Ressourcer til byggesagsbehandlingen

Teknik- og Miljøudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 7. juni 2006

 

 

Sager til beslutning

 

12.      Ressourcer til byggesagsbehandlingen

 

TMU 361/2006  J.nr. 430.0004/05

 

 

INDSTILLING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

at der med henblik på at sikre overholdelse af serviceniveauet på byggesagsområdet ved tilførelse af 7-8 nye medarbejdere, og

at de hermed forbundne økonomiske merudgifter i 2006 på ca. 1,5 mill. kr. afholdes indenfor Byggeri & Boligs budget, fkt. 6.51.1.

 

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller endvidere, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget anbefaler,

at Byggeri & Boligs udgiften til de ekstra medarbejdere i 2007 finansieres via øgede byggesagsgebyrer - Bruttobudgettet for 2007 , fkt. 6.51.1, hæves med 3,5 mill. kr. på både indtægts- og udgiftssiden, altså et uændret nettobudget.

 

RESUME

I Bygge- og Teknikudvalgets møde d. 9. november 2005 blev det besluttet overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentation at anbefale at iværksætte en implementering af et projekt om forbedring af proceseffektivitet og fastholdelse af serviceniveau i Byggeri & Bolig ved hjælp af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration. Samtidig blev der givet en tillægsbevilling til at imødegå et konstateret udækket ressourcebehov, der ikke kunne forventes imødegået ved effektiviseringstiltag. Borgerrepræsentationen tiltrådte indstillingen i mødet d. 15. december 2005.

De opstillede forventninger til effektiviseringspotentiale forventes at kunne indfries, og projektets fremdrift vurderes generelt at være tilfredsstillende.

Den kraftigt forøgede byggeaktivitet i København har imidlertid medført, at de forventninger til aktivitetsudviklingen, der lå til grund for opgørelsen af de udækkede ressourcebehov indeholdt i den tidligere beslutning ikke længere er retvisende., da sagstilgangen bl.a. pga. nye energibestemmelser har været større end estimeret. Specielt i marts er modtaget et usædvanligt stort antal byggesager – ca. 3.300 sager mod 2.200 i marts 2005. Der var forventet flere sager, men stigningen på 50% var uventet høj.

Endvidere forudses det, at der i løbet af sidste halvdel af 2006 og videre ind i 2007 vil komme et stort antal store og komplekse byggesager i forbindelse med forskellige byudviklingsområder - Ørestad Syd", "Artillerivej Syd", "Nordhavn"- samt projekt "Billige Boliger".

I årene frem til 2005 blev lidt over 70 % af de egentlige byggesager behandlet indenfor servicemålet om 30 dage. Fra august 2005 har tallet været faldende, og i de første måneder af 2006 er kun godt 60 % af byggesagerne blevet behandlet indenfor 30 dage. Ca. 80% er behandlet indenfor 60 dage mod 85% i 2005. Det er endnu ikke ,muligt med sikkerhed at måle den effekt, da mange modtagne sager i marts vil få, men det er sikkert, at det har en negativ indvirkning på sagsbehandlingstiden i en længere periode.

For at kunne opfylde de generelle servicemål for byggesagsbehandlingen vurderes det derfor nu nødvendigt at ansætte yderligere 7-8 medarbejdere.

Der er med denne ressourceforøgelse fortsat mulighed for en fremtidig ressourcetilpasning som følge af faldende byggeaktivitet eller større effektiviseringsgevinst end f orudsat – allerede fordi der pga. den nuværende alderssammensætning vil være en naturlig afgang af medarbejdere over de næste 2-3 år, der mindst modsvarer de 7-8 medarbejdere inden for samme kompetenceområde.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Byggeri & Bolig har siden 1990 gennem rationalisering/udvikling af organisationen og efteruddannelse af personalet kunnet opfylde de fastsatte servicemål på alle væsentlige dele af byggesagsområdet samtidig med, at der indtil 2006 skete en gradvis personalereduktion med i alt 20 % af Byggeri & Boligs samlede medarbejderstab som følge af de årlige budgetbesparelser.

