herved bliver det muligt for arrangørerne at modtage støtten tidligere end efter de nugældende retningslinjer, men fortsat på en sådan måde, at det sikres, at vilkårene for udbetalingen overholdes.

Forvaltningen vil fremadrettet orientere Teknik- og Miljøudvalget om det samlede udfald af tildelingerne efter gennemgang og vurdering af støtteberettigelsen.

Hvis der undtagelsesvis er ubrugte midler i puljen på grund af bortfald af støtte, vil forvaltningen indstille en omfordeling af midlerne til udvalget i forbindelse med den samlede orientering. Det skal bemærkes, at bortfald af støtte kan have forskellige årsager, fx at en ansøgning er trukket tilbage efter godkendelse, at et arrangement ikke kan gennemføres, eller at forvaltningen vurderer, at arrangementet ikke lever op til de ansøgte/bevilgede forhold.

Omfordeling kræver, at der er støtteberettigede ansøgere, som kan modtage de overskydende midler, jf. kriterierne, og at der er tid til at foretage både behandlingen og udbetalingen i støtteåret. Hvis det ikke er tilfældet, vil ubrugte midler gå tilbage til kommunens kasse.

Forvaltningen har indarbejdet de foreslåede ændringer til de gældende principper og vedlagt dem, som beskrevet i bilag 3 med synlige ændringer.

Politisk handlerum

Udvalget kan vælge at fortsætte den eksisterende procedure med to forelæggelser inden udbetaling af midlerne fra Arrangementspuljen.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen fremover anvende de tilrettede principper for Arrangementspuljen (bilag 3) i overensstemmelse med beslutningen og melde det ud til ansøgere. Beslutningen vil træde i kraft og have virkning for uddeling af midler fra Arrangementspuljen allerede fra 2024.

Søren Wille

/ Lena Kongsbach