Reviderede servicemål for sagsbehandlingstider på erhvervsrettede myndighedsopgaver

Med baggrund i afrapportering på mål fra Budget 2012 vedr. sagsbehandlingstider og erhvervstilfredshed, skal Teknik- og Miljøudvalget godkende forvaltningens forslag til reviderede servicemål for sagsbehandlingstider 2013.

Indstilling og beslutning

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1.  at tage afrapportering på mål fra Budget 2012 vedr. sagsbehandlingstider og erhvervstilfredshed til efterretning (bilag 1)
2.  at forslag til servicemål for erhvervsrettede myndighedsopgaver 2013 (bilag 2) godkendes

Problemstilling

Borgerrepræsentationen fastsatte i Budget 2012 en række mål for øget erhvervsservice i Københavns Kommune (jf. tabel 1 nedenfor). Opfølgning på målene er henlagt til Teknik- og Miljøforvaltningen. Med baggrund i vedlagte afrapportering på målene for øget erhvervsservice (bilag 1), fremlægger forvaltningen her forslag til reviderede servicemål for erhvervsrettede myndighedsopgaver 2013.

Løsning

Seneste udgave af både kommunens egen erhvervstilfredshedsmåling (januar 2013) og DI’s vurdering af det lokale erhvervsklima (september 2012) (se bilag 1) viser, at Københavns kommune allerede har taget et skridt i retning af at blive en mere erhvervsvenlig og serviceminded kommune. Konkret viser målingerne af sagsbehandlingstiden i 2012 også, at kommunen på fx byggesager og lokalplansager har formået at nedbringe sagsbehandlingstiden betragteligt, og at kommunen på mange sagsområder i forvejen har en kort sagsbehandling.

Målopfyldelse 2012 – opsummering

Tabel 1. status for de vedtagne mål i 2012 for øget erhvervsservice. 

Mål	Målopfyldelse
Årlig fremrykning på min. 10 pladser på D.I.’s rangliste ”Lokalt Erhvervsklima”.	Mål er næsten nået (KK er rykket 9 pladser frem fra nr. 79 i 2011 til nr. 70 i 2012).
Erhvervslivets tilfredshed er forbedret med 10% i 2012.	Målet er nået (14 % forbedring).
Sagsbehandlingstiden er reduceret med 10 % ved udgangen af 2012.	Der kan ikke konkluderes entydigt på målet, da der er stor variation i sagstyperne og reduktionspotentialet. Eksempelvis er tiden uændret for en del sagstyper, som i forvejen lå på 2-3 dage. For ni sagstyper (39 % af sagsvolumen) er der sket en reduktion fra 6 – 50 %. For fire sagstyper (33 % af sagsvolumen) er tiden uændret. For tre sagstyper (11 %) er tiden øget. For 10 af sagstyperne (17 %) har det ikke været muligt at opgøre reduktion/stigning. Det skyldes flere faktorer, herunder få afsluttede sager, sæsonudsving i sagsflow.
Sagsbehandlingstid for byggesager: Lette sager skal max tage 1 uge, mere komplicerede sager max 4 uger. I sager som er for komplicerede til at falde inden for dette servicemål, skal virksomheden senest en uge efter ansøgning have en dato for afsluttet sagsbehandling.	Målene er nået.
For andre sagstyper end byggesager fremlægger Teknik- og Miljøudvalget et forslag til sagsbehandlingstider inden udgangen af 2011	Servicemål for sagsbehandlingstider vedtaget, TMU 6/2-2012. Målene delvist overholdt i 2012 (26 sagstyper vedrørende 89 % af den samlet sagsvolumen overholder målene).

For uddybning af ovenstående resultater, se afrapportering i bilag 1.

Reviderede servicemål med fokus på oplevet tid hos virksomheden

Med afsæt i vedlagte afrapportering på målene, har forvaltningen gennemgået de eksisterende servicemål for sagsbehandlingstid og har vurderet behovet for justering af de enkelte mål. Med justeringen af servicemålene sker der en ensretning og præcisering af at målene for sagsbehandlingstiden, er udtryk for: den samlede tid en sag normalt vil blive behandlet indenfor, målt fra ansøgningen første gang modtages i kommunen, til der er givet en afgørelse i sagen (bruttotiden).