Med et byggeri i København i stadig vækst og i konsekvens heraf et stigende antal byggesager har det i de seneste år imidlertid været vanskeligere og vanskeligere at imødekomme de årlige besparelseskrav og samtidig fastholde servicemålene for området.

Det øgede antal byggesager har skabt en væsentlig ubalance mellem de til rådighed værende ressourcer og antallet af byggesager – ikke mindst store komplekse sager – der skal behandles.

Uddybning af indstilling og evt. alternativer hertil

Lean – pilotprojektet

Den konstaterede ubalance mellem ressourcer og antallet af byggesager er løbende søgt reduceret. I 2004 indgik Byggeri & Bolig i samarbejde med Økonomiforvaltningen og konsulentfirmaet Valcon i et pilotprojekt om at finde nye måder at imødegå den voksende arbejdsbyrde med udgangspunkt i behandlingen af sager på Byggesagsafdelingens daglige byggemøde (visitation og færdigbehandling af ukomplicerede sager).

Der blev i pilotprojektet gjort brug af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration, der er en anerkendt metode udviklet i den japanske bilindustri og som i øjeblikket anvendes med succes blandt andet i den danske sundhedssektor. Pilotprojektet resulterede i en produktivitetsforøgelse, der umiddelbart gjorde metoden interessant set i relation til Byggeri & Boligs øvrige arbejdsopgaver.

Det nye Lean-projekt – "Proceseffektivisering og serviceniveau i Byggeri & Bolig" – og ressourcetilpasningerne i forhold hertil

Valcon har for Bygge- og Teknikforvaltningen i 2005 forestået en forundersøgelse i Byggeri & Bolig med henblik på en foreløbig vurdering af balancen mellem arbejdsopgaverne med byggesagsbehandlingen og de til rådighed værende ressourcer samt det mulige effektiviseringspotentiale ved anvendelsen af Lean-principperne for den samlede byggesagsbehandling.

Valcon vurderede, at der samlet set var et potentiale for produktivitetsforøgelse på 20 % i 2006 i de sagsbehandlende afdelinger.

Produktivitetsforøgelsen skal ske ved at forbedre proceseffektiviteten og serviceniveauet i alle byggesagsproducerende afdelinger ved at indføre og opbygge kompetencer hos ledelse og medarbejdere i Lean-principper og hertil relevante værktøjer. Produktivitetsforøgelsen skal gennemføres samtidig med, at serviceniveauet forbedres og medarbejdertilfredsheden fastholdes.

Konklusionen på foranalysen var,

at såfremt der blev gjort noget i forhold til den samlede produktivitet, ville ressource- og rekrutteringsbehovet være markant og akut i størrelsesordenen plus 20 medarbejdere.

at såfremt det lykkes at hjemtage de forventede gevinster, ville rekrutteringsbehovet være væsentligt reduceret over tid. Samlet set ville der, under forudsætning om den forventede naturlige afgang, den vurderede produktivitetsstigning samt en øget sagsmængde, være et udækket ressourcebehov på ca. 7 medarbejdere ultimo 2006.

at den øjeblikkelige ressourcesituation ikke var tilstrækkelig til at løfte opgavemængden. Dermed var det relevant at tilføre ressourcer, der kunne sikre den fortsatte opgaveløsning og projektbelastningen frem til, at effekterne af projektet realiseres.

Det var foranalysens anbefaling, at de estimerede 7 medarbejdere, der på dette tidspunkt skønnedes nødvendige for at sikre den tilstrækkelige kapacitet i Byggesagsafdelingen efter implementeringen af Lean-principperne, skulle ansættes umiddelbart. Rekrutteringen på dette tidspunkt skulle sikre ressourcer til sagsproduktionen, ressourcer til projektgennemførelsen, ressourcer til øvrige udviklingsopgaver samt et glidende generationsskifte i Byggesagsafdelingen.

