Teknik- og Miljøforvaltningens investeringer i kernevelfærd
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at forvaltningen i forbindelse med overførselssagen 2016-2017 søger om finansiering via Investeringspuljen til at dække investeringsomkostninger for business casen Digitale lokalplanprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen, som i alt udgør 4,27 mio. kr., og investeringsomkostninger for business casen Myndighedsportal på Teknik- og Miljøområdet, der i alt udgør 2,65 mio. kr.
- at forvaltningen i forbindelse med overførselssagen 2016-2017 søger om finansiering via Innovationspuljen til at dække investeringsomkostninger på 0,89 mio. kr. til foranalysen Smartere tilsyn og monitorering af byen.
Problemstilling
Med vedtagelsen af Budget 2017 (BR 6. oktober 2016) (A, B, C, F, I, O, V, Ø og Kasper Heumann Kristensen) blev der afsat 492,7 mio. kr. til smartere investeringer i kernevelfærd. Midlerne er forankret i Investeringspuljen og Innovationspuljen og skal anvendes til investeringer, der kan forbedre forvaltningernes opgaveløsning. Midlerne, som investeringerne frigiver, anvendes til at håndtere forvaltningernes bidrag til effektiviseringsstrategien. I de tilfælde, hvor investeringer frigiver midler ud over det fastsatte effektiviseringsmåltal, bliver midlerne i forvaltningerne til fagudvalgenes disponering.
Borgerrepræsentationen tildeler midler fra puljerne to gange om året i forbindelse med behandlingen af overførelsessagen i foråret og budgetforhandlingerne i efteråret. Tildeling af midler sker ud fra en vurdering af business cases, som de forskellige fagudvalg forinden har godkendt. Business cases og andre investeringsforslag, der bidrager til indfrielse af en forvaltnings effektiviseringsmåltal, prioriteres som udgangspunkt før andre forslag.
Løsning
Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at der søges midler fra puljerne til nedenstående to business cases og foranalyse. Forslagene behandles endeligt i forbindelse med behandlingen af overførselssagen 2016-2017. Effektiviseringerne, som tiltagene genererer, anvendes til at håndtere forvaltningens effektiviseringsmåltal fra 2019 og frem.
Digitale lokalplanprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen (bilag 1)
I dag anvendes der mange ressourcer på kommunikation med bygherre i forbindelse med indhentning af informationer og afklaring af rammer og lovkrav, inden der laves en lokalplansanmodning. Teknik- og Miljøforvaltningen vil søge investeringsmidler til udvikling af en digital platform, som vil sikre, at forvaltningen og bygherre får adgang til informationer tidligt i processen og understøtter den efterfølgende udarbejdelse af lokalplaner i et standardiseret system. Den digitale platform vil sikre en hurtigere afklaring og forventningsafstemning i lokalplanlægningen, idet portalen kan tilgås af borger, bygherre og andre interessenter. Platformen vil lette kommunikationen mellem bygherre og forvaltning, da platformen stiller krav til hvilke informationer, der skal ligge klar inden anmodning, og stiller relevante informationer til rådighed for bygherre. Business casen indeholder derfor også serviceforbedringer i forhold til erhvervslivet.
Myndighedsportalen på Teknik- og Miljøområdet (bilag 2)
I dag anvender sagsbehandlere på myndighedsområdet meget tid på at søge informationer i flere forskellige fagsystemer i forbindelse med ansøgninger om tilladelse til eksempelvis afholdelse af arrangementer, opstilling af stilladser osv. Sagsbehandlerne skal undersøge, om der er konflikter mellem ansøgninger på tværs af myndighedsområder, inden der gives en tilladelse. Teknik- og Miljøforvaltningen vil søge investeringsmidler til udvikling af en digital myndighedsportal, der opsamler og viser sagsinformationer fra de eksisterende fagsystemer, som anvendes i sagsbehandlingen. Myndighedsportalen bliver en fælles indgang for alle sagsbehandlere på myndighedsområderne i forvaltningen. Det betyder, at sagsbehandleren ikke længere skal ind i flere forskellige systemer, inden der kan træffes en afgørelse i en given sag. Myndighedsportalen vil give en mere sammenhængende opgaveløsning og et reduceret ressourceforbrug gennem et bedre overblik over sager på tværs af forskellige myndighedsområder. På baggrund af erfaringerne med Myndighedsportalen vil forvaltningen vurdere, om der med fordel og på lovlig vis kan gives adgang til udvalgte oplysninger for eksterne parter, herunder borgere og virksomheder. I givet fald vil der blive udarbejdet en business case.
Smartere tilsyn og monitorering af byen (bilag 3)
I dag anvendes der mange ressourcer på at føre tilsyn og monitorere en lang række områder i byen. Tilsyn og monitorering er i dag funktions- og fagopdelte, hvilket betyder, at der føres tilsyn med eksempelvis stilladser, skilte og veje hver for sig. Teknik- og Miljøforvaltningen vil søge investeringsmidler til lave en foranalyse, der undersøger mulighederne for at tænke tilsyn på tværs af fagligheder og tilsynstyper. Det er hensigten at undersøge de muligheder, som udviklingen af bl.a. sensorer og kamerateknologi har skabt, med henblik på at afdække, hvordan tilsyns- og monitoreringsopgaver kan gøres smartere. Foranalysen vil inddrage relevante virksomheder og vidensinstitutioner for at teste de forskellige teknologier og finde ud af hvilke, der skaber størst værdi. Foranalysen laves i samarbejde med Innovationshuset og vil resultere i en eller flere business cases.
De to førstnævnte business cases søger midler til investeringsomkostninger bl.a. til dækning af investeringer i IT-system og projektledelse fra Investeringspuljen, hvor foranalysen søger midler fra Innovationspuljen.
Investeringsbehov og effektivisering for de enkelte tiltag fremgår af tabel 1. Tilbagebetalingstiden for de to business cases er på henholdsvis fire og seks år. Tilbagebetalingstiden fastsættes ud fra Økonomiforvaltningens beregningsmodel for tilbagebetaling, som indeholder den gældende interne rente for udlån.
Tabel 1. Investeringsbehov samt effektiviseringer for de tre tiltag.
|
I 1.000 kr. 2017 p/l |
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
|
Myndighedsportal på Teknik- og Miljøområdet |
||||||
|
Samlet varig driftsændring (effektivisering) |
-2.375 |
-3.375 |
-3.375 |
-3.375 |
||
|
Implementeringsomkostninger |
1.352 |
1.300 |
|
|
|
|
|
Digitale lokalplanprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen |
||||||
|
Samlet varig driftsændring (effektivisering) |
-135 |
-1.335 |
-1.935 |
-1.935 |
||
|
Implementeringsomkostninger |
1.325 |
2.950 |
|
|
|
|
|
Smartere tilsyn og monitorering |
||||||
|
Midler til foranalyse (Innovationspuljen) |
890 |
|
|
|
|
|
Reduktioner i personale, som følge af ovenstående projekter, søges for så vidt muligt håndteret via naturlig afgang og eventuel omplacering af medarbejdere. Såfremt projekter fører til, at deciderede afskedigelser bliver nødvendige, vil det relevante MED-udvalg blive inddraget.
De to business cases Digitale lokalplansprocesser og snitflader til byggesagsbehandlingen og Myndighedsportalen på Teknik- og Miljøområdet indeholder digitale løsninger. Disse er forhåndsgodkendt af Koncern IT, og personfølsomme oplysninger vil blive håndteret efter gældende regler for privacy.
Forvaltningen arbejder på yderligere business cases, som fremlægges Teknik- og Miljøudvalget forud for budgetforhandlingerne i efteråret 2017.
Økonomi
Omkostningerne til gennemførelse af projekterne, herunder omkostninger til projektstyring, medtages i de enkelte business cases og søges finansieret af Investeringspuljen og Innovationspuljen.
Videre proces
Ved Teknik- og Miljøudvalgets godkendelse af de to business cases til Investeringspuljen og foranalysen til Innovationspuljen fremsendes de til Økonomiforvaltningen, som forbereder materialet til overførelsessagen 2016-2017. Såfremt at forvaltningen får tildelt de investeringsmidler der søges om, igangsættes tiltagene umiddelbart efter beslutning om overførelsessagen 2016-2017.
Pernille Andersen
/Anna Schou Johansen
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 6. februar 2017
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.