Dannelse af Københavns Erhvervsservice

Teknik- og Miljøudvalget skal godkende dannelsen af Københavns Erhvervsservice, forslag til servicemål på myndighedsopgaver på erhvervsområdet og udmøntningen af de konkrete tiltag i budgetaftale 2012.

            3.                  at Business 2015 sætter retningen for den digitale kommunikation
                        med erhvervslivet (jf. bilag 3), og dermed indfrier
                        budgetaftalens specifikke forslag på digitaliseringsområdet 

            4.                  at de konkrete tiltag i budgetaftale 2012 vedr. ”Én kontaktperson”,
                        ”Øget brug af stjernemøde” samt ”Gode afslag” (jf. bilag 4) udmøntes

Borgerrepræsentationen har, i forlængelse af konklusionerne fra arbejdet i Copenhagen Business Task Force, i budgetaftale 2012 besluttet, at Københavns Erhvervsservice - Copenhagen Business Service skal etableres, og samtidig skal aktiviteterne i Københavns Erhvervscenter overgå til Teknik- og Miljøforvaltningen.

Med budgetaftalen har parterne besluttet, at Københavns Kommune skal være bedre og mere smidig i kontakten med erhvervslivet - både det nationale og internationale erhvervsliv.

I budgetaftalen blev det samtidig besluttet, at Teknik- og Miljøudvalget skal:

-          fremlægge forslag til servicemål for myndighedsbehandling på erhvervsområdet

-          analysere muligheden for ”Track and trace” i sagsbehandlingen

-          analysere muligheden for øget digitalisering af sagsbehandlingen

-          implementere én kontaktperson ved større og/eller mere komplekse sager

-          implementere en strategi for øget brug af ”stjernemøder”

-          implementere en strategi for ”Gode afslag”

Teknik- og Miljøforvaltningen har arbejdet videre med organisering af og styringsgrundlaget for Københavns Erhvervsservice, herunder en digitaliseringsstrategi på erhvervsområdet, servicemål på myndighedsopgaver på erhvervsområdet samt strategier for budgetaftalens konkrete forslag, som Teknik- og Miljøudvalget hermed skal godkende.

Teknik- og Miljøforvaltningen har på baggrund af budgetaftalen arbejdet videre med dannelsen af Københavns Erhvervsservice – Copenhagen Business Service samt den fremtidige strategi for enheden.

Med virkning fra 1. januar 2012 er Københavns Erhvervsservice teknisk overflyttet til Teknik- og Miljøforvaltningen. Siden Borgerrepræsentations beslutning om overflytningen i budget 2012 er der arbejdet videre med det organisatoriske setup. Københavns Erhvervsservice vil pr. 1. april 2012 fungere som selvstændigt center i Teknik- og Miljøforvaltningen. Centret vil have en tværgående funktion i forvaltningen, med fokus på at samordne kommunens serviceindsats på erhvervsområdet.

I perioden efter 1. april 2012 vil der blive arbejdet på etablering af snitfladerne mellem det nye center og de, i forvaltningen, resterende centre.

Københavns Erhvervsservice vil i lighed med de øvrige centre referere til direktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Styringsgrundlag for Københavns Erhvervsservice

For at danne rammerne for den nye enhed er der udviklet et styringsgrundlag for København Erhvervsservice, der udstikker retningen for enhedens fremtidige virke. Styringsgrundlaget fastlægger vision, mission, strategiske pejlemærke mv. for enheden. Styringsgrundlaget er vedlagt som bilag 1.

Hovedpunkterne i styringsgrundlaget er følgende:

• Københavns Erhvervsservice skal være en vigtig drivkraft i at skabe øget vækst, bedre produktivitet og mere beskæftigelse i byen hos både byens etablerede virksomheder og kommende virksomheder samt i at skabe en effektiv og strømlinet myndighedssagsbehandling i kommunen

• Der skal etableres en service- og myndighedskultur i Københavns Erhvervsservice, der går hånd i hånd med en tilsvarende kulturudvikling i alle kommunens forvaltninger.

• Københavns Erhvervsservice må aldrig blive et forsinkende led i erhvervslivets adgang til kommunen, men skal supplere og koordinere i forhold til den service og myndighed, der eksisterer og udvikles i hele kommunen.

• Københavns Erhvervsservice etableres som én indgang for byens erhvervsliv og andre erhvervsaktører til Københavns Kommunes myndighedskontorer, servicetilbud og til byens ledelse.

Servicemål

Som opfølgning på beslutningen i budgetaftalen har forvaltningen gennemgået kommunens myndighedsopgaver på erhvervsområdet, og har på den baggrund udarbejdet en række servicemål. De udarbejdede servicemål er angivet i bilag 2.

Servicemålene er ambitiøse og sigter mod en ensretning og forbedring af den nuværende sagsbehandlingspraksis.

Forvaltning vil i april foretage en baselinemåling af sagsbehandlingstiderne og efterfølgende foretage en vurdering af i hvilket omfang, der skal gennemføres særlige indsatser i forhold til fremadrettet at sikre overholdelse af servicemålene.

Servicemålene er kategoriseret således, at der opnås et simpelt, overskueligt og let tilgængeligt overblik.

Udgangspunktet er, at alle ukomplicerede erhvervsrettede myndighedsopgaver fremover skal behandles inden for 2 uger. For sagsbehandling på erhvervsrettede myndighedsopgaver, der er kendetegnet ved at skulle inddrage andre aktører, undersøge og opsøge yderligere informationen i sagsbehandlingen er servicemålene vurderet og udarbejdet for hver enkelt opgave. 

Sagsbehandlingstiderne er alle angivet i uger fra tidspunktet for modtagelse af ansøgning.

Business 2015

I budgetaftalen er angivet konkrete tiltag vedrørende ”track and trace” samt ”øget digitalisering af sagsbehandling”. I forlængelse af rammerne sat i budgetaftalen har forvaltningen udviklet en samlet strategi for digitalisering på erhvervsområdet - ”Business 2015”, der i overensstemmelse med styringsgrundlaget for Københavns Erhvervsservice fokuserer på én digitaliseret indgang for erhvervslivet.
”Business 2015" er vedlagt som bilag 3.

Business 2015 fokuserer på at gå fra myndighedskultur til servicekultur gennem mest mulig digitalisering. Strategien identificerer en række digitaliseringsprojekter, herunder fokus på ”digital first mover”, ”track and trace” og ”øget digitalisering”, som opdraget lød i budgetaftalen.

Hovedgrebene i strategien tydeliggøres i tre niveauer:

-          Digitalisering og procesoptimering

-          Intern omorganisering

-          Tværgående opgavekoordinering

Som en konsekvens af den øgede digitaliseringsindsats vil det samtidig være muligt at effektivisere på myndighedsområdet. Forvaltningen vil indarbejde effektiviseringerne i budget 2013 bidraget, som en del af de forventede forvaltningsspecifikke effektiviseringer.

”Én kontaktperson”, ”Øget brug af ”stjernemøder”” og ”Gode afslag”

Budgetaftalen satte rammerne for en række konkrete tiltag vedrørende ”Udpegelse af én kontaktperson ved større og/eller mere komplekse sager”, ”Øget brug af ”stjernemøder”” samt ”Afslag skal så vidt muligt altid følges op med et bud på, hvordan virksomheden kan komme videre ad anden vej”. Forvaltningen har udarbejdet konkrete strategier og beskrivelser af tiltagene samt af, hvorledes disse implementeres i organisationen, jf. bilag 4. De konkrete tiltag er desuden beskrevet herunder:

-          Udpegelsen af én kontaktperson (en virksomhedslods) har den funktion
       at guide virksomheder, der har behov for det, gennem sagsbehandlingen
       ved større og/eller mere komplekse sager og sikre,
       at virksomheder kommer i kontakt med de relevante myndighedspersoner og får svar.

-          ”Stjernemøderne” sikrer, at virksomheder i højere grad kan få straksafklaret
        eventuelt uafklaret indhold i ansøgningsprocessen og sagsbehandlingen.
        Stjernemøder foregår mellem forskellige områder og sagsbehandlere,
        og det sikrer den hurtige afklaring.

-          Det gode afslag skal minimere forsinkende sagsbehandlingstider
       for erhvervslivet, og sørge for, at virksomhederne er klar over,
       hvilke tiltag der skal ske i ansøgningsprocessen for at komme videre.

I starten af 2012 igangsættes pilotforsøg med de tre funktioner, som skal udmunde i fuldt implementerede funktioner den 1. april 2012.

Finansieringen til Københavns Erhvervsservice – Copenhagen Business Service er sket ved overflytning af budget fra Økonomiudvalget til Teknik- og Miljøudvalget behandlet af Borgerrepræsentationen d. 15. december 2011 (2011-154363).

1. januar 2012 blev København Erhvervsservice dannet i overensstemmelse med beslutningen i budget 2012.

I april 2012 foretages baseline måling på sagsbehandlingstider på erhvervsrettede myndighedsopgaver.

Forvaltningen vil medio 2012 foretage en vurdering af servicemålene på baggrund af baselinemålingen og fremlægge opdaterede servicemål.

1. april 2012 implementeres budgetaftalens tre konkrete tiltag ”Udpegelse af én kontaktperson ved større og/eller mere komplekse sager”, ”Øget brug af ”stjernemøder” samt ”Afslag skal så vidt muligt altid følges op med et bud på, hvordan virksomheden kan komme videre ad anden vej”.

Hjalte Aaberg                                           

                                                                  /Martin Nordrup Andersen