Opfølgning på revisionsbemærkninger for regnskab 2018

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at status på forvaltningens handleplaner vedrørende revisionsberetning 2018 tages til efterretning.

Problemstilling

Der er i revisionsberetningen for regnskab 2018 tre fælles bemærkninger og en forvaltningsspecifik bemærkning, som Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet handleplaner til. Der skal aflægges status på bemærkningerne til Økonomiudvalget i december 2019 og marts 2020. Intern Revision, såvel som ekstern revision, vil med udarbejdelsen af revisionsberetningen for regnskab 2019 vurdere om bemærkningerne kan afsluttes eller skal videreføres. Revionsberetningen for regnskab 2019 udarbejdes i maj/juni 2020, og hvis bemærkningerne skal videreføres, vil udvalget få forelagt bemærkningerne igen. Med denne indstilling orienteres Teknik- og Miljøudvalget om status på de handleplaner, som vedrører Teknik- og Miljøforvaltningen.

Løsning

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 19. august 2019 forvaltningens handleplaner for de fire revisionsbemærkninger. Nedenfor gennemgås status på handleplanerne.

Regnskabsafslutningsprocessen (KK-fælles bemærkning)

Bemærkningen er en KK-fælles bemærkning, som er videreført fra regnskab 2017.

En stor del af bemærkningen er forankret i Økonomiforvaltningen. Bemærkningen omfatter flere områder, men den del, som er adresseret til fagforvaltningerne, vedrører, at procedurerne for afstemning af fagsystemer til både driftsregnskab og balance skal forbedres, og ansvarsplacering og ledelsestilsyn skærpes.

Forvaltningens handleplan indebærer blandt andet månedlige opfølgningsmøder med systemejere og løbende kvalitetskontrol og sikring af dataoverførsler.

Status: Forvaltningen følger handleplanen, og har indført en fast procedure for den månedlige afstemning. Der er herudover udarbejdet udkast til fælles administrative arbejdsgange på for hele kommunen. Som en del af dette er Økonomiforvaltningen i gang med at udarbejde drejebog (afstemningsmanuel) for hele balancen og de mest risikofyldte områder på balancen vil være beskrevet ved årsafslutningen 2019. Enkelte områder, herunder parkering, forventes først færdiggjort i 2020.

Kommunens regler for indkøb (KK-fælles bemærkning)

Bemærkningen er en KK-fælles bemærkning, som er videreført fra regnskab 2017.

Det er Økonomiforvaltningen og Indkøbskredsen (fælles forum for forvaltningernes indkøbschefer), der har det overordnede ansvar for kommunens fælles mål på indkøbsområdet samt implementeringen af Kvantum på indkøbsområdet. I bemærkningen henstiller revisionen til, at forvaltningerne sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger for indkøbsområdet realiseres.

Forvaltningens handleplan har fokus på at sikre øget compliance på indkøbsområdet og konkurrenceudsættelse. På tværs af forvaltningen bliver der hver måned fulgt op på handleplaner i serviceområderne. Der er blandt andet fokus på indlæsning af aftaler. Forvaltningen har herudover et øget fokus på kompetenceudvikling af medarbejdere i forhold til indkøbsløsningen i Kvantum i samarbejde med Økonomiforvaltningen.

Status: Forvaltningen følger handleplanen, og arbejder fortsat med månedlige handleplaner fra decentrale områder i forvaltningen og samlet rapportering til forvaltningens direktion. I perioden fra januar til oktober 2019 er forvaltningens compliance steget fra 26,1 pct. til 53,8 pct. målt i forhold til antal fakturaer, og fra 18,9 pct. til 90,2 pct. målt i forhold til indkøbssummen. Herudover har forvaltningen opdateret udbudsplanen for 2020 og arbejder på et overblik over, hvilke aftaler der skal i udbud i de kommende år.

Takster TMF (forvaltningsspecifik bemærkning)

Bemærkningen er en forvaltningsspecifik opfølgning på Borgerrepræsentations beslutning den 21. juni 2018 om genberegning af alle forvaltningens takster. I bemærkningen henstiller revisionen, at det sikres, at forvaltningens eksterne og interne takster er lovlige, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag.

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. januar 2019 EY’s eksterne analyserapport af forvaltningens takster, gebyrer og priser og godkendte forvaltningens handleplan for det videre arbejde.

Status: Forvaltningen følger handleplanen og forvaltningens genberegnede takster er godkendt og indarbejdet i takstkataloget til budget 2020. Udviklingen af arbejdet med takster er en løbende proces, som vil forløbe over flere år med blandt andet sikring af bedre fordelingsdata i form af tidsregistreringer. Arbejdet med de interne priser skal være færdigt 1. kvartal 2020, så de kan anvendes for 2021.

Smarte investeringer i kernevelfærden (KK-fælles bemærkning)

Bemærkningen er en KK-fælles bemærkning for Økonomiforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen som opfølgning på Intern Revisions tværgående undersøgelse af forvaltningernes administration af puljen til smarte investeringer. I bemærkningen henstiller revisionen, at kommunens bevillingsregler overholdes, og at det sikres, at beregningsforudsætninger og økonomiske opfølgningsmål er tilstrækkeligt beskrevet.

Forvaltningens handleplan indebærer en opdatering af forvaltningens håndbog for arbejdet med investeringsforslag, samt en skærpet opfølgning på at retningslinjerne heri overholdes. Håndbogen vil blive opdateret med skærpede krav til styring og opfølgning for alle investeringsforslag i forvaltningen. For at sikre implementering af de skærpede krav vil forvaltningen indføre et opfølgningskoncept, der sikrer, at der hvert kvartal følges systematisk op på, om bevillingen anvendes til formålet, om projektet følger den planlagte tidsplan samt om effektiviseringen realiseres.

Status: Handleplanen følges stadig, men den oprindelige tidsplan er ændret. Med fokus på at forbedre processerne omkring forvaltningens arbejde med effektiviserings- og investeringscases har forvaltningen igangsat udarbejdelse af en ny styringsmodel på området – en styringsmodel, som afløser forvaltningens nuværende håndbog for arbejdet med investeringsforslag. Arbejdet med opdatering af retningslinjer er derfor forsinket, idet den nye styringsmodel forventes godkendt i december 2019. Forvaltningen har arbejdet på opbygning af et kvartalsvis opfølgningskoncept med årlig afrapportering til Teknik- og Miljøudvalget. Imidlertid er der i kommunens effektiviseringskreds igangsat udvikling af et fælles opfølgningskoncept på tværs af kommunens forvaltninger med det formål at opnå en ensartet opfølgning. Teknik- og Miljøforvaltningen afventer derfor resultatet af dette arbejde.

Tidsplanen er nu, at de skærpede retningslinjer forventes implementeret i foråret 2020, og det kvartalsvise opfølgningskoncept forventes implementeret senest med den første årlige opfølgning i Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med behandlingen af forvaltningens majbidrag til budget 2020.

De fulde revisionsbemærkninger og handleplaner fremgår af bilag 2.

Økonomi

Videre proces

Økonomiudvalget vil blive forelagt status på alle forvaltningernes handleplaner på mødet den 10. december 2019.

Næste forelæggelse af status på handleplanerne vil ske i marts 2020.

Søren Wille

                                            / Jens Magleby Sørensen