Høring af Teknik- og Miljøudvalget om forslag til effektivisering gennem fælles arealpleje

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til at afgive høringssvar til Økonomiudvalget om businesscase vedrørende effektivisering gennem fælles arealdrift på en række områder.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at høringssvar vedlagt som bilag 2 afgives til Økonomiudvalget.

Problemstilling

I Budget 2019 (BR 4. oktober 2019) (A, B, C, F, I, O, V) aftalte parterne følgende vedrørende arealpleje: ”Parterne er desuden enige om at udvikle løsninger for synergieffekter i kommunens arealpleje, med henblik på at realisere et potentiale på minimum 5‐10 mio. kr. Løsningerne kan eksempelvis indebære fælles snerydning, vedligehold af legepladser, grøn drift og renhold. Københavns Ejendomme og Indkøb skal med inddragelse af forvaltningen analysere effektiviseringspotentialet ved forskellige tiltag og forelægge Økonomiudvalget et beslutningsoplæg og en business case forud for overførselssagen 2018‐2019 for effektivisering af arealplejeopgaver med henblik på igangsættelse pr. 1. januar 2020.”

Økonomiforvaltningen har med inddragelse af de øvrige forvaltninger udarbejdet et effektiviseringsforslag jf. businesscasen, bilag 3, som er sendt i høring i bl.a. Teknik- og Miljøudvalget, der på den baggrund skal tage stilling til at sende høringssvar til Økonomiudvalget.

Løsning

Høringssvar fra bl.a. Teknik- og Miljøudvalget vil blive forelagt for Økonomiudvalget ved behandlingen af effektiviseringsforslaget i businesscasen.

Forvaltningen anbefaler, at Teknik- og Miljøudvalget fremsender høringssvaret jf. bilag 2, hvoraf det fremgår, at udvalget anbefaler tiltagene beskrevet i businesscasen med,

• at samle specialiseret drift i Teknik- og Miljøforvaltningen,
• at samle drift af større græsarealer (den organisatoriske placering af opgaven er ikke fastlagt),
• at iværksætte forberedelsen af pilotprojekt om fælles arealdrift og fælles viceværtfunktion for kommunale institutioner på Amager.

Desuden fremgår det, at udvalget anbefaler, at det besluttes, at driften af større græsarealer placeres i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Effektiviseringsforslaget fra Økonomiforvaltningen med businesscase for første fase

Effektiviseringsforslaget beskriver hvordan arealpleje- og viceværtsområdet kan effektiviseres over de næste 5 år ved at samle opgaverne på færre forvaltninger. Forslaget er opdelt i tre faser:

I fase 1, som foreslås realiseret fra 1. januar 2020, samles driften på en række specialiserede områder i Teknik- og Miljøforvaltningen. Desuden samles arealpleje på Socialforvaltningens og Børn- og Ungdomsforvaltningens udenbys ejendomme hos Børn- og Ungdomsforvaltningen. Endelig samles driften af større græsarealer i en endnu ikke udpeget forvaltning. I fase 2 gennemføres et pilotprojekt, hvor arealpleje og viceværtfunktioner samles for en række kommunale institutioner på Amager. Forberedelse af pilotprojektet indgår i vedlagte businesscase. Selve pilotprojektet bliver konkretiseret i en businesscase med henblik på Budget 2020. Erfaringer fra pilotprojektet kan evt. udbredes i en fase 3, med henblik på budget 2023.

Businesscasen, jf. bilag 3 som hermed forelægges i høring for Teknik- og Miljøudvalget med henblik på Overførselssagen 2018/19, repræsenterer første fase og forberedelse af 2. fase (pilotprojektet). Effektiviseringsprojektet er koordineret med budgetanalysen af Teknik- og Miljøforvaltningen. Der vil blive taget højde for, at de effektiviseringer, der bliver vedtaget med denne case, bliver modregnet, når Teknik- og Miljøforvaltningen forelægger forslag til realisering af effektiviseringspotentialer anført i Ernst & Youngs budgetanalyse. Dermed sikres, at Teknik- og Miljøforvaltningens besparelser ikke tæller dobbelt.

Samling af driftsopgaver i Teknik- og Miljøforvaltningen og fællespleje af større græsarealer som beskrevet i businesscasen, er uddybet herunder.

Samling af specialiserede driftsopgaver i Teknik- og Miljøforvaltningen

Teknik- og Miljøforvaltningen overtager i henhold til businesscasen tre typer specialiserede driftsopgaver, hvor forvaltningen har den største ekspertise og/ eller den bedste systemunderstøttelse og/ eller det mest udviklede materiel til opgaverne:

• Sne/ vintertjeneste og renhold af fortov på kommunale matrikler, som i dag udføres af alle forvaltninger.
• Brøndsugning, som i dag udføres på offentlige arealer af Teknik- og Miljøforvaltningen og ved kommunens bygninger af Økonomiforvaltningen.
• Træfældning samt specialiseret beskæring af hække og buske, hvor Teknik- og Miljøforvaltningen allerede i dag har 98 % af opgaven.

