Drøftelse af reklamebærende byudstyr

Jakob Næsager (C) har bedt om at få drøftet flere temaer i relation til reklamebærende byudstyr i Teknik- og Miljøudvalget.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller

1. at Teknik- og Miljøudvalget drøfter forvaltningens arbejde med en ny aftale for kommunens reklamebærende byudstyr

Som følge af forvaltningens fortrolige orientering til Teknik- og Miljøudvalget den 25. marts 2014 (bilag 1 – notatet er ikke længere fortroligt, da de to udbydere er orienteret om indholdet) om forsinkelse af udbuddet på reklamebærende byudstyr har Jakob Næsager (C) brugt sin initiativret til at rejse en drøftelsessag i udvalget om emnet. Jakob Næsager ønsker en åben drøftelse af:

• Processen omkring udbuddet.
• Overskud fra reklamebærende byudstyr.
• Krav der skal stilles til reklamebærende byudstyr.
• Eksterne juridiske vurderinger.

Nedenfor redegøres for de ønskede temaer.

Processen omkring udbuddet
På Teknik- og Miljøudvalgets møde den 3. december 2012 godkendte udvalget de overordnede rammer og ambitionsniveauet for udbuddet (bilag 2). Udvalget godkendte således, at forvaltningen lavede et udbud med konkurrencepræget dialog. I april 2013 blev to tilbudsgivere prækvalificeret, og dialogen har kørt til og med september 2013.
Forvaltningen fastlagde endeligt i sommeren 2013, i samarbejde med Økonomiforvaltningen, at finansieringen af det kommende byudstyr skulle ligge hos den vindende tilbudsgiver i en koncessionsaftale, ligesom det gør sig gældende for den nuværende aftale.

I januar 2013 opstod der tvivl om, hvorvidt kommunen skulle deponere under en koncessionsaftale. Forvaltningen indhentede derfor en udtalelse herom fra en ekstern juridisk rådgiver. På baggrund af denne udtalelse vurderede forvaltningen, at der var behov for at kontakte Økonomi- og Indenrigsministeriet om lovgrundlaget for deponering samt mulighed for dispensation, og forvaltningen sendte en henvendelse til ministeriet i oktober 2013. Økonomi- og Indenrigsministeriet har ikke afgivet en udtalelse endnu. Svaret har så stor betydning for projektets økonomi, at en fortsat manglende afklaring betyder forsinkelse af udbuddet. Derfor arbejder forvaltningen på en forlængelse af den nuværende aftale om byudstyr.
Det uafklarede spørgsmål om, hvorvidt forvaltningen skal deponere midler samt manglende ressourcer til arbejdet med udarbejdelsen af udbudsmaterialet, er hovedårsagerne til, at udbuddet er blevet forsinket.

Overskud fra reklamebærende byudstyr
Det nuværende byudstyr, som AFA JCDecaux har opstillet på kommunens offentlige vejarealer, er omfattet af tre aftaler:

• Hovedoverenskomsten fra 1994 der omfatter størsteparten af byudstyret og udløber 30. juni 2014. Denne kontrakt indebærer, at kommunens indtægt fra det reklambærende udstyr afhænger af, hvilken belægningsprocent der har været på standerne. Ligger belægningsprocenten mellem 0 og 84% modtager kommunen ingen indtægt. Så vidt forvaltningen ved har kommunen ikke modtaget et vederlag, da belægningsprocenten aldrig har været over 84%. Aftalen var den første af sin art, og ingen kunne i 1994 vide, hvor stort markedet for reklamer i byrummet ville blive. Aftalen har således vederlagsfrit stillet byudstyr til rådighed for kommunen de sidste 20 år, men har derudover ikke givet et provenu til kommunen.
• Bycykelaftalen fra 2001 finansierede kommunens bycykler med 105 reklamestandere. Som følge af bycykelsystemets nedlæggelse, blev denne aftale  forlænget i oktober 2012 med virkning fra januar 2013 frem til 30. juni 2014. I forbindelse med forlængelsen indgik forvaltningen og AFA JCDecaux en aftale om, at kommunen skulle modtage et fast årligt vederlag på 2,85 mio. kr., idet aftalen ikke længere finansierede bycykelsystemet, men udelukkende indeholder reklamer. Fordelingen af denne indtægt blev fremlagt på Teknik- og Miljøudvalgets møde 21. oktober 2013.
• Billboard-aftalen fra 2008, indgået mellem Økonomiforvaltningen og AFA JCDecaux. Aftalen er på Teknik- og Miljøforvaltningens anmodning opsagt til 30. juni 2014 med henblik på at samle alle aftaler under én fælles kontrakt Bill-board-aftalen indebærer en årlig indtægt til kommunen på mellem 100.000 og 200.000 kr. Denne indtægt vil således bortfalde indtil en ny, samlende aftale træder i stedet.

