Borgerrådgiverens Beretning 2012

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller

1. at Teknik- og Miljøudvalget drøfter Borgerrådgiverens Beretning 2012
   
   
2. at Teknik- og Miljøudvalget godkender Teknik- og Miljøforvaltningens forslag om at optimere klagesagsregistreringen og fastholde Teknik- og Miljøforvaltningens to fokuspunkter ”undervisningsforløb om forvaltningsret og god sagsbehandling” og ”sagsbehandlingstid”
   
   
3. at afrapporteringerne af klagesager til Teknik- og Miljøudvalget erstattes af den årlige afrapportering af klagesager til Borgerrepræsentationen.    

Borgerrepræsentationen har på sit møde den 19. juni 2013 behandlet Borgerrådgiverens Beretning 2012 og pålagt de stående udvalg at drøfte beretningen.

Borgerrepræsentationen pålagde samtidig forvaltningerne, 

• at revurdere og eventuelt justere eller supplere forvaltningernes fokuspunkter for forbedret sagsbehandling og borgerbetjening
• at opstille krav til grundlaget for de analyser, der ligger bag de valgte løsninger til forbedring af indsatsen på sagsbehandlingsområdet,
• at afrapportere status til Borgerrepræsentationen senest i marts 2014 og herefter én gang årligt af mål og måltal for såvel de indmeldte som eventuelt justerede fokuspunkter og samtidig fremlægge statistik for deres klagesagsregistrering.

Teknik- og Miljøforvaltningen skal følge op på disse pålæg med forslag til konkrete handlinger.

Hovedkonklusionen i beretningen er, at det nu igennem flere år er blevet konstateret, at blandt de sager, der indgår til Borgerrådgiveren, er antallet af sager med fejl eller sager med for lange sagsbehandlingstider stort set uforandret og overstiger antallet af sager uden fejl.

Borgerrådgiveren modtog i beretningsåret 2012 (1. april 2012 til
31. marts 2013) i alt 1.948 henvendelser. 33 af disse var nye sager vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen, og der blev i beretningsåret afsluttet 58 sådanne sager. Heraf behandlede Borgerrådgiveren 14 sager, og i to af disse sager med i alt 14 klagepunkter, blev der udtalt kritik i seks af klagepunkterne.

Til sammenligning blev der i beretningsåret 2011 afsluttet samme antal sager. Dengang undersøgte Borgerrådgiveren syv sager, der indeholdt 16 klagepunkter. Der blev også dengang udtalt kritik i seks klagepunkter, der var indeholdt i to sager.

Forslag til opfølgning på Borgerrepræsentationens pålæg

Fokuspunkter bibeholdes
I sit møde den 8. oktober 2012 godkendte Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med opfølgning på Borgerrådgiverens Beretning 2011 at indmelde to fokuspunkter til Økonomiudvalget til forbedring af sagsbehandlingsniveauet: 1) ”Undervisningsforløb om forvaltningsret og god sagsbehandling” og 2) ”sagsbehandlingstid”.

Jf. beretningens hovedkonklusion, som er resumeret ovenfor, er der fortsat behov for at opkvalificere sagsbehandlerne og nedbringe sagsbehandlingstiden, og forvaltningen foreslår derfor, at Teknik- og Miljøudvalget godkender, at fokuspunkterne bevares uændret.

For så vidt angår undervisningstilbuddene, så er de målrettet til forbedring af sagsbehandlingen. I evalueringer af forløbene melder sagsbehandlerne positivt tilbage, at undervisningen vil gavne dem i deres daglige arbejde med sagsbehandling. Indtil nu har der dog kun været gennemført fire intensive forløb med i alt 60 deltagere, og vurderingen er, at der er behov for, at en langt større andel af sagsbehandlerne gennemgår forløbet. Med hensyn til sagsbehandlingstiden, så foreslås det, at Teknik- og Miljøudvalget godkender, at der fortsat arbejdes på at nedbringe denne.

Kvalificering af bagvedliggende analyser
TMF er enig i, at de bagvedliggende analyser af problemer og løsninger og prioriteringer bør være tydelige, når der vælges fokuspunkter og indsatsområder.
Forvaltningen vil derfor stille mere skarpt på dette ved fremtidige forslag til indsatsområder.

Klagesagsregistrering
Borgerrepræsentationen vedtog den 20. juni 2012 i forbindelse med behandlingen af Borgerrådgiverens Beretning 2011, at alle forvaltninger skulle klagesagsregistrere med afrapportering til Økonomiudvalget.

TMF igangsatte en proces i gang, der skulle sikre en ensartet registrering med virkning fra 1. januar 2013. Det har imidlertid vist sig, at registreringen ikke følges fuldt ud, og at der stadig er tekniske udfordringer i forhold til sagsbehandlingssystemerne. Det vurderes derfor nødvendigt, at forvaltningen fortsat prioriterer området.

Fælles afrapportering af klagesager
Borgerrepræsentationen vedtog på mødet den 19. juni 2013 en ny beslutning om klagesagsregistrering. Det blev pålagt forvaltningerne at fremlægge statistik for klagesagsregistrering til Borgerrepræsentationen senest i marts 2014 og herefter en gang årligt.

Teknik- og Miljøudvalget modtager en række halv- og helårlige afrapporteringer om klagesager vedrørende formelle fejl på parkeringsområdet og klager til borgmesteren over formelle fejl. Begge afrapporteringer er direkte afledt af Borgerrådgiverens Beretning for 2009. Herudover har Teknik- og Miljøudvalget den 25. februar 2013 besluttet, at Teknik- og Miljøforvaltningen skal afrapportere antallet af klagesager, herunder særskilt afrapportere antal klagesager til borgmesteren. Teknik- og Miljøudvalget er senest på mødet den 9. september 2013 blevet orienteret om denne klagesagsregistrering.

Der er flere overlapninger mellem indholdet af de aktuelle tre afrapporteringer til Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationens seneste pålæg om klagesagsregistrering.
Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår derfor, at den årlige afrapportering af klagesager til Borgerrepræsentationen erstatter de tre nævnte afrapporteringer til Teknik- og Miljøudvalget.     

Den foreslåede indsats på undervisningsområdet vurderes at koste yderligere 0,5 årsværk, som skal tilvejebringes ved omprioritering indenfor den eksisterende økonomiske ramme.

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen arbejde videre med de foreslåede indsatser. Teknik- og Miljøudvalget vil primo 2014 få den afrapportering af status på fokuspunkter og af statistik for klagesager, som skal tilgå Borgerrepræsentationen.

  Pernille Andersen

                                                                    /Signe Skovgaard

Indstillingens 1. at blev drøftet.

Indstillingens 2. og 3. at blev tiltrådt