Det indebærer, at målene for sagsbehandlingstider også medregner tid til eventuelle eksterne høringer, indhentning af supplerende oplysninger, andre myndigheders vurderinger mv. Dermed påtager kommunen sig et aktivt medansvar for at optimere og påvirke den samlede tid, virksomheden oplever en sag tager. Målene for byggesager og for Miljøgodkendelse af virksomheder er dog, pga. lovgivning og tidligere fastsatte mål, pt. fastsat som tiden fra en fyldestgørende ansøgning af modtaget (se også bilag 1).  

Udover at fastholde fokus på at minimere den samlede tid, virksomheden skal bruge på at få sin sag færdigbehandlet, skal servicemålene også give ansøger en pejling på, hvor lang tid en bestemt type sag normalt vil tage. Forvaltningen har derfor også brugt de målte sagsbehandlingstider for 2012 til at vurdere, om de enkelte servicemål skal justeres. For nogle sagstyper er servicemålet på den baggrund sat ned, fordi forvaltningen i praksis er hurtigere end det oprindelige mål. For de sagstyper, hvor servicemålet ikke er overholdt i 2012 har forvaltningen vurderet om om det er muligt at efterleve  i 2013 og servicemålet fastholdes. For andre sagstyper har det været nødvendigt at opjustere servicemålet. Opjusteringen, skyldes i nogle af tilfældene, at målet i 2012 fejlagtigt var blevet defineret som et mål for nettotiden og dermed langt fra den faktiske bruttotid. For andre er opjusteringen sket med baggrund i en vurdering af reduktionspotentialet, sagsvolumen og varighedens betydning for de erhvervsdrivende.  Gennemgangen af servicemålene for 2012 har endvidere givet anledning til at omdefinere eller annullere nogle servicemål. Forvaltningen foreslår på den baggrund at annullere servicemål for følgende seks sagstyper: 1) Tilladelse til etablering af nye private eller offentlige vandløb eller søer, 2) Behandling af grønt regnskab for en virksomhed, 3) Bestilling af begravelseshandlinger, 4) Københavns boligkommission, 5) Tilsyn med kollegier og 6) Boligsociale helhedsplaner. Samlet forslag til (justerede) servicemål for 2013 samt forslag til annullering af servicemål fremgår af bilag 2.

Indsatsområder for yderligere reduktion i sagsbehandlingstiden

Med henblik på at opnå yderligere reduktion i forhold til de målte sagsbehandlingstider i 2012, har forvaltningen fremadrettet særligt fokus på byggesager, lokalplanssager, en række konkrete miljøsagstyper, ejendomsforespørgsler samt tilladelser til skilte, bannere og vareudstillinger. For nogle sagstyper forventes reduktionen opnået i indeværende år, og her er reduktionen indeholdt i det foreslåede servicemål for 2013.

For andre er tidshorisonten lidt længere og afventer fx digitalisering. For disse sagstyper vil reduktionen kunne konstateres eller konkretiseres nærmere ved en af de kommende årlige statusmålinger, og servicemålet vil blive revideret på den baggrund.

Endelig er der også indsatser, som sigter mod at skabe mere forudsigelighed og gennemsigtighed for en ansøger undervejs i et sagsforløb, og som derigennem vil skabe større tilfredshed med den oplevede sagsbehandlingstid, selvom den ikke nødvendigvis er blevet kortere. Disse indsatser vil ikke afspejle sig i målingen af sagsbehandlingstid, men vil i stedet afspejle sig i tilfredshedsmålinger. De konkrete indsatsområder for fremadrettede reduktioner er oplistet i bilag 1. 

 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

De reviderede servicemål vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside.
Teknik- og Miljøforvaltningen fortsætter dialogen med de øvrige forvaltninger om evt. revidering af deres mål for sagsbehandlingstid på erhvervsrettede myndighedsopgaver.
Forvaltningen gennemfører næste årlige status på sagsbehandlingstider i december 2013. Resultatet forelægges Teknik- og Miljøudvalget i første halvdel af 2014.

Pernille Andersen /Janus Krarup

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet 3. juni 2013:

Indstillingen blev udsat.