Orientering om direktionsnotat vedrørende løbende revision af regnskabet for 2011

Teknik- og Miljøudvalget skal godkende en orientering om den løbende revision af regnskabet for 2011, som er sendt til Teknik- og Miljøforvaltningens direktion. Orienteringen forelægges som en fast track-behandling, jf. Økonomiudvalgets beslutning af 19. januar 2010.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender

Kommunens eksterne revisor Deloitte (Revisor) har den 17. januar 2012 fremsendt notat til forvaltningens direktion vedrørende løbende revision af regnskabet for 2011 (direktionsnotat). Revisor har også sendt direktionsnotater til de øvrige forvaltninger i kommunen.

Notatet er omfattet af Økonomiudvalgets beslutning af 19. januar 2010 om revisionsorientering (fast track-behandling). Økonomiudvalgets beslutning indebærer, at henvendelser fra ekstern revisor, herunder direktionens bemærkninger, handlinger m.v., skal forelægges fagudvalget inden tre uger fra modtagelse i forvaltningen.
Revisionsnotatet forelægges derfor Teknik- og Miljøudvalget til orientering.

Direktionsnotatets indhold og anbefalinger

Direktionsnotatet indeholder en konklusion på anbefalingerne fra den løbende revision i 2011
og en konklusion på ikke-afsluttede observationer fra 2009 og 2010.
Desuden indeholder direktionsnotatet en status på afsluttede observationer.
Observationerne og anbefalingerne fra direktionsnotatet vil indgå i revisionens samlede revision af årsregnskabet for 2011, der forventes at kunne forelægges for Teknik- og Miljøudvalget juni 2012.

Revisionen har i årets løb gennemgået følgende revisionsområder:

• Forvaltningens budgetopfølgning
• Center for Parkering – Indtægter
• Byggesagsgebyrer

Direktionsnotatet tegner et overordnet billede af, at forvaltningen har en god og robust økonomistyring, og at der er fulgt op på revisionens anbefalinger fra tidligere.

Forvaltningens budgetopfølgning

Revisors bemærkninger

Ved gennemgangen af Teknik- og Miljøforvaltningens budgetopfølgning for 2011 har revisionen konstateret, at forvaltningen i efteråret 2011 har udarbejdet ajourførte forretningsgange om ’Budgetopfølgning’ og ’Anlægsudgifter og anlægsregnskaber’.

De ajourførte forretningsgange er en udmøntning af Revisors anbefalinger
i direktionsnotatet af 9. september 2011 om revisionen af regnskabet for 2010.
På baggrund heraf og af de i øvrigt indhentede yderligere oplysninger har revisionen ikke yderligere kommentarer
til Teknik- og Miljøforvaltningens budgetopfølgning.

Direktionens kommentarer og tiltag

Teknik- og Miljøforvaltningens direktion har taget revisionens bemærkninger til efterretning.

Center for Parkering – Indtægter

Revisors bemærkninger

Revisor har foretaget anmeldt revisionsbesøg hos Center for Parkering. Revisionens fokus har været på håndtering af indtægter og de forretningsgange, kontroller og rutiner, som knytter sig hertil.

Revisor har fået oplyst, at Center for Parkering ved en gennemgang af brugeradgange har konstateret, at der var brugere, som centret ikke selv havde oprettet. Centret har anmodet om sletning af disse brugeradgange og har oplyst, at der fremadrettet foretages halvårlig opfølgning på brugeradgange med henblik på at sikre, at der ikke er oprettet ikke-aktuelle brugere.
Revisor finder, at denne kontrol er hensigtsmæssig.

I forbindelse med afstemning af debitorer har revisor konstateret, at der foretages afstemning af tilgodehavende P-afgifter mellem Parkeringsafgiftssystemet, debitorhåndteringssystemet KMD-debitor og kommunens økonomisystem KØR. Center for Parkering har i den forbindelse oplyst, at der eksisterer en difference af ældre dato (fra 2008 og 2009) på ca. 31 mio. kr., som skyldes, at der i tidligere år er foretaget en saldoafskrivning af debitorer i KØR, som ikke tilsvarende er ført ud på de enkelte debitorer i KMD-debitor. Differencen er af teknisk karakter. Derfor anbefaler Revisor, at der foretages en opløsning af differencen af ældre dato ned på de enkelte debitorer, således at der er overensstemmelse mellem saldo i KMD-debitor og saldoen i KØR.

Revisor har yderligere fået oplyst, at der foretages en afstemning af pålignede driftsindtægter i KMD-debitor og hvordan disse driftsindtægter er bogført i KØR. Revisor har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne afstemning og har derfor anmodet om, at seneste afstemning bliver forelagt i forbindelse med revisionen af årsregnskabet for 2011.

Direktionens kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningens direktion har taget revisionens bemærkninger til efterretning.

I forhold til afstemning af tilgodehavende P-afgifter, vil forvaltningen sikre, at saldoafskrivningen i KØR føres ud på de enkelte debitorforhold i KMD Debitor, hvorefter der ikke længere vil være en difference mellem KMD-debitor og KØR.

Vedrørende afstemning af driftsindtægter fra P-afgifter kan forvaltningen oplyse, at dokumentationen forefindes i Center for Parkering. Dokumentationen kan på grund af den store datamængde gennemgås med Revisor hos Center for Parkering eller udleveres til Revisor på en usb-nøgle.

Byggesagsgebyrer

Revisors bemærkninger
Revisor har som led i den lovpligtige revision af Teknik- og Miljøforvaltningens regnskab for 2011 fundet anledning til at foretage en mindre temaundersøgelse af området byggesagsgebyrer.  Baggrunden for undersøgelsen har været, at byggesagsgebyrer udgør et af forvaltningens store indtægtsområde, og at der med virkning for 1. april 2009 blev fastsat nye bestemmelser i Bygningsreglementet om beregning og opkrævning af gebyr for tilladelser, midlertidige tilladelser og anmeldelser.

Revisionen af byggesagsgebyrer har omfattet følgende punkter:

• Takstbilaget i kommunens budget 2011
• Omkostningsberegningerne i årene 2009, 2010 og 2011
• Prisfastsættelsen pr. kategori i de samme 3 år
• Forretningsgangsbeskrivelsen for opkrævningen af byggesagsgebyrerne
• Det politiske beslutningsgrundlag for sammenhængen mellem indtægter og omkostninger i de fem kategorier

Revisor har under møde med repræsentanter for forvaltningen drøftet kommunens administration af gebyrordningen. Revisors gennemgang af området har givet anledning til følgende anbefalinger:

• Henvendelse til Energistyrelsen om at indarbejde omhandlede gebyrprincipper i bygningsreglementet
• Afklaring af usikkerhederne ved omkostningskalkulationerne, så de opfylder gældende bestemmelser
• En tydeliggørelse i forretningsgangsbeskrivelsen af de kontrolhandlinger, som Center for Byggeri rent faktisk udfører til sikring af fuldstændigheden af regnskabets indtægter for byggesagsgebyrer ("vugge til grav"- princippet).
• Tilvejebringelse af et nyt politisk beslutningsgrundlag om gebyrstrukturen efter de nye gebyrbestemmelser, idet Københavns Kommunes gebyrbestemmelser ikke har været ændret siden 1995.

Direktionens kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen tager revisionens bemærkninger til efterretning.

En henvendelse til Energistyrelsen vil ske via KL. Afklaring af beregninger vil blive afdækket løbende gennem KL, da andre kommuner har samme udfordringer. I forhold til indtægtsfordeling på kategorier er Center for Byggeri pr. 1. januar 2012 påbegyndt registrering.

Center for Byggeri ændrer indholdet af forretningsgangsbeskrivelsen, således at indholdet afspejler de faktiske kontrolhandlinger, som centeret udfører til sikring af fuldstændigheden af regnskabets indtægter for byggesagsbebyrer.
Indstilling til Teknik- og Miljøudvalget om nye gebyrbestemmelser indgår allerede i centrets virksomhedsplan
for 2012.

Opfølgning på ikke afsluttede observationer fra 2009 og 2010

Herudover har Revisor gennemgået en række øvrige revisionsområder, som enten ikke har givet anledning til anbefalinger/bemærkninger eller konklusionen på gennemgangen er rapporteret under opfølgning på tidligere års observationer.

Lønrevisionen varetages efter aftale af Intern Revision. Lønrevisionen, herunder opfølgning på tidligere år, er ikke afsluttet og som følge heraf vil rapportering finde sted senest i forbindelse med rapporteringen på revision af årsregnskabet for 2011, der forventes at kunne forelægges for udvalget juni 2012.

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Revisor vil følge op på observationer og anbefalinger i forbindelse med revisionen af årsregnskabet 2011.

Hjalte Aaberg

                                                                  / Martin Nordrup Andersen