Samlet overtager Teknik- og Miljøforvaltningen opgaver svarende til 18,1 mio. kr. i driftsmidler. Hertil kommer et serviceløft på 1,1 mio. kr. pr. år til brøndsugning. Samlet effektivisering 2,3 mio. kr. pr. år fra 2021. Et nærmere overblik over opgaverne og bevillingsflytningerne ses i bilag 4.

Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i beskrivelsen af opgaverne og vurderingen af effektiviseringspotentialer og anbefaler, at opgaverne samles i Teknik- og Miljøforvaltningen.     

Samlet drift af større græsarealer over 4.000 m²

Driften af større græsarealer på over 4.000 m² samles i en forvaltning, hvor den organisatoriske placering af opgaven udskydes. Et effektiviseringspotentiale på 3,2 mio. kr. pr. år med en stigende profil frem til og med 2023. Heraf indstilles det, at 0,5 mio. kr. pr. år anvendes til serviceløft vedrørende 16 boldbaner under Børn- og Ungdomsforvaltningen. Af businesscasen fremgår det, at effektiviseringen primært forventes hjemtaget ved hjælp af digital udvikling af opgavevaretagelsen og desuden, at Kultur- og Fritidsforvaltningens godkendte businesscase om robotteknologi til græsslåning og baneopstregning potentielt kan overføres til lignende arealer i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Forvaltningens vurdering

Effektivisering: Forvaltningen vurderer, at det er muligt at hjemtage en effektivisering på 3,2 mio. kr. på driften af de større græsarealer, men det understreges, at hovedparten af effektiviseringen skal findes gennem effektivisering af arbejdsgange, optimering af ruter mv. Det hænger sammen med at,

• en meget stor del af græsplejen i Teknik- og Miljøforvaltningen udgøres af renholdelse og altså ikke kun af græsklipning,
• at græsarealerne i forvaltningen er åbne for publikum på alle tider af døgnet og har et meget stort besøgstal, hvilket i praksis gør robotteknologi meget vanskelig at anvende.

Organisatorisk placering af opgaven: Teknik- og Miljøforvaltningen renholder og plejer samlet 6,8 mio. m2 græsarealer i København, hvilket er langt den største del af græsarealerne i kommunen. Heraf er det knapt halvdelen, der indgår i businesscasen, nemlig arealer på over 4.000 m2, som er karakteriseret som brugs- sports- eller prydplæner. Ved at samle driften af græsarealer i Teknik- og Miljøforvaltningen undgås det at opsplitte driften af ovennævnte type arealer fra driften af de øvrige græsarealer, som Teknik- og Miljøforvaltningen renholder og plejer.

Medarbejderinddragelse i forberedelsen og implementeringen af effektiviseringsprojektet

Der har været nedsat en CSO-følgegruppe, som har været inddraget løbende. Når effektiviseringsprojektet er vedtaget, oprettes der en specifik følgegruppe til projektet, som både skal diskutere den nuværende case og indholdet i det kommende pilotprojekt.

Økonomi

Økonomien er beskrevet i businesscasen, jf. bilag 3. Fase 1, samling af specialiserede opgaver, vil ved fuld indfasning i 2021 betyde en øget driftsramme i Teknik- og Miljøforvaltningen på 16,9 mio. kr. fra 2021, jf. tabel 1. Anlægsudgifter til bl.a. kortlægning, digital systemunderstøttelse og materielindkøb på i alt 6,4 mio. kr. bliver tilført fra kommunekassen. Påvirkning af driftsøkonomien ved samling af driften af større græsarealer vil afhænge af placeringen af opgaven.

Tabel 1: Ændret driftsramme i Teknik- og Miljøforvaltningen ved fase 1, samling af specialiserede driftsopgaver

Videre proces

Effektiviseringsprojektet, fase 1 forventes forelagt for Økonomiudvalget den 19. marts 2019 med henblik på overførselssagen 2018/19.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil sikre, at Teknik- og Miljøudvalget inddrages, i forbindelse med beslutning om placering af opgaven med fælles græsdrift og i forbindelse med evt. forslag om at medtage enheder under Teknik- og Miljøforvaltningen i pilotprojektet på Amager.

 Pernille Andersen

                                  /Jon Pape          

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 4. marts 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi mener, at driftsopgaverne skal i udbud.”