Fremtidens reklamebærende byudstyr i Københavns Kommune

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til udbudsprocessen i forbindelse med fornyelsen af kommunens reklamebærende byudstyr.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at de foreslåede mål udgør grundlaget for fornyelsen af kommunens reklamebærende byudstyr (buslæskærme mm.)

2. at den foreslåede proces og tidsplan, herunder den foreslåede udbudsmodel (konkurrencepræget dialog) igangsættes.

3. at det økonomiske potentiale af udbuddet udmøntes som en del af forvaltningens effektiviseringsbidrag eller til nye aktiviteter. Forvaltningen forelægger dette til Teknik- og Miljøudvalgets godkendelse, når potentialet efter gennemførelsen af udbuddet er kendt.

 

Københavns Kommune har siden 1994 haft hovedparten af byens buslæskærme, bysøjler og reklamestandere udbudt i koncession. Udbuddet blev i sin tid udformet som et Offentlig Privat Partnerskab, hvorunder den eksterne leverandør - AFA JCDecaux– opstiller og vedligeholder byudstyret. Som modydelse får AFA JCDecaux de indtægter, som det løbende salg af reklameflader på byudstyret indbringer.

Kontrakten med AFA JCDecaux udløber den 30. juni 2014. Med denne indstilling fastlægges de overordnede mål og rammer for det udbud, som skal erstatte den nuværende aftale.

Byudstyr som buslæskærme, reklame- og informationsstandere rummer væsentlige funktioner for både borgere, erhvervsliv, institutioner og kommunen selv. Samtidig er byudstyret et markant indslag i bybilledet, som med sit design og sine dimensioner fanger opmærksomhed og optager plads. Som afledt effekt vurderes det, at byudstyret har et betydeligt indtjeningspotentiale i markedet. Størrelsen af indtjeningen vil blive afdækket i den efterfølgende dialog med de potentielle udbydere. Det byudstyr, som er omfattet af udbuddet, repræsenterer et væsentligt aktiv for kommunen som

-          infrastruktur, der understøtter byens (kollektive) færdsel

-          platform for trafikinformation og offentlig annoncering

-          identitetsskabende og funktionelt inventar i byen

 

Kompleksiteten og den løbende innovation gør området for byudstyr uegnet til en konventionel udbudsproces, hvor kommunen på forhånd fastlægger detaljerede mål, krav og vilkår for udbuddet.

Udfordringen for fremtidens byudstyr i Københavns kommune bliver at imødekomme så mange væsentlige behov som muligt, set i lyset af, at området for trafikrelateret byudstyr og trafikinformation, digitale skærme mm er præget af hastig innovation.

 

Udbuddet rummer et betydeligt økonomisk potentiale, som udmøntes enten til nye aktiviteter, som Teknik- og Miljøudvalget beslutter eller til forvaltningsspecifikke effektiviseringer. Det er imidlertid svært allerede nu at fastlægge den økonomiske ramme, der kan skabes om en fremtidig aftale. Dels er det umuligt at fastlægge den præcise værdi af reklamefladerne i løbet af kontraktperioden, som på de senest indgåede aftaler i andre byer typisk er på 15 år; dels har udbyderne i de gængse aftaler på området haft en meget begrænset mulighed for at følge totaløkonomien fordi driftsøkonomi og indtjening har været overladt fuldstændig til leverandøren..

 

Udbudsform

Forvaltningen foreslår, at kommunen anvender udbudsformen ’konkurrencepræget dialog’ som middel til at sikre København den bedst mulige løsning – præcis som forvaltningen gør det i forbindelse med byens nye vejbelysning. I bilag 1 er udbudsformen beskrevet nærmere. ’Konkurrencepræget dialog’ har overordnet set den fordel, at den politiske beslutning om udbuddets målsætninger og grundlæggende vilkår bliver baseret på et mere færdigt materiale, idet udbudsformen – i modsætning til almindelige udbud - giver mulighed for at drøfte konkrete løsningsforslag i dialogfasen.

 

Overordnede mål

Forvaltningens projektgruppe har i forarbejdet til denne indstilling gennemført sonderinger med et bredt udsnit af de interessenter, for hvem udbuddet har direkte konsekvenser eller relevans, herunder de københavnske trafikselskaber (Movia, Metroselskabet og DSB), andre delleverandører samt repræsentanter fra Økonomiforvaltningen (bus/trafik indkøb) og KoncernService (mediekøb).

 

Ud fra disse sonderinger og forvaltningens egne tværfaglige drøftelser foreslås følgende overordnede politiske mål for den kommende koncessionsaftale:

 

a)      Buslæskærme mv. skal imødekomme bustrafikkens behov og potentiale for digital interaktiv trafikinformation og krav om øget komfort og fleksibilitet ved fremtidens busstoppesteder. Integration til anden trafikinformation rettet mod fx cyklister skal søges indtænkt.

b)      Borgere og besøgende skal opleve, at det kommende reklamebærende byudstyr med sin funktion og sit design er et positivt bidrag til Københavns vision om at have et bymiljø og et trafiksystem i verdensklasse.

c)      Byudstyret skal indtænkes i kommunens (fremtidige) behov for borgerrettet information, ligesom kulturlivets behov for økonomisk overkommelige annonceringsmuligheder skal søges understøttet

d)     Byudstyret skal i sit design, energiforbrug mm så vidt mulig understøtte Københavns miljømålsætninger og CO2-målet i 2025.

e)      Aftalen skal –  under hensyntagen til den eksterne leverandørs legitime kommercielle interesse – sikre transparens og det til enhver tid juridisk og økonomisk korrekte potentiale for forvaltningen.

Tidsplan

Tidsplanen for den samlede proces vil med konkurrencepræget dialog være således:

 

December 2012	TMU. Beslutning om overordnede mål og udbudsmodel.
Februar 2013	Udsendelse af udbudsannonce, indeholdende bl.a. målsætninger og vilkår for udbuddet.
April 2013	Prækvalifikation af 3-4 tilbudsgivere.
Maj – Sept 2013	Dialogfase gennemføres.
Oktober 2013	TMU+ØU+BR. Politisk beslutning om hovedpunkter i udbudsmaterialet, herunder grundlæggende kontraktvilkår, kontraktens længde, innovative elementer mm.
December 2013	Udsendelse af endeligt udbudsmateriale.
Marts 2014	Indgåelse af kontrakt.
1.      Juli 2014	Start på ny kontrakt, overleveringsforretning mm.

Den foreslåede udbudsproces forventes at medføre en udgift på maks. 1,0 mio. kr., primært til ekstern juridisk og teknisk bistand i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet og aftalens indgåelse.
Hertil kommer et betydeligt ressourcetræk i projekt- og arbejdsgrupper på anslået 1-1,5 årsværk i alt.
Udgifterne afholdes indenfor forvaltningens driftramme.

Når udvalget har godkendt indstillingen igangsætter forvaltningen den foreslåede udbudsproces.

 

 

         Hjalte Aaberg

                                                                  /Claus Robl

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i møde 3. december 2012
Der blev stemt om indstillingen:

For indstillingen stemte 9 udvalgsmedlemmer: A, B, C, F, I og O.
Imod indstillingen stemte 1 udvalgsmedlem: Ø.
1 udvalgsmedlem undlod at stemme: Signe Goldmann (løsgænger).

Indstillingen blev godkendt.