Masterplan for lokalisering af centralforvaltningen

Teknik- og Miljøudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 6. december 2006

 

 

Sager til beslutning

 

14.      Masterplan for lokalisering af centralforvaltningen

 

TMU 946/2006  J.nr. 0101.0009/05

 

 

INDSTILLING

Samtlige forvaltninger indstiller, at de stående udvalg og Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler, at godkende

at der gives en anlægsbevilling på 139,09 mio. kr. til gennemførelse af ombygningen af Hans Nansens Gård, således at ejendommen kan rumme størstedelen af Kultur- og Fritidsforvaltningens og Børne- og Ungdomsforvaltningens centrale administrationer. Bevillingen gives til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme konto 6.50.3

at der gives en anlægsbevilling på 72,29 mio. kr. til gennemførelse af første del af ombygningen af Njalsgården, således at ejendommen kan rumme dele af Teknik- og Miljøforvaltningens centrale administration. Bevillingen gives til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme konto 6.50.3

at der gives en anlægsbevilling på 2,24 mio. kr. til gennemførelse af ombygningen af Bernstorffsgade, således at ejendommen kan anvendes til Socialforvaltningens og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens centrale administrationer. Bevillingen gives til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme konto 6.50.3

at de samlede anlægsudgifter på i alt 213,6 mio. kr. finansieres ved indtægterne fra salg af ejendommene Rådhuspladsen 77 samt Islands Brygge 35-37, i alt 272 mio. kr. På grund af tidsforskydningen mellem udgifterne og indtægterne mellemfinansieres anlægsudgifterne ved kassetræk. Salgsprovenuet indtægtsføres på Økonomiudvalgets konto for salg af ejendomme, 0.05.3.

at der af salgsprovenuet fra salg af ejendommene afsættes 25 mio. kr. til ekstraordinær vedligeholdelse af kommunens ejendomme. Midlerne afsættes som en anlægspulje under Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme konto 6.50.3

 

at  forvaltningerne i overensstemmelse med forudsætningerne i Masterplanen (BR 387/06) afholder flytteomkostninger inden for eget budget med mulighed for interne lån.

 

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2006

Sagen blev udsat

 

RESUME

Samtlige forvaltninger indstiller anlægsbevillinger til gennemførelse af Masterplanen, lokaleplan for centraladministrationen. Med Masterplanen samles fagforvaltningernes centraladministrationer i domiciler, tæt ved Rådhuset.

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningens centraladministration samles i Hans Nansens Gård.

Dele af Teknik og Miljøforvaltningens administrative enheder samles i Njalsgården.

Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen samler deres centraladministration i Bernstorffsgade.

 

De samlede anlægsudgifter finansieres af salg af ejendomme Rådhuspladsen 77 samt Islands Brygge 35-37, hvoraf 25 mio. kr. afsættes særskilt til vedligeholdelse af kommunens ejendomme.

Sagen var på dagsordenen for Teknik- og Miljøudvalgets møde den 22. november 2006, men blev udsat.

 

SAGSBESKRIVELSE

Borgerrepræsentationen tiltrådte på BR 387/06 den 14. juni 2006 indstillingen om rammerne for samling af kommunens centrale administrationer i domiciler, Masterplanen, med beslutning om, at anlægsbevillinger til ombygningen indstilles efterfølgende.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen

Hans Nansens Gård anvendes som samlet kontordomicil for Kultur- og Fritidsforvaltningens og Børne- og Ungdomsforvaltningens centraladministration.

 

Ejendommen indrettes til et moderne kontorhus med varierende miljøer.

 

Etagerne fra 1. til 6. sal, indrettes til arbejdspladser og fordeles forholdsmæssigt efter antallet af medarbejdere. Stueetagen anvendes til kantineformål, mødefaciliteter og andre fælles formål.

 

Det skal bemærkes, at bibliotekernes produktionsenhed ikke blev placeret i Hans Nansens Gård i Masterplanen. Set i lyset af beslutningen om etablering af center for Koncernservice, arbejdes der alligevel på at undersøge, om biblioteksenheden kan være i Hans Nansens Gård. Hvis de ikke kan/skal være i Hans Nansens Gård skal produktionsenheden placeres et andet sted. Københavns Ejendomme vurderer ikke umiddelbart, at der er ledige kommunale ejendomme til formålet, hvorfor det vil være nødvendigt at indgå et privat lejemål med deponeringskrav i størrelsesordenen 6 – 8 mio. kr. En eventuel deponering og eventuelle ombygningsomkostninger er ikke finansieret inden for Masterplanens samlede økonomi. BR vil i givet fald få forelagt selvstændig indstilling herom.