Det er forvaltningens intention, at kommunen fremadrettet efter afsluttet udbud kun skal have én samlet aftale om alt reklamebærende udstyr.

Krav der skal stilles til reklamebærende byudstyr
Kommunens nuværende aftaler med AFA JCDecaux omfatter buslæskærme, automatiske toiletter, plakatsøjler, reklamesøjler, reklamestandere (gamle bycykelstativer) og bill-boards.

I forbindelse med indstillingen på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 3. december 2012 blev ambitionsniveauet for udbuddet godkendt. Af indstillingen fremgik det bl.a., at de kommende buslæskærme mv. skal imødekomme bustrafikkens behov for digital trafikinformation, og at byudstyret skal kunne rumme kommunens (fremtidige) behov for borgerrettet information.

På baggrund af denne beslutning om ambitionsniveau har forvaltningen parallelt med dialogprocessen med tilbudsgiverne indhentet ønsker fra en lang række relevante interessenter. Bl.a. har Lokaludvalgene, Ældrerådet, Handicaprådet, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Økonomiforvaltningen, Movia, Trafik Udviklings Samarbejdet været involveret i processen med at udforme de konkrete ønsker til byudstyret.

I forlængelse af denne proces og Teknik- og Miljøudvalgets beslutning har forvaltningen arbejdet på at udbyde dels opgraderede versioner af de nuværende typer byudstyr, dels nye byudstyrstyper. Det er først og fremmest et nyt digitalt trafikinformationssystem til kommunens stoppesteder samt digitale informationsstandere til brug for Københavns Kommunes information og annoncering der medfører en væsentlig fordyrelse set i forhold til den nuværende aftale. Forvaltningen er i forhandlingerne med tilbudsgiverne og på baggrund af ønskerne fra de mange interessenter nået frem til, at omkring halvdelen af de påtænkte digitale informationsstandere bør placeres i Indre By. Det alene udgør en stor del af anlægsudgifterne, da fremføring af el i Indre By er særligt omkostningstungt. Derudover arbejder forvaltningen med nogle principper om, at der af æstetiske hensyn skal placeres færre reklamestandere i Indre By, hvilket vil betyde færre reklameindtægter og formentlig reducere et evt. provenu til kommunen.

Eksterne juridiske vurderinger
Forvaltningen har i denne sag i udstrakt grad anvendt – og anvender egne juridiske ressourcer, men har i forbindelse med udbuddet indhentet ekstern juridisk bistand til udfærdigelse af den nye kontrakt. Årsagen er, at området er meget juridisk specialiseret, og at udbud på området forekommer relativt sjældent - koncessionsaftaler om byudstyr har typisk en løbetid på 10-20 år, og sidste gang kommunen lavede en aftale var i 1994. Kommunen ligger derfor ikke inde med de specialiserede juridiske kompetencer, som en kontrakt af denne type kræver.

I forbindelse med afklaringen af, om hvorvidt kommunen skal deponere, blev der også indhentet ekstern juridisk bistand, da forvaltningen vurderede, at der var tale om et juridisk meget tungt spørgsmål.

Drøftelsesindstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen arbejder med en forlængelse af den nuværende kontrakt med AFA JCDecaux.

Forvaltningen forventer at fremlægge en indstilling til godkendelse i Teknik- og Miljøudvalget, når deponeringsspørgsmålet er afklaret. Indstillingen vil præsentere projektets økonomi og lægge op til en politisk beslutning om de endelige krav til udbuddet.

Da Økonomi- og Indenrigsministeriet ikke har tilkendegivet, hvornår forvaltningen kan forvente svar om deponeringsspørgsmålet, er det ikke på nuværende tidspunkt muligt at sige, hvornår indstillingen vil blive forelagt udvalget. Når forvaltningen har modtaget svar fra ministeriet, vil Teknik- og Miljøudvalget blive orienteret.

         Pernille Andersen

                                                                  /Jon Pape