På baggrund af bl.a. ovenstående blev det på mødet den 9. november 2005 i Bygge- og Teknikudvalget besluttet, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefalede,

at Byggeri & Bolig iværk satte en implementering af projekt om forbedring af proceseffektivitet og fastholdelse af serviceniveau i byggesagsbehandlingen ved hjælp af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration. Udgiften til projektet skulle finansieres indenfor Byggeri & Boligs 2005 budget på konto 6.51.1.

at der til Byggeri & Bolig i 2006 og 2007 ansættes yderligere 7 personer til dækning af en øget aktivitet på kommunens byggesagsbehandling. Udgiften på 6 mill. fordelt med 3 mill. i 2006 og 3 mill. i 2007 dækkes af tillægsbevilling til Byggeri & Bolig fkt. 6.51.1 og finansieres af et internt lån til BTU. Stillingtagen til lånets tilbagebetaling sker i forbindelse med behandling af overførselssagen i foråret 2006, hvor der kan anvises dækning på eventuelle merindtægter/mindreudgifter i regnskab 2005 (OBS Der var i 2005 merindtægter, hvorfor det interne lån ikke blev aktuel)

Indstillingen om "Proceseffektivitet og serviceniveau i Byggeri & Bolig" blev vedtaget i Borgerrepræsentationen d. 15. december 2005.

De 7 medarbejdere er nu ansat og er godt på vej til at kunne varetage de nødvendige funktioner, de er ansat til og dermed udgøre en reel ressourcetilvækst.

Valcons oprindelige vurdering af et potentiale for produktivitetsstigning på 20 % i 2006 i de sagsbehandlende afdelinger har vist sig at være realistisk. Seneste skøn er et potentiale på op til 24 % stigende over årene op til 34 %.

Ændrede forudsætninger i forhold til den oprindelige ressourcetilpasning

Forudsætningen om størrelsen på stigningen af sagsmængden har derimod vist sig ikke at holde, idet der er modtaget en noget større sagsmængde – både i forhold til sidste år, men også i forhold til det estimat, som Valcon har beregnet i foranalysen til Lean-projektet.

Der er således allerede nu (pr. 29. maj) i 2006 modtaget ca. 11.800 byggesager mod ca. 10.700 på tilsvarende tidspunkt sidste år og de af Valcon estimerede ca. 11.200. En del af årsagen har været en ændret lovgivning på energiområdet, der medfører en relativt større anlægsudgift. Ændringen trådte i kraft 1. april 2006 (beregnet efter ansøgningsdato). Dette medførte, at Byggeri & Bolig i marts måned modtog ca. 3.300 byggesager mod ca. 2.200 byggesager i marts 2005. Der var forudset en øget sagsmængde i marts måned, men den faktiske stigning på 50 % var uventet høj. Efterfølgende viser sagsmængden for april og maj måned 2006 en daglig tilgang i størrelsesordenen 120 pr. dag mod en daglig tilgang i tilsvarende måneder i 2005 på 110.

Se udviklingen i antal byggesager i bilag 1.

Endvidere har Valcons forudsætninger bygget på en uændret sammensætning af sagernes kompleksitet. Denne forudsætning har vist sig ikke at holde, hvilket kan ses af, at et stigende antal byggesager ikke kan behandles færdig på byggemødet, men skal underkastes en nøjere teknisk behandling. Desuden har det i 2006 kun været muligt at behandle 60 % af de egentlige byggesager på under 30 dage mod normalt lige over 70 %.

Ressourceanvendelsen på de mere komplekse sager forudses som konsekvens heraf øget mærkbart og Byggeri & Boligs servicemål om kort / forudsigelig behandlingstid kan dermed ikke opfyldes.

Nødvendig tilførsel af ressourcer nu

I årene frem til 2005 blev lidt over 70 % af de egentlige byggesager behandlet indenfor servicemålet om 30 dage. Fra august 2005 har tallet været faldende, og i de første måneder af 2006 er kun godt 60 % af byggesagerne blevet behandlet indenfor 30 dage. Ca. 80% er behandlet indenfor 60 dage mod 85% i 2005. Det er endnu ikke ,muligt med sikkerhed at måle den effekt, da mange modtagne sager i marts vil få, men det er sikkert, at det har en negativ indvirkning på sagsbehandlingstiden i en længere periode.

For at kunne opfylde de generelle servicemål om sagsbehandlingstiden for alle byggesager vurderes den generelt stigende sagsmængde at medføre et akut øget ressourcebehov på 4 – 5 personer, uanset de estimerede effektiviseringsgevinster – som forudset i forbindelse med Lean-projektet – hjemtages.

Herudover kan det med meget stor sikkerhed forudses, at der i løbet af sidste halvdel af 2006 og videre ind i 2007 vil blive modtaget en betydelig mængde ansøgninger med store komplekse og ressourcekrævende byggesager. Dette sker i forbindelse med udbygningen af "Ørestad Syd", "Artillerivej Syd", "Nordhavn" og i forbindelse med projektet "Billige Boliger". Der trækkes allerede nu på ressourcer i forbindelse med "Ørestad Syd" og i forbindelse med "Billige Boliger".

For at kunne leve op til forventningerne og Byggeri & Boligs egne målsætninger om aftalt sagsbehandlingstid og om parallelitet i byggesagsbehandling og projektering gennem hele byggeriets forløb vurderes det, at der til disse opgaver skal ansættes yderligere 3 personer.

Det vurderes på denne baggrund af Valcon, at de i foranalysen indeholdte forudsætninger skal justeres på baggrund af den konstaterede udvik ling i sagstilgangen, hvilket indebærer, at der for at opnå de estimerede resultater i alt skal ansættes yderligere 7 – 8 personer.

Ressourcemanglen koncentrerer sig om den tekniske sagsbehandling, der i særlig grad er belastet af den øgede sagstilgang og den øgede kompleksitet i sagerne, herunder nødvendige udviklingsopgaver. Herudover er der flere og flere rådgivnings- og vejledningsopgaver.

Det vurderes at være afgørende nødvendigt at ansætte de nye medarbejdere nu for at kunne afvikle den ophobede sagsmængde samt dæmme op for den forventede sagstilgang af store, komplekse byggesager til efteråret. Ansættelsen nu giver mulighed for, at de nye medarbejdere kan kompetenceudvikles, så de kan være et reelt ressourcetilskud til efteråret.

Med den ændrede bemanding, realiseringen af de estimerede gevinster ved Lean-projektet og fremskrivningen af sagstilgangen forventes det, at sagsbehandlingen generelt vil være bragt i overensstemmelse med servicemålene – der er en gennemløbstid for de egentlige byggesager på ca. 70 % inden for 30 dage – omkring årsskiftet.

Fremtidig ressourcetilpasning

Da der på grund af den nuværende alderssammensætning i Byggesagsafdelingen med sikkerhed vil være en naturlig afgang af medarbejdere pga. alder over de næste 2 – 3 år, der mindst modsvarer de 7-8 medarbejdere, vil en forøgelse af medarbejderstaben nu være optimal også set i relation til en løbende kapacitetstilpasning,

Hertil kommer, at der allerede i Valcons oprindelige fremskrivning ville være behov for tilgang af ressourcer ved årsskiftet 2007/08. Der vil således selv på meget kort sigt være mulighed for at regulere ressourcerne ved en evt. faldende byggeaktivitet eller i relation til nødvendige tilpasninger i forhold til kommende organisationsændringer i forvaltningen. Tilpasningen kan tillige ske, hvis effektiviseringsgevinsten ved Lean-projektet skulle vise sig at blive større end estimeret.

Under alle omstændigheder vil personalesituationen blive genvurderet i efteråret 2006 – som indstillet til Bygge- og Teknikudvalget og Borgerrepræsentationen i efteråret 2005.

 

Økonomi

Ansættelsen af de 7-8 nye medarbejdere kan i 2006 finansieres inden for Byggeri & Boligs budget, fkt. 6.51.1, uden at der anvises midler fra eventuelle merindtægter fra byggesagsgebyrerne.

Den øgede aktivitet medfører på sigt også øgede indtægter, hvorfor Byggeri & Bolig forventer, at de ekstra medarbejdere i 2007 kan finansieres af øgede indtægter fra byggesagsgebyrer.

 

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1.  Byggesager pr. måned

 

Ole Sperling