 

Tidsplan

Ombygningssagen er udbudt som totalentreprise i omvendt licitation med prækvalifikation. Forventet aftaleindgåelse medio januar 2007.

Færdiggørelse og indflytning vil ske etapevis. I løbet af april 2007 forventes dele af bygningskomplekset klar til indflytning. Herefter successiv færdiggørelse og indflytning frem til foråret 2008.

 

Teknik- og Miljøforvaltningen   

Dele af Teknik- og Miljøforvaltningens administrative funktioner samles i Njalsgården, Njalsgade 13-15. Det drejer sig om Vej & Park, Plan & Arkitektur, TMF-sekretariatsfunktion samt dele af Byggeri og Bolig og/eller Miljøkontrollen, jf. nedenfor.

 

Ved ombygningen etableres fællesfaciliteter, borgerserviceindgang og mødelokaler i stueetagen, administration og kontorer på de ovenpå liggende 4 etager samt kantine på den øverste etage.

 

Teknik- og Miljøforvaltningen har udtrykt ønske om at flytte medarbejdere fra Byggeri- og Bolig og/eller Miljøkontrollen til Njalsgade, i stedet for kun medarbejdere fra Miljøkontrollen, som foreslået i Masterplanen. Der skal derfor flyttes 175 medarbejdere fra Byggeri- og Bolig eller Miljøkontrollen, svarende til det antal medarbejdere, som i Masterplanen blev forudsat flyttet fra Kalvebod Brygge (Miljøkontrollen) til Njalsgården.

 

Flytter den samlede Miljøkontrol ikke fra Kalvebod Brygge betyder det, at Masterplanens økonomi er mindre fordelagtig for kommunen end oprindeligt forudsat, da kommunen ikke på kort sigt får frigivet 3.mands lejemålet på Kalvebod Brygge. I stedet frigives ca. 6.000 m² på Ottiliavej.          

 

Etapedeling

Det samlede bygningsareal er ikke stort nok til at rumme den samlede Teknik- & Miljøforvaltning. Derfor arbejdes der med en etapedelt proces. Nærværende indstilling omfatter alene etape 2.

 

Etape 1, som er gennemført

Flytning af Vej & Park, Plan & Arkitektur, Kvarterløft, IT samt TMF- sekretariat.

 

Etape 2

Flytning af store dele af Byggeri & Bolig fra Ottiliavej og/eller dele af Miljøkontrollen fra Kalvebod Brygge til Njalsgården.

 

I etape 2 vil ca. 640 medarbejdere blive lokaliseret i Njalsgården. Ejendommen vil i etape 2 have et arealforbrug pr. medarbejder på ca. 25 m2. Der bør i væsentligt omfang opereres med, at fællesarealer som Borgerservice, ekspedition, udstillingsfaciliteter, undervisningslokaler, møderum og kantine mv. kan anvendes af alle afdelinger og enheder.

 

Etape 3

Flytning af resten af Miljøkontrollen fra Kalvebod Brygge til Njalsgården samt resten af Byggeri og Bolig, under forudsætning af at lokalbiblioteket flyttes og at bygningsarealet udvides

 

I den oprindelige Masterplan flyttede Miljøkontrollen i etape 2. Det udløste en tomgangsleje på Kalvebod Brygge på 6.022.163 kr. årligt. 

 

Da Miljøkontrollen efter en revideret Masterplan først flytter alle enheder i etape 3, mens dele af Byggeri og Bolig til gengæld flytter i etape 2, kan midler afsat til tomgangsleje på Kalvebod Brygge i stedet eventuelt anvendes til tomgangsleje i de af Byggeri og Boligs lokaler på Ottiliavej, som fraflyttes.

 

Tidsplan

Ombygning i etape 2 vil forløbe over en 2-årig periode, således at de respektive enheder kan indflytte successivt i perioden fra 2007 – 2009.

 

 

Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bliver boende i Bernstorffsgade, Tietgensgade og Ottiliavej.

I forbindelse med etablering af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen er der etableret arbejdspladser i Bernstorffsgade 17 (126 arbejdspladser), og Tietgensgade 31 E 1. sal (12 arbejdspladser) og foretaget ombygning af lokaler.

Tidsplan

Ombygningen i Bernstorffsgade 17 er igangsat, men endnu ikke fuldt tilendebragt. Ombygningen har bestået i renovering af eksisterende kontorer samt etablering af nye kontorer.

 

Socialforvaltningen oplyser, at de har rene udgifter til ombygning/bygningsarbejder i Centralforvaltningen på 0,233 mio. kr. Disse udgifter er afholdt af midler, som blev overført i den ordinære overførelse 2005-2006.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen oplyser at udgifterne til ombygning i Bernstorffsgade 17 andrager ca. 1,1 mio. kr. på nuværende tidspunkt. Der skal tages stilling til hvorvidt der på den baggrund skal gives anlægsbevilling til Bernstorffsgade.

 

Økonomiforvaltningen

Økonomiforvaltningen har efter masterplanens udarbejdelse fremsat ønske om at ændre forvaltningens lokalisering, bl.a. som følge af etablering af Center for Koncernservice. Der vil efterfølgende blive fremlagt en særskilt indstilling om dette.

 

Sundhedsforvaltningen

Sundhedsforvaltningen forbliver på Sjællandsgade, hvor forvaltningen med den nuværende plan har fået yderligere plads. Der skønnes ikke at være behov for ombygning.

 

Økonomi

De samlede anlægsudgifter forbundet med Masterplanen finansieres ved indtægterne fra salg af ejendommene Rådhuspladsen 77 samt Islands Brygge 35-37, i alt 272 mio. kr.

 

Salgsprovenuet foreslås anvendt til at ombygge ejendommene Hans Nansens Gård og Njalsgården, med henblik på at anvende ejendommene mere effektivt. Herudover skal salgsprovenuet anvendes til finansiering at de ca. 27,7 mio., der i Masterplanen blev afsat til øvrige udgifter, herunder udgifter til tomgangsleje samt lejeforpligtelser i private lejemål.

 

Endelig blev ved tiltrædelsen af Masterplanen forudsat, at der reserveres 25 mio. kr. af salgsprovenuet til renoveringsarbejder på andre kommunale bygninger.  Som følge heraf er Masterplanens samlede ombygningsbudget reduceret med 25 mio. kr. til i alt 213,6 mio.kr., jf. nedenstående tabel.

 

	Ombygnings omkostninger	Øvrige omkostninger*	I alt	Reserveret til renovering andre ejendomme (mio.kr)	Ombygnings budget (mio.kr)
	(mio. kr.)	(mio. kr.)	(mio.kr)
KFF & BUF, HNG	155,37	8,39	163,76	16,28	139,09
TMF, Njalsgade	80,75	19,35	100,1	8,46	72,29
SOF & BIF	2,5		2,5	0,26	2,24
I alt	238,62	27,74	266,36	25,00	213,62

*Øvrige omkostninger er eks. Forpligtigelse ved fraflytning af private lejemål samt tomgang i egne lejemål mv.

 

På grund af tidsforskydningen mellem udgifterne og indtægterne foreslås anlægsudgifterne mellemfinansieret ved kassetræk. 

I overensstemmelse med forudsætningen i Masterplanen, vil forvaltningernes huslejebudgetter blive reguleret, således at de stemmer overens med de huslejeudgifter, forvaltningerne vil oppebære med den nye lokaleløsning. Der vil således være overensstemmelse mellem forvaltningernes nye huslejebudgetter og forvaltningernes nye huslejeudgifter. Samtidig vil indtægtskravet til Københavns Ejendommes blive justeret, således at der i udgangspunktet er overensstemmelse mellem forvaltningernes huslejeudgifter og Københavns Ejendommes huslejeindtægter.

 

Miljøvurdering

Denne indstilling er omfattet af forvaltningens positivliste over indstillinger, som skal miljøvurderes. De væsentligste miljømæssige konsekvenser ved ombygningsprojekterne vil være knyttet til den fremtidige drift og anvendelse af de ombyggede lokaler, især til indeklima og energiforbrug. Desuden gør ombygningsarbejdernes omfang det relevant at fokusere på affaldshåndtering samt støv og støj på og fra byggepladsen.

 

Ved projektering og udførelse af ombygningsarbejderne vil minimumskravene beskrevet i "Miljø i byggeri og anlæg" blive opfyldt. Der vil der især blive fokuseret på opnåelse af et godt indeklima og energimæssig optimer ing samt minimering af miljøbelastningen fra byggeaffald, støv og støj i byggeperioden.

 

I den nuværende fase er ingen af anbefalingerne beskrevet i Miljø i byggeri og anlæg medtaget i projekterne.

 

Høring

Indstillingen er udarbejdet i et samarbejde mellem samtlige forvaltninger.

 

Bilag

1.      Notat om Kultur- og Fritidsforvaltning & Beskæftigelses- og Integrations­­forvaltningen.

2.      Notat om Teknik- og Miljøforvaltningen

3.      Notat om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen

Udsendt med dagsordenen for Teknik- og Miljøudvalgets møde den 22. november 2006

 

 

Else Sommer                       Morten Binder                   Claus Juhl    Jesper Fisker

 

 

 

Grete Munk                                              Hjalte Aaberg                     Carsten Haurum