Drøftelse af Borgerrådgiverens beretning 2013

I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning (BR 18. juni 2014) skal de stående udvalg i efteråret 2014 drøfte Borgerrådgiverens beretning for 2013.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,

Borgerrådgiveren udgiver årligt en beretning, som redegør for Borgerrådgiverens virksomhed, herunder iagttagelser på sagsbehandlingsområdet, ledsaget af konklusioner, forslag og anbefalinger til kommunens forvaltninger og Borgerrepræsentationen.

Teknik- og Miljøudvalget blev ved notat af 28. maj 2014 forhåndsorienteret om indholdet i beretningen.

Borgerrepræsentationen har besluttet (BR den 18. juni 2014) at pålægge alle stående udvalg at drøfte beretningen i efteråret 2014.

Udvalget skal drøfte Borgerrådgiverens Beretning for 2013 generelt og i forhold til Teknik- og Miljøforvaltningens arbejde.

Teknik og Miljøforvaltningen
I beretningen fremgår, at Borgerrådgiveren i beretningsåret afsluttede 107 klagesager (med 130 klagepunkter) over Teknik- og Miljøforvaltningen. Borgerrådgiveren tog 12 klagepunkter ud til nærmere undersøgelse og udtalte kritik i ét af klagepunkterne. I forhold til Teknik- og Miljøforvaltningen er det stadig kategorien sagsbehandlingstid og manglende svar, der klages hyppigst over til Borgerrådgiveren. Teknik- og Miljøforvaltningen har fokus herpå via undervisning af medarbejdere i forvaltningsret og god sagsbehandling.

Endvidere bliver stadigt flere af de borgerrettede sagsområder i Teknik- og Miljøforvaltningen omfattet af servicemål for sagsbehandlingstider, ligesom sagsbehandlingstider i videre omfang end tidligere bliver kommunikeret overfor borgeren og på kommunens hjemmeside.

Herudover nævnes Teknik- og Miljøforvaltningen i få sammenhænge i beretningen. En faktaboks nævner et eksempel på en uheldig og vildledende formulering i et informationsbrev fra Center for Parkering, der lagde op til, at det var et krav, at borgeren tilmeldte sig digital post. Konkret blev forholdet rettet ved en telefonisk henvendelse fra Borgerrådgiveren.

Endelig nævnes Teknik- og Miljøforvaltningen i relation til tre egen drift undersøgelser, som Borgerrådgiveren vil gennemføre i 2014:

• Kommunikation og begrundelse i sager om affaldsgebyr
• Orientering om sagsbehandlingstider på kommunens hjemmeside
• Forvaltningernes obligatoriske kurser inden for god sagsbehandling til alle sagsbehandlere – undersøgelse af implementering af Borgerrepræsentationens vedtagelse

Generelt
Generelt viser beretningen, at Borgerrådgiveren modtog 18,1 % flere sager til skriftlig behandling i beretningsåret 2013 for alle forvaltninger (fra 1. april 2013 til 31. marts 2014) i forhold til beretningsåret 2012. De hyppigst forekommende klagepunkter er stadig klager over sagsbehandlingstiden og manglende svar.

Borgerrådgiveren udtrykker i beretningen en anerkendende tilgang til det arbejde, der er foregået i kommunen igennem en årrække, og er positiv i forhold til forvaltningernes indsatser. Borgerrådgiveren understreger samtidig vigtigheden af, at forvaltningerne fastholder fokus på det arbejde, der er i gang for at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen, ligesom Borgerrådgiveren anbefaler, at der til stadighed stilles krav til ambitionsniveauet.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder videre med kontinuerligt at have fokus på at forbedre sagsbehandlingen. Herunder kan nævnes, at Borgerrådgiveren gennem sin tilsynsfunktion har opnået en særlig viden, som kan udnyttes til konstruktivt at skabe forbedringer af sagsbehandlingen i forvaltningerne, og i beretningen lægger Borgerrådgiveren op til, at Borgerrådgiveren i videre omfang end tidligere gerne vil indgå i en mere proaktiv dialog og varetage en konsultativ rolle i forhold til forvaltningerne.

For at gøre brug af Borgerrådgiverens kompetencer er alle enheder i Teknik- og Miljøforvaltningen blevet bedt om at overveje, i hvilke sammenhænge Borgerrådgiveren kan indgå i løsningen for at forbedre sagsbehandlingen i Teknik- og Miljøforvaltningen. Der er endnu ikke truffet beslutning om, hvilke områder der vil trække på konsultativ rådgivning fra Borgerrådgiveren.

                    Pernille Andersen
                                                            / Signe Skovgaard

Indstillingen blev drøftet.