Handleplaner til den løbende revision i 2023 og status på revisionsberetning til årsregnskab 2022

Se alle bilag

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til Teknik- og Miljøforvaltningens handleplaner, som er udarbejdet for at håndtere revisionsbemærkninger, der er fremkommet i den løbende revision 2023. Derudover tager Teknik- og Miljøudvalget status på allerede igangsatte handleplaner til revisionsberetning til regnskab 2022 til efterretning.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

at Teknik- og Miljøforvaltningen følger de fremlagte handleplaner til revisionsbemærkninger vedrørende bilagskontrol og ledelsestilsyn med brugerautorisationer.
at Teknik- og Miljøforvaltningens opfølgning på handleplaner til revisionsberetning til årsregnskab 2022 tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2023, har ekstern revision (EY), med bistand fra Intern Revision, foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet, jf. bilag 4-6. Københavns Kommune har fået i alt to røde bemærkninger der vedrører alle forvaltninger. Det drejer sig om en videreførelse af tidligere års observationer om området Bilagskontrol og et nyt område om Ledelsestilsyn med brugerautorisationer. Forvaltningerne skal udarbejde handleplaner for at imødekomme revisionens henstillinger.

Teknik og Miljøforvaltningen skal desuden udarbejde en status på handleplaner til revisionsberetningen for årsregnskab 2022, vedrørende revisionsbemærkningen nr.6: Igangværende anlægsprojekter.

Løsning

Som opfølgning på den løbende revision i 2023 har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet handleplaner for de to bemærkninger, der vedrører forvaltningen. Fsva. bilagskontrol viderefører Teknik- og Miljøforvaltningens handleplanen for 2022 med tilføjelse af flere tværgående tiltag samt et yderligere indskærpet ledelsestilsyn og afrapportering til direktionen.

Af nedenstående tabel 1 fremgår et uddrag af de to revisionsbemærkninger og forvaltningens handleplaner. Den fulde ordlyd af bemærkningerne, handleplanerne og opfølgningerne fremgår af bilag 2.

Tabel 1. Overblik over revisionsbemærkninger og handleplaner til løbende revision 2023

Revisionsbemærkning

Indhold

Uddrag af handleplan

Bilagskontrol

(Alle forvaltninger undtagen BIF)

Vi henstiller, at der i de andre forvaltninger fortsat er ledelsesmæssigt fokus på effekten af de igangsatte handleplaner fra 2022, der skal medvirke til at sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

På baggrund af egen evaluering samt revisionsbemærkningen om bedre bilagskontrol på tværs af Københavns Kommune, har TMF udarbejdet en ny handleplan med følgende initiativer.

Fastholde månedlig stikprøvekontrol og bilateral opfølgning med henblik på at sikre en god praksis i et set up, der flugter med den metode og afrapportering, som anvendes af Intern Revision
Anvende et fælles forklæde i Kvantum i hele TMF til både udlæg og dankort, der gør det obligatorisk at udfylde formål og deltager på samtlige transaktioner
Understøtte de igangsatte fælles initiativer på tværs af KK, herunder udbredelse af ”One-pager” med huskeregler for udgiftsbilag.
Understøtte krav om udbredelse af obligatoriske e-læringskurser til relevante medarbejdere og chefer i TMF.

Effekten af initiativerne evalueres efter hhv. 1. og 2. kvartal 2024 med rapportering til direktionen.

Ledelsestilsyn med brugerautorisationer

(Alle forvaltninger)

Det henstilles, at de ledelsestilsyn som skal sikre at de ansatte ikke har adgang til personoplysninger, hvor der ikke er et arbejdsbetinget behov, udføres i overensstemmelse med kommunens regler.

Det henstilles desuden, at alle kommunens systemer indeholdende værdi og personoplysninger, hvis det er teknisk muligt, integreres i kommunens IGA-løsning.

Forvaltningen har i løbet af de seneste to år haft fokus på ledelsestilsyn med brugerautorisationer. Forvaltningen har udarbejdet et årshjul, hvori ledelsestilsyn med brugerautorisationer både uden for og i IGA-løsningen indgår. Forvaltningen vil fortsat have fokus på at få de relevante fagsystemer migreret over på IGA-løsningen for at sikre en mere smidig ledelsestilsynsproces og bedre brugerstyring.

Forvaltningen har besluttet en handleplan med tre indsatsområder, som forventes at være i overensstemmelse med fælles aktiviteter koordineret af ØKF:

Udførelse af ledelsestilsyn for systemer i IGA-løsningen, som følger forvaltningens årshjul (Q2 2024).
Udførelse af ledelsestilsyn for fagsystemer uden for IGA-løsningen (Q2 2024).
Udarbejdelse af plan for migrering af relevante systemer til IGA-løsningen i samarbejde med Koncern IT (Q3 2024).

Forvaltningen har desuden udarbejdet en opfølgning på handleplaner til revisionsberetning for årsregnskab 2022. Dette fremgår af bilag 3.

Politisk handlerum

Det kan besluttes at skærpe handleplanerne yderligere, hvis der er et politisk ønske herom.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Økonomiudvalget behandler revisionsberetningen og forvaltningernes handleplaner på mødet den 5. marts 2024, og Økonomiudvalget modtager en opfølgning på handleplanerne ultimo august 2024.

Søren Wille

/Michel